Les annexes comptables
Contexte :
L'exercice comptable de la copropriété s'effectuant sur une année civile ou décalée (exercice du 1er juillet au 30 juin par exemple), le syndic sera amené à effectuer une clôture comptable au terme de l'exercice.
À ce titre, le Syndicat des Copropriétaires sera amené à statuer sur les comptes de la copropriété et il aura à sa disposition des annexes, obligatoirement transmises à la convocation, afin de lui présenter la situation financière de la copropriété ; ces annexes permettent d'avoir un état des dettes, des créances, de l'historique des dépenses de l'année, des situations financières des travaux.
Présentation du cas pratique
Dans le cadre de ce cours sur les annexes comptables, vous prenez connaissance de la résidence LE DOMAINE composé de 50 lots principaux.
Cette résidence dispose d'un arrêté comptable au 31 décembre de chaque année.
Le décret 2005-240 du 14 mars 2005
Texte légal :
Le décret 2005-240 du 14 mars 2005 précise les obligations du syndic quant à la formulation des documents de synthèse qui doivent être transmis à la convocation d'assemblée générale auprès des copropriétaires. Ces documents de synthèse sont transmis sous la forme de documents appelés : annexes comptables.
Les annexes obligatoires sont au nombre de 5 documents suivant l'article 8 du décret 2005-240 du 14 mars 2005 :
« Les comptes arrêtés à la clôture de l'exercice font l'objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l'état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l'état des travaux de l'article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votées non encore clôturées à la fin de l'exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n° 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret (annexes non reproduites).
L'état financier présente l'état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie mentionnée à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus.
Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l'exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles.
L'état des travaux de l'article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturées à la fin de l'exercice fait apparaître en fin d'exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.
Les comptes de l'exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l'exercice précédent.
Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.
Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu'à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. »
Les annexes obligatoires
Fondamental :
Sont transmises à la convocation les annexes obligatoires numérotées de 1 à 5, à savoir :
Annexe 1 : état financier après répartition à la clôture de l'exercice. Cette annexe est un bilan présentant actif et passif. L'actif représente les créances au débit du compte du syndicat des copropriétaires, tandis que le passif indique les dettes au crédit du compte du syndicat.
Annexe 2 : compte de gestion général de l'exercice clos réalisé et budget prévisionnel. Cette annexe présente les dépenses et les charges du syndicat des copropriétaires rassemblées suivant les rubriques de charges (sans distinction des clés de répartition). Elle permet ainsi d'identifier la corrélation des dépenses suivant le budget initialement prévu et ainsi d'identifier les excédents ou déficits des postes de charges. Elle présente ces dépenses sur une comparaison entre plusieurs exercices.
Annexe 3 : le compte de gestion pour opérations courantes de l'exercice. Cette annexe en similitude avec l'annexe 2 permet d'identifier les dépenses de la copropriété suivant le budget prévu. Néanmoins, les charges sont présentées suivant les clés de répartitions permettant ainsi une analyse affinée de chaque rubrique de charge sur chaque clé de répartition. Par ailleurs, tout comme l'annexe 2, cette annexe présente ces valeurs sur plusieurs exercices permettant une comparaison entre plusieurs exercices. Document d'analyse des dépenses détaillées par compte et de comparaison des budgets sur plusieurs exercices.
Annexe 4 : compte de gestion pour travaux de l'article 4-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l'exercice clos. Cette annexe présente les charges exceptionnelles de la copropriété faisant l'objet d'un vote, à savoir les travaux et opérations exceptionnelles principalement. L'annexe 4 présente exclusivement le bilan des dépenses exceptionnelles qui ont été clôturées sur l'exercice soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Les opérations exceptionnelles non clôturées étant retranscrites dans l'annexe 5.
Annexe 5 : état des travaux de l'article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice. Cette annexe présente la situation des travaux et opérations exceptionnelles non clôturées et donc potentiellement toujours en cours ou du moins non clôturées sur l'exercice amené à être approuvé par l'assemblée générale.
Les annexes complémentaires
En complément des annexes 1 à 5, sont dorénavant présentes les annexes 6 à 8. Celles-ci ne sont pas obligatoires, mais apportent un complément d'analyse et d'informations majeures pour la compréhension des copropriétaires.
Annexe 6 : liste des copropriétaires débiteurs/créditeurs à la fin de l'exercice. C'est la présentation de la situation comptable des copropriétaires à la date de l'arrêté comptable. Ressortent les copropriétaires soit en solde négatif, soit en solde positif.
Annexe 7 : état des soldes des copropriétaires le jour d'impression du document. Cette annexe reprend les éléments de l'annexe 6 en complétant la situation comptable avec le solde de régularisation des charges en attente d'imputation. Et en dernière colonne, le cumul des deux opérations.
Annexe 8 : fonds Travaux Loi ALUR Quote-Part par Lots. Il s'agit de la situation des copropriétaires eu égard le fonds travaux de la loi ALUR et des appels effectués par le syndic sur les derniers trimestres à hauteur du seuil minimal des 5 %.