Conseil syndical et ses missions
Contexte :
Le conseil syndical est un organe de la copropriété dont les modalités de fonctionnement et d’utilité sont régies par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
« Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.
En outre, il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. À la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats autres que celui de syndic à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire.
En vue de l’information de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel et sans que cette formalité ne soit prescrite à peine d’irrégularité de la décision de désignation du syndic, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic, établis conformément au contrat type mentionné à l’article 18-1-A et accompagnés de la fiche d’information mentionnée au même article. Le conseil syndical peut être dispensé de mise en concurrence par décision votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires. À cette fin, il fait inscrire la demande à l’ordre du jour de l’assemblée générale précédente.
Dans tous les cas, un copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale, appelée à se prononcer sur la désignation du syndic, l’examen de projets de contrat de syndic qu’il communique à cet effet.
Le conseil syndical peut se prononcer, par un avis écrit, sur tout projet de contrat de syndic. Si un tel avis est émis, il est joint à la convocation de l’assemblée générale, concomitamment avec les projets de contrat concernés.
Lorsque la copropriété n’a pas institué de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas obligatoire.
Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. À défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.
Il reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.
Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale parmi les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l’article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu’une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s’y faire représenter, soit par son représentant légal ou statutaire, soit par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.
Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats gérés par des syndics non professionnels.
Le conseil syndical élit son président parmi ses membres.
Lorsque l’assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d’obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d’un mois, à tous les copropriétaires.
L’assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l’article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
À défaut de désignation par l’assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l’alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l’acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l’impossibilité d’instituer un conseil syndical. »
Mise en situation professionnelle
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Missions du conseil syndical
Le conseil syndical se doit d’assurer une mission d’assistance auprès du syndic. Il apportera un rôle consultatif auprès du syndic qui sera amené à le solliciter pour la prise de décision.
Il sera amené à émettre un avis au syndic ou à l’assemblée générale pour toutes questions relatives au syndicat des copropriétaires, soit sur sollicitation soit de son propre chef.
La consultation du conseil syndical pourra être occasionnelle, mais également obligatoire dans certains cas.
Dans l’hypothèse d’une sollicitation dans le cadre de la gestion courante, on sera sur une périodicité occasionnelle.
Exemple :
Le syndic reçoit deux devis pour des menus travaux d’élagage dont le coût rentre dans le seuil décisionnel du conseil syndical. Le conseil syndical choisira le devis du prestataire.
A contrario, dans le cadre des marchés et contrats, l’avis du conseil syndical doit être joint à la convocation afin d’assurer la meilleure information possible pour les copropriétaires.
De même, dans l’éventualité de travaux urgents et provoquant un risque de péril pour la copropriété, l’avis du conseil syndical sera sollicité, suivant l’article 37 du décret du 17 mars 1967.
Lorsqu’en cas d’urgence le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l’exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il en informe les copropriétaires et convoque immédiatement une assemblée générale.
Par dérogation aux dispositions de l’article 37 ci-dessus, il peut, dans ce cas, en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement, demander, sans délibération préalable de l’assemblée générale, mais après avoir pris l’avis du conseil syndical, s’il en existe un, le versement d’une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux.
Toujours dans cette logique d’accompagnement du syndic, le conseil syndical intervient dans la préparation de l’assemblée générale. L’ordre du jour de l’assemblée générale sera établi par le syndic en collaboration avec le conseil syndical (néanmoins, aucune sanction n’est prévue en l’absence de concertation).
Exemple :
Le conseil syndical assistera le syndic pour les propositions de budgets.
De même bien que l’émetteur de la convocation soit celui-ci qui décide de l’heure de l’assemblée générale, il est courant que le conseil syndical émette un avis pour la date et l’heure de la réunion.
Dans le cadre de l’assemblée générale, le conseil syndical devra émettre son avis sur les résolutions et rendre compte de l’exécution de sa mission.
Enfin, dans le cadre de l’assemblée générale, le conseil syndical peut recevoir une délégation de mandat, l’AG délègue la prise de décision au conseil sur une résolution relevant de l’article 24. Celle-ci est clairement précisée et définie suivant la résolution adoptée.
Exemple :
Résolution 10 : travaux de remplacement de la porte d’entrée.
Devis A ; Devis B et Devis C.
Résolution 11 : délégation au conseil syndical pour le choix définitif de l’entreprise.
En second lieu, le conseil syndical dispose d’une mission de contrôle.
Par cette mission de contrôle, le conseil syndical vérifiera l’exécution des missions, autant celles au titre de la gestion courante que celles qui seront effectuées par le syndic au titre de l’assemblée générale.
Il effectue également la vérification de la comptabilité du syndicat des copropriétaires administrée par le syndic. Ce suivi peut se faire régulièrement (ex. : suivi du paiement des factures), mais également en fin d’exercice comptable (ex. : contrôle annuel des comptes).
À cet effet, le conseil syndical est en droit d’accéder à tous documents relatifs à la gestion du syndicat et à l’administration de la copropriété, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Texte légal :
« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. À défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.
Il reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »
Renforcement des pouvoirs
L’ordonnance du 30 octobre 2019 a renforcé les pouvoirs du conseil syndical.
Conformément à l’article 21 - 1 de la loi du 10 juillet 1965, le syndicat des copropriétaires peut déléguer au conseil syndical, à la majorité absolue de l’article 25, le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions relevant de la majorité simple de l’article 24. Il sera néanmoins impératif que le conseil syndical soit composé d’un minimum de trois membres.
Cette disposition renforce les pouvoirs du conseil syndical, mais ne pourra remplacer l’assemblée générale sur l’intégralité des résolutions soumises à la majorité simple de l’article 24. Ainsi, cette délégation exclut :
L’approbation des comptes,
L’ajustement du budget prévisionnel n+1,
L’approbation du budget prévisionnel n+2,
La mise à jour du règlement de copropriété.
Le montant alloué pour cette délégation est fixé par l’assemblée générale, et ce suivant l’article 21 - 2 de la loi du 10 juillet 1965.
Suivant l’article 21 - 3, cette délégation est accordée au conseil syndical pour une durée de deux ans et devra être renouvelée par l’assemblée générale.
Au titre de cette mission, selon l’article 21 - 4 du 10 juillet 1965, il conviendra de souscrire une assurance de responsabilité civile pour les membres du conseil syndical.
Fonctionnement du conseil syndical
Les modalités de fonctionnement du conseil syndical sont majoritairement libres, indépendamment des particularités imposées par la loi du 10 juillet 1965.
Ainsi, il n’existe aucune obligation sur les modalités de réunion, l’exécution des missions, la réalisation des rapports.
Néanmoins, la délégation de pouvoir (art. 21 - 3) au profit du conseil syndical impose des conditions. À ce titre, les décisions du conseil syndical sur la délégation sont prises à la majorité des membres du conseil syndical. Dans le cas où le partage des voix serait équilibré, la voix de la présidence du conseil syndical serait prioritaire.
Enfin, dans cette délégation, il incombe également au conseil syndical de rendre compte de sa délégation à l’assemblée générale amenée à approuver les comptes (assemblée générale ordinaire), et il établit un rapport en prévision de l’information des copropriétaires.
Ainsi :
Les décisions du conseil syndical sont prises à la majorité de ses membres.
La voix de la présidence du conseil syndical est prépondérante en cas de partage équilibré des voix.
Les décisions prises par le conseil syndical sont consignées dans un procès-verbal signé par deux membres du conseil.
Le procès-verbal précise le nom des membres du conseil syndical ayant participé au vote ainsi que leur vote.
Le procès-verbal établi par le conseil syndical est transmis au syndic et conservé dans le registre des procès-verbaux.
Le montant de la délégation est précisé dans le budget prévisionnel de l’immeuble.
Dans l’hypothèse d’une délégation pour travaux, le montant sera défini par l’assemblée générale.