La coordination des activités des membres de l'entité

Une organisation du travail efficace permet de mieux gérer les tâches, les conditions de travail et les rapports entre les postes, tout en structurant la stratégie d'organisation et en analysant les caractéristiques des acteurs du projet.

La division des tâches et des responsabilités est nécessaire quand des collaborateurs travaillent ensemble sur un même projet, elle relève de la délégation. Pour gagner du temps, aucune tâche ne doit être négligée. La délégation suppose la responsabilisation des différents collaborateurs. En effet, la répartition des tâches évite l'assignation, qui, par son caractère impérieux, suscite moins de motivation et d'efficacité. Une tâche assignée limite la marge d'initiative, car elle contraint à exécuter des directives sans avoir son mot à dire et sans aucun vrai contrôle sur l'organisation de son travail.

La délégation, elle, permet la prise d'initiative, l'autonomie, l'investissement et accroît la motivation. Le collaborateur choisit sa méthode de travail pour atteindre les objectifs demandés, il accepte également les responsabilités confiées et les résultats positifs ou négatifs. La productivité est augmentée et un climat de gestion positive des projets s'instaure. La réussite d'un projet passe par une définition intelligible et précise des rôles et des responsabilités.

Les pratiques d'organisation du travail ont beaucoup d'effets positifs. Elles favorisent « l'empowerment », diminuent l'absentéisme et l'intention de quitter son poste tout en augmentant la motivation. Elles accroissent la mobilisation des employés et augmentent la productivité générale. De plus, elles favorisent la performance et fédèrent les collaborateurs entre eux.

Chaque collaborateur doit connaître son rôle, celui des autres et sa position par rapport à eux. Il doit aussi savoir ce qu'on attend de lui. Pour répartir les tâches, les points clés à respecter sont : la communication et l'inscription des actions à effectuer, afin d'identifier les personnes susceptibles de les réaliser et d'avoir une vision des attributions de chaque poste ainsi que des activités qui y sont liées.

La démarche se fait sur une période définie en déterminant le temps nécessaire à l'exécution de chaque activité. On fait une analyse de l'organisation du travail telle qu'elle existe en faisant ressortir les dysfonctionnements puis on réorganise le travail. La répartition des tâches est à faire fréquemment, car elle permet de s'adapter aux évolutions du projet et de la structure, mais aussi de rendre les compétences des salariés optimales. Il faut aussi prendre en compte les responsabilités de chacun, qu'elles soient individuelles ou collectives. Responsabiliser incite à la prise d'initiatives, à l'implication, à l'autonomie et à la performance. Hormis l'aspect efficacité, cela apporte de nombreux avantages qualitatifs et économiques.

Dans la répartition des tâches, il faut prendre en compte les compétences réelles, la qualification, le temps de travail, les aspirations professionnelles et personnelles, la culture et les habitudes de l'entité. Ils sont importants pour remporter l'adhésion de la majorité. Il faut solliciter les collaborateurs en les questionnant sur les tâches, les compétences et les aspirations. La première étape est une interrogation, on se demande que déléguer en définissant le contenu des projets. À qui déléguer ? Pourquoi ? Comment ? Avec quoi et quand ? Le projet doit être présenté positivement. Tous les aspects de la tâche sont analysés afin de définir les personnes qualifiées, les ressources et le temps nécessaire. Pour chaque tâche, le profil le plus pertinent est choisi.

Lorsqu'un projet débute, les résultats souhaités sont présentés aux futurs collaborateurs en décrivant le contexte et les attentes. On s'assure de la compréhension de tous. Une fois les paramètres définis, on établit une communication efficace. Les détails du projet et les responsabilités sont formalisés. Les rendez-vous de suivi et d'échéances sont arrêtés. Celui qui délègue engage sa responsabilité une fois le mandat confié, il doit faire le suivi des tâches durant la durée du mandat afin de soutenir le délégataire et de pallier les difficultés rencontrées.

Cette étape du projet est souvent négligée. Or, le retour sur une tâche est un gage de réussite de la délégation. Le délégateur doit tenir compte de la participation du délégataire à la réussite du projet. Il fait état du bon travail du délégataire à toute l'équipe, c'est l'assurance de l'adhésion de ce dernier pour tout recommencement. Dans ce processus, l'autonomie et l'indépendance des collaborateurs sont favorisées. Ainsi, le collaborateur sera motivé et développera sa curiosité, sa créativité et ses compétences. La définition des postes et des relations se fait à l'aide d'outils comme l'organigramme de structure, la fiche de description du poste, celle de fonction et l'analyse des tâches ou encore le Tableau de Répartition des Tâches (TRT) et la liste de contrôle.

La planification du Tableau de Répartition des Tâches (TRT) et la liste de contrôle sont deux outils utilisés pour la division des tâches et des responsabilités. Le TRT est issu d'une analyse de l'organisation du travail. Il fait la synthèse d'un projet sur lequel plusieurs collaborateurs travaillent ou de l'organisation du travail dans la structure.

On répartit les tâches entre les salariés. Chaque salarié à un volume horaire contractuel.

On représente la répartition horaire et les acteurs du projet (en colonne) dans un tableau de synthèse. En ligne, les tâches sont regroupées par catégorie. Dans la dernière colonne, on fait le total des heures dédiées à chaque tâche (somme pour le total de chaque tâche, en ligne). On calcule le total des heures par catégorie de tâches. On écrit tous les éléments de synthèse des résultats trouvés en réalisant les formules de calcul de synthèse (partie inférieure du tableau). Puis on fait le total des heures de service en mettant le pourcentage que chacun représente (en ligne). On calcule la somme pour le total des heures de chaque salarié par activité (en colonne). Le pourcentage du total de chaque activité par rapport au total brut calculé au préalable est inscrit. La charge brute est calculée (somme des activités pour chaque salarié). On calcule l'aléa (charge brute multipliée par coefficient d'aléa), pour laisser une marge aux imprévus. Suite à ces calculs, les taux d'engagement se mettent en forme, ils doivent toujours être au-dessus de 95 %.