La coordination des activités des membres de l'entité

Il y a une corrélation entre la notion de temps et le concept de gestion du temps. Apprendre la maîtrise du temps est essentiel, car l'analyse et la répartition des tâches restent inopérantes si le temps n'est pas organisé. Il faut organiser le travail selon les contraintes de temps internes ou externes.

Dans les entreprises, la majorité des pertes sont dues à un manque de gestion du temps. Gérer son temps est à la fois un avantage concurrentiel pour se démarquer et un optimisateur de performance. Le découpage temporel doit prendre en compte le caractère prioritaire de chaque tâche. L'organisation du temps renvoie aux concepts de priorité, d'importance et d'urgence.

Gérer le temps, c'est mettre en place des techniques pour s'organiser, planifier, améliorer son efficacité et gagner du temps. La gestion du temps intervient quand la tâche à réaliser est expliquée. On se fixe des délais et l'on s'efforce de les respecter. Il faut estimer le temps de réalisation de chaque tâche, ce qui évite le prolongement de l'exécution. On commence par exécuter les tâches les plus importantes. Pour rester concentré et efficace, il faut instaurer des pauses. Elles permettent aux collaborateurs de respecter leur seuil de productivité personnel. On garde du temps pour les imprévus.

La concentration fait partie d'une bonne gestion temporelle. Se concentrer sur une tâche en limitant les interruptions permet d'avancer. La planification joue un rôle important, car c'est une économie de temps. D'autres notions sont indissociables à la gestion du temps :

• La notion de priorité : considérer quelque chose comme plus important que le reste et le faire passer avant, c'est de l'ordonnancement.

• L'importance : le degré de valeur ou d'intérêt que l'on attribue à quelque chose, c'est la notion de valeur ajoutée.

• L'urgence : la nécessité d'agir vite afin de régler une situation potentiellement préjudiciable si aucune solution n'est trouvée. L'urgence concerne la notion de temps.

Il faut prendre en compte 3 composantes dans la maîtrise du temps : l'organisation, la mesure du temps et des enjeux de l'action. Gérer le temps, c'est réaliser une tâche pour atteindre un but à un moment précis. Améliorer la gestion du temps permet de ne pas tomber dans la procrastination ou l'inefficacité. Une bonne tenue des agendas personnels et partagés contribue à un gain d'efficacité et de performance. Grâce à ces outils, on peut planifier les activités, gérer les conflits de planification et anticiper les événements imprévus.

Plusieurs outils aident à gérer le temps, ils ont des objectifs précis, il faut les utiliser selon les résultats recherchés. Les premiers outils sont la communication, la conscience collective et individuelle, puis les listes de choses à faire (feuille d'action journalière, agendas, etc.). Pour gérer le temps efficacement, la méthode NERAC est intéressante : elle définit les priorités et optimise le temps afin d'accomplir une tâche. Elle comporte 5 étapes à passer dans un cercle d'efficacité précis.

L'acronyme NERAC signifie : N-noter, E-estimer, R-Réserver, A-Arbitrer, C-contrôler.

Organiser son travail c'est gagner du temps et de l'efficacité. D'autant que les tâches et les imprévus sont difficiles à gérer. Il faut prendre du recul pour définir ses priorités et faire des choix.

Une définition efficace des priorités permet de :

• Ne plus perdre de temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées.

• Réduire le taux de stress et être plus serein.

• Finir avec la procrastination.

• Gagner en efficacité en structurant l'organisation du travail.

• Favoriser la coopération entre les collaborateurs.

• Appréhender les imprévus et les changements en conservant une marge de manœuvre.

Définir ses priorités agit sur l'intelligence émotionnelle, car on se détache des croyances limitantes, des sentiments d'inaptitude ou d'incapacité qui jouent sur la perception de la réalité et le degré d'importance des choses.

La matrice Eisenhower sert précisément à cela. On répartit les tâches sur 4 quadrants.

• Quadrant 1, on inscrit les tâches importantes et urgentes,

• Quadrant 2, les tâches importantes, mais non urgentes.

• Quadrant 3 concerne les tâches non importantes, mais urgentes,

• Quadrant 4, on inscrit les tâches non importantes et non urgentes. Cette matrice priorise les actions et fait gagner du temps.

Le quadrant 1 est traité prioritairement. On voit si les tâches sont véritablement utiles et si l'on peut les abandonner. Les agendas personnels et individuels ainsi que la liste de contrôle viennent compléter le panel d'outils essentiels. La check-list donne une vision des tâches à exécuter et fait le point sur leur réalisation dans l'ordre d'exécution choisi. Les oublis et les retards sont évités.

Se concentrer toute la journée sans faire de pause est contre-productif. La méthode Pomodoro inventée par Francesco Cirillo apporte un gain d'efficacité, de temps et de productivité. Elle consiste à se concentrer à 100 % sur une tâche pendant 25 minutes. Durant cette session, on exécute le travail sans dispersion. Chaque session est séparée par une pause de 5 min, après quatre sessions consécutives, on fait une pause de 20 minutes. La méthode est adaptable et il faut prendre en compte les capacités individuelles pour l'appliquer correctement.

Des outils comme la loi de Pareto ou celle de Parkinson aident aussi à estimer le temps. La vraie difficulté de ces méthodes est la discipline et une bonne planification du travail au préalable. Le contrôle est important, car pour optimiser son temps, il faut valider les tâches réalisées, faire le contrôle des objectifs atteints ou non et des délais fixés. Les tâches restantes sont réévaluées afin de faire des ajustements de temps et de répartition. On voit les dysfonctionnements et on les répare.

On peut également profiter des nombreux outils en ligne et applications pour faire des to-do lists. Cette méthode consiste à lister l'ensemble des tâches à réaliser. Celles-ci sont associées à une date d'échéance et triées par ordre de priorité. Les to-do lists permettent d'optimiser son temps.

Les imprévus font partie d'un projet, il faut apprendre à les maîtriser. Cela passe par deux étapes importantes : l'analyse des vulnérabilités du projet et les solutions possibles. L'objectif est de gagner en temps, en sérénité et de prévenir les risques. Pour ne pas être dépassé par les événements, il faut réserver du temps supplémentaire dès le début. Soit 40 % du temps initialement prévu à une tâche. Les complications sont évitées et l'on garde du temps pour les analyser et les traiter sereinement.

Lorsque le projet débute, on fait la liste des imprévus possibles. On les écrit en les classant par ordre d'importance et en pensant leur impact global. On inscrit les stratégies adoptées par chacun. Plusieurs solutions sont envisagées. Si le risque se présente, il sera mieux accepté et mieux géré. Pour les imprévus les plus graves, il faut concevoir un plan d'urgence. Il est important de limiter les risques au fur et à mesure de l'avancement du projet, car il évolue, les imprévus également. Une évaluation fréquente est primordiale.