Essentiel
La rentabilité et l'efficacité sont les vraies contraintes d'une entité. La division des tâches et des responsabilités ainsi que la gestion du temps sont donc primordiales, leur impact est très important. Ces deux processus permettent chacun de gagner en efficacité et d'être plus productif. Pour les atteindre, il faut gérer tous les déterminants qui les entourent. La charge de travail est à répartir entre les collaborateurs. Il faut toujours prendre en compte les compétences de chacun pour obtenir l'adhésion de tous au projet. Cela permet également d'évaluer les potentialités afin d'atteindre les objectifs fixés. Une bonne organisation du travail clarifie le rôle de chacun et oriente les acteurs du projet vers leurs activités respectives.
Définir précisément les tâches, les planifier rigoureusement, mettre en place une gestion temporelle efficiente et faire le suivi de tout le déroulement durant la durée du projet permet d'optimiser le travail de manière générale. Pour la division des tâches et des responsabilités, utiliser des outils de coordination facilite l'organisation du travail ainsi que la communication au sein de l'équipe. La communication est un élément essentiel dans tous projets. C'est pour cette raison qu'elle doit être bien pensée au préalable. D'autant, que la discussion permettra de connaître les préférences et les compétences des collaborateurs afin de les utiliser de façon optimale. Une tâche est une suite d'opérations qu'on exécute afin d'atteindre un objectif de travail précis. Chaque tâche est réalisée pendant un temps donné. Les activités regroupent plusieurs tâches, il faut donc définir toutes les missions à réaliser pour s'assurer du bon déroulement du projet. On commence bien sûr par bien identifier les contraintes liées au projet et aux activités, mais aussi aux salariés.
De plus, pour la gestion horaire, le nombre d'heures à consacrer à chaque activité est à chiffrer. En ce qui concerne l'exécution du travail, des outils comme la matrice d'Eisenhower permettent de définir les tâches prioritaires ou non afin de gagner en efficacité. Les imprévus doivent toujours être considérés. Cela permet d'avancer positivement et sereinement dans l'exécution des tâches. Les actions de prévention sont à faire fréquemment durant toute la durée du projet. L'ensemble de ce processus doit représenter quelque chose aux yeux de ceux qui y participent.
Il est fondamental que chaque collaborateur soit conscient de l'importance de ce qu'il fait et qu'il connaisse la raison pour laquelle il le fait. Cela garantit un travail de qualité et détermine celui auquel on va accorder de l'importance. C'est seulement à cette condition que les outils d'organisation des tâches et du temps s'avèrent efficaces. Si les collaborateurs n'ont pas le sens de la prévision, de l'évaluation, de l'investissement et surtout la motivation, les outils restent inopérants et le projet a peu de chance d'aboutir dans les délais souhaités.