Digitalisation de l’entreprise
Contexte :
Pour une entreprise, la question de se lancer ou pas dans le digital ne se pose plus. La bonne question est de savoir comment se lancer dans le digital sans prendre de risques ? Le digital touche aujourd’hui tous les secteurs d’activité. Certaines entreprises s’adaptent moins rapidement que d’autres. À chacune son astuce et ses techniques !
Plusieurs structures se sont lancées tête baissée dans le monde du digital. Elles n’ont malheureusement pas mesuré l’impact de leurs actions sur le long terme. D’autres ont choisi de confier leur digitalisation à des experts externes, omettant ainsi le fait qu’il est vital pour une entreprise de créer des compétences en interne. La digitalisation d’une entreprise est un projet qui doit être préparé afin d’éviter tout désagrément. Il existe de nombreux risques liés au digital, des risques qui peuvent influencer plus ou moins l’avenir de l’entreprise. Quels sont les risques de l’entreprise à l’ère du digital ?
Définition : Le digital
Le digital est l’ensemble des pratiques et des stratégies implémentées au travers du numérique.
Le mot « digital » est prononcé sans discernement sur la toile, quelquefois en anglais, parfois en français. Comment définit-on réellement le digital ? Quelle différence y a-t-il entre le digital et le numérique ?
Le mot « digital » en langue française se rapporte aux doigts et vient du latin digitalis. En anglais, « digital » se rapporte aux nombres (à l’informatique) et provient de digit, qui se traduit par « chiffre » ou « numérique » en français, mettant en avant le fait qu’à l’époque, on comptait sur les doigts. Il ne faut donc pas comparer le mot digital en français à digital en anglais, car ces 2 langues diffèrent. Il n’est donc pas convenable d’utiliser le mot « digital » pour parler des appareils connectés, ou d’Internet.
Selon la commission d’enrichissement de la langue française, le mot « digital » signifie « relatif aux doigts » et ne doit pas être utilisé dans le sens de « numérique ». Il faut donc utiliser le terme « numérique » pour parler de tout élément lié au domaine informatique, virtuel, et aux nouvelles technologies en général. Le digital est quant à lui lié à l’usage des équipements numériques.
Exemple :
On dit en français « appareil numérique » et non « appareil digital ». On dit « industrie numérique » et non « industrie digitale ». On parle de « pratiques digitales » ou de « stratégies digitales ».
Les outils de digitalisation d’une entreprise
De nos jours, les appareils numériques ne s’utilisent plus comme de simples éléments de traitement de l’information. Grâce au numérique, il est possible pour une entreprise d’implémenter plusieurs actions pour accroître sa notoriété, pour optimiser ses stratégies marketing, pour améliorer sa gestion, ou pour toute autre raison. Digitaliser une entreprise, c’est lui donner, lui inculquer un nouveau mode de vie, une nouvelle culture.
Quels sont les avantages réels de la digitalisation d’une entreprise ? Une structure digitalisée gagne en temps, améliore son rendement, évite la dispersion de l’information, améliore la communication interne et externe.
Tous les départements sont affectés au cours du processus de digitalisation. Il existe des outils qui viennent accompagner l’entreprise tout au long de ce processus, citons en quelques-uns.
Les suites collaboratives
Les e-mails ont longtemps été les premiers outils collaboratifs de la communication inter-entreprises. Ils sont de moins en moins sollicités, faisant ainsi place aux nouveaux systèmes collaboratifs, ou suites collaboratives.
Qu’est-ce qu’une suite collaborative ? C’est un ensemble d’outils numériques (applications, logiciels) dont le but principal est de faciliter la gestion des projets au sein de l’entreprise. L’impact des outils collaboratifs est réel. La gestion de l’entreprise s’est considérablement améliorée. Aujourd’hui, il est possible d’aller au-delà du simple envoi d’un message électronique. Les entreprises ont désormais recours aux conférences vidéo, au dialogue instantané, au partage des activités, etc. C’est d’ailleurs l’avènement de ces suites collaboratives qui a boosté le télétravail. Elles sont divisées en 3 groupes principaux :
Les suites collaboratives pour la communication
Les suites pour le partage et le stockage des documents
Les suites pour le suivi des projets
Exemple :
Ci-dessous, selon les différentes catégories, quelques outils collaboratifs :
Communication : Telegram, Zoom, Google Meet, Skype.
Stockage et partage des documents : Google Drive, Dropbox, Evernote, AnyDesk, Box.
Suivi des projets : Trello, Asana, Todoist, Jira, Monday, Atlassian.
La plateforme intranet
L’intranet fonctionne comme Internet, à la différence que son utilisation est limitée à un nombre restreint de participants. Créer une plateforme intranet en entreprise, c’est offrir un espace virtuel pour la collaboration totale des employés. Chacun, selon son poste, peut accéder totalement ou partiellement aux différentes fonctionnalités de la plateforme. Ils peuvent ainsi :
Partager et stocker des documents
Partager des annonces, des actualités propres à l’entreprise
Gérer des projets : planification, suivi des projets, gestion du temps nécessaire, relance
Chat : possibilité d’avoir des échanges privés
Exemple :
Il est possible pour une entreprise de développer elle-même sa plateforme intranet. Il existe aussi des logiciels numériques préconçus à cet effet, comme Lumapps, Bitrix24 et Lively.
Les CRM et GRC
Les CRM (Customer Relationship Management), ou en français GRC (Gestion de la Relation Client), sont désormais indispensables aux entreprises qui se veulent plus proches de leurs clients. Grâce à cet outil collaboratif, l’entreprise collecte des informations, analyse des données, et développe des stratégies digitales efficaces et ciblées pour offrir une meilleure expérience à ses clients.
Exemple :
Il existe des CRM payants et des CRM gratuits. Pour une efficacité sans faille, il est conseillé d’éviter l’utilisation des logiciels gratuits pour la gestion d’une structure.
CRM gratuits : HubSpot CRM, Sendinblue CRM, Zoho CRM, etc.
CRM payants : Monday CRM, Pipedrive, Microsoft Dynamics CRM, Freshsales CRM, etc.
Le SGC
Le SGC (Système de Gestion de Contenu), ou CMS (Content Management System) en anglais, est un ensemble d’outils numériques utilisé pour la conception, la gestion et la mise à jour des sites internet, blogs et applications mobiles. Il n’est pas nécessaire pour l’utilisation du CMS de maîtriser le langage de création des sites, ou d’avoir un quelconque savoir-faire technique. C’est d’ailleurs la principale raison pour laquelle son utilisation est prisée. Le CMS présente d’autres avantages :
L’entreprise optimise facilement la gestion SEO de ses contenus,
Elle est à même de booster la visibilité d’un produit ou d’un service sur Internet,
Elle peut développer un site internet évolutif.
Attention :
Bien sûr, pour qu’une entreprise profite des avantages du CMS, elle doit dans un premier temps savoir faire un choix, et ensuite savoir bien l’utiliser. Elle doit tenir compte de son secteur d’activité afin de déterminer le CMS qui lui convient. Lors du choix du CMS, la structure doit toujours se projeter sur le long terme.
Exemple :
Une entreprise de e-commerce choisira PrestaShop ou Shopify comme CMS.
Une microentreprise peut se tourner vers WordPress ou CMS Hub.
Les logiciels de gestion interne de l’entreprise
Dans le domaine du recrutement du personnel : comme mentionné plus haut, tous les secteurs de l’entreprise sont concernés par la digitalisation, même le secteur des ressources humaines. Il existe de nombreux outils numériques pour aider l’entreprise à ce niveau. C’est le cas des logiciels d’intelligence artificielle ; ils viennent aujourd’hui révolutionner la manière de recruter. À partir de plusieurs données, les profils parfaits pour un poste sont déterminés. Le nombre d’entretiens d’embauche se trouve considérablement réduit. TalentSoft et SmartRecruiters sont très sollicités.
Dans le domaine de la comptabilité : tenir la comptabilité d’une structure exige du temps. Heureusement, il existe des outils numériques qui sont utilisés lors du processus de digitalisation de ce département. Quelle que soit la taille de la structure, il est possible de facturer, d’effectuer l’import-export des données, de gérer les comptes bancaires, tout ceci à partir d’une application comptable. Il est possible de concevoir sur-mesure un logiciel comptable spécifique aux besoins de l’entreprise.
Exemple :
QuickBooks
Itool
EBP
Quadratus
Sage
Tiny ERP
Dans le domaine de la paie : digitaliser la paie dans une entreprise est tout aussi important. Il est nécessaire d’avoir un logiciel qui intègre tous les éléments pris en compte dans le calcul du salaire (absences, missions, heures de travail, etc.). En interne ou à distance, il est possible d’accéder à ces informations. Le suivi et le contrôle des activités sont ainsi facilités.
Exemple :
PayFit
Workday
Figgo
Sage Business Cloud Paie
Dans le domaine du marketing, il existe des logiciels qui permettent aux entreprises d’accroître leur notoriété, de développer leur portefeuille client, et d’atteindre d’autres objectifs de croissance.
Exemple :
Hotjar : logiciel qui permet de consulter l’activité des visiteurs sur le site internet.
Canva : plateforme électronique utile à la création de bannières ou logos pour la communication de l’entreprise.
Le site internet : c’est la partie visible de l’entreprise. Il affecte directement la vision qu’on a des produits et services de l’entreprise. La création de site internet ne nécessite plus de grosses connaissances techniques. Avant de se lancer dans cette entreprise, la structure doit au préalable définir ses objectifs. Par exemple, un site e-commerce convient à une entreprise commerciale, un site vitrine est idéal pour une petite entreprise.
Les applications mobiles : les internautes se connectent de plus en plus via les appareils mobiles (smartphones, tablettes, etc.). Il est donc vital pour l’entreprise de recourir, pour leur stratégie digitale, aux applications mobiles. Se rapprocher des clients, faciliter la collaboration entre les employés, sont autant d’objectifs qu’une application mobile peut atteindre.
Avantages de la digitalisation
L’ère du digital présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Aucune contrainte géographique : grâce à la digitalisation, il n’est plus nécessaire de travailler à partir d’un lieu précis. Le chef d’entreprise peut entrer en contact avec ses collaborateurs à partir de n’importe quel point du globe. Que ce soit par appel, chat, vidéoconférence, message, tout est bien structuré pour accompagner les entreprises.
Gain de temps : le digital permet de traiter, de diffuser et de recueillir rapidement les informations. En quelques clics, une information est diffusée à des milliers d’internautes. L’automatisation de certaines actions vient réduire efficacement le temps passé sur un projet. Il n’est plus nécessaire pour les employés de passer des heures à la conception de certains documents internes à l’entreprise. C’est le cas de la réalisation des devis ou du calcul des salaires, par exemple. Des logiciels numériques sont conçus pour fluidifier le travail.
Facilite le travail en équipe : la collaboration en entreprise est désormais plus flexible. Au cours d’une intervention, il est possible d’augmenter ou de réduire des tâches, tout en veillant à ce que les collaborateurs en soient instantanément informés.
Exemple :
Dans le cadre de l’exécution des travaux dans un chantier, un directeur fait appel à son collaborateur pour qu’il intervienne en lui remettant un bordereau d’intervention la veille. Le client recontacte la structure pour apporter quelques modifications à sa demande. Une tâche est ajoutée à l’intervention. Cela rend caduc le bordereau remis précédemment au collaborateur. Avec le développement du numérique, de tels cas n’existent plus car il suffit, grâce à un logiciel de gestion des projets, de modifier directement le bordereau d’intervention en ligne, sachant que le collaborateur y a accès en temps réel.
Les actions ciblées : le digital vient permettre aux entreprises de ne plus agir aveuglément et à tâtons. Chaque action projetée est planifiée et mûrement pensée. En plus, l’entreprise peut suivre en temps réel l’impact de ses actions sur le marché.
Exemple :
Pour accroître sa notoriété, une entreprise décide de lancer une campagne publicitaire dans un journal papier. La publicité publiée, l’entreprise n’arrive pas à mesurer l’impact réel de son action sur le marché. Par contre, pour une publicité lancée sur le Web, l’entreprise peut suivre le nombre de personnes touchées par la publicité, les types de personnes, la zone géographique la plus intéressée, bref obtenir toutes les statistiques correspondantes.
Réduire les erreurs : l’automatisation de certaines tâches permet de réduire le nombre d’erreurs au cours d’un projet. Il est plus facile grâce à la digitalisation d’identifier des anomalies sur des documents et de les corriger.
L’accès au marché mondial : le marché planétaire est ouvert à tous grâce à l’évolution numérique. Aucune frontière pour limiter l’action d’une structure. Tous les jours, et ce pendant 24 heures, l’entreprise décide à qui elle veut s’adresser.
Il existe plusieurs autres avantages liés à l’évolution numérique pour les entreprises. L’ère du digital oblige tout le monde à s’aligner. Une entreprise doit bien réfléchir, selon son secteur d’activité, ses objectifs, ses collaborateurs et plusieurs autres facteurs comment elle souhaite se digitaliser. Mais attention ! Comme toute évolution, l’ère du digital entraîne des risques qui peuvent affecter d’une manière irréversible l’activité d’une entreprise.