Entrée
Contexte :
Le parcours de soin est multiple, multiforme et multi-lieux. Ce parcours se décompose en une ou plusieurs phases. Celles-ci s'enchaînent dans le temps. Chacune d'entre elles est constituée d'une entrée, d'un déroulement et d'une sortie.
Il peut s'agir d'une consultation, d'un acte de soin médical et/ou paramédical, d'un examen, de l'administration d'un traitement, d'une entrée et sortie d'une structure médico-sociale (EHPAD, foyer pour personnes handicapées), d'une hospitalisation :
En ambulatoire ou sur plusieurs jours,
Programmée ou non programmée (séjour, durée de l'hospitalisation),
À domicile HAD (Hospitalisation À Domicile) Vous serez souvent le premier et le dernier interlocuteur de l'usager. Garant de l'exactitude des informations à collecter, de leur confidentialité et de leur enregistrement : vous allez concourir à la sécurité des données collectées, leur actualisation en utilisant à bon escient le système d'information informatique.
La collecte de ces informations est régulière.
Vous aurez la responsabilité des documents nécessaires à recueillir, de la constitution du dossier, de son actualisation (maintien à jour) ainsi que des documents remis à la sortie.
La qualité de votre accueil (entrée et/ou sortie) et votre communication sont des clés de voûte dans le parcours de soin de l'usager.
Quelles sont les compétences, tâches du professionnel médico-social afin qu'il puisse assurer la prise en charge médicale, administrative et sociale lors de cette phase ?
Compétences et tâches mises en jeu :
ENTRÉE :
Qualité de l'accueil,
Constitution du dossier (documents réglementaires et complémentaires),
Vérification identité, impression et mise en place de l'identitovigilance,
Informations sur le séjour ou passage, les points clés.
SÉJOUR :
Le séjour, les événements importants et les informations à actualiser,
Les comptes rendus d'examen, d'hospitalisation.
SORTIE :
La sortie : les caractéristiques,
Informer la personne des suivis et/ou démarches à mettre en place selon la phase,
Restituer les documents, donner ceux pour le suivi (comptes rendus d'examens, d'hospitalisations, de traitements, etc.),
Établir la facture pour le paiement / ou remboursement.
Exemple : une usagère munie d'une prescription médicale vient pour faire un test de grossesse. Il s'agit d'une première visite dans ce laboratoire. Le professionnel du secteur sanitaire et social va lui demander sa carte vitale, son attestation de mutuelle. Il va entrer dans le système informatique les informations essentielles : nom, prénom date de naissance, sa ville de naissance, son adresse. Il va scanner l'ordonnance et remettre à la personne des codes personnels pour qu'elle puisse consulter ses résultats par internet ou qu'elle puisse téléphoner en précisant un code et les éléments de son identité pour connaître le résultat.
Ensuite, il va créer des étiquettes pour identifier ce prélèvement. Une technicienne va effectuer la prise de sang en rappelant les modalités pour accéder aux résultats. L'analyse sera faite et les résultats vont être interprétés par un biologiste.
La sortie correspond à la prise de connaissance des résultats de l'usager par internet, par appel au laboratoire ou par courrier. Dans chacun des cas, le professionnel a eu, a et aura un rôle à jouer.
Vous allez découvrir votre rôle primordial dans une étape du parcours de soin de l'usager. Votre vigilance dans les actions sur les données de l'usager a un impact très important dans le maintien en santé de l'usager.
Entrée : ses caractéristiques
Définition : L'entrée ou admission
L'admission est une entrée prévue, une présentation sans rendez-vous ou une entrée en urgence.
Elle correspond à l'entrée administrative de l'usager et va permettre son enregistrement dans un système d'information de type informatique. L'usager, personne physique, va être associé à un identifiant unique. Cette identification est primordiale pour garantir la sécurité des informations, des soins, des traitements, mais également pour permettre la tarification des soins.
L'étape ou l'événement dans le parcours de soin sera lui-même codé, nommé et associé à l'usager (s'inscrit dans son parcours)
Dans le système informatique
Cette entrée peut correspondre à une création : l'usager n'a pas d'identifiant et n'est pas encore connu de la structure (création d'un dossier).
Mais elle peut également être la réactivation de l'identifiant de la personne (associé à un dossier) déjà enregistrée dans le système d'information. Il s'agit d'une nouvelle admission pour une nouvelle étape du parcours.
Toutes les informations concernant l'usager vont être stockées et protégées. Certaines d'entre elles seront immuables, ce sont les éléments de l'identité de la personne (date et lieu de naissance, etc.), d'autres peuvent évoluer tout au long de la vie et du parcours de santé (nom, prénom, etc.).
Elles seront modifiables et consultables par des professionnels de santé, du secteur sanitaire et social.
Dans une prochaine étape, des éléments vont enrichir les données stockées dans le système d'information informatique.
L'ensemble constituera le dossier de l'usager (informations personnelles, les éléments des actes de santé, des soins, des consultations).
Complément : Dossier
S'il s'agit d'une toute première entrée dans la structure (hôpital, consultation chez un médecin), l'entrée va activer la création d'un nouveau dossier.
S'il s'agit d'une nouvelle entrée dans cette même structure, l'usager a un dossier déjà constitué. L'entrée de cette étape va venir enrichir le dossier.
Lors d'une nouvelle entrée, dans ce même établissement, l'usager aura un dossier constitué. Et cette nouvelle étape dans son parcours enrichira son dossier.
Conseil : Notion : entrée/ admission/enregistrement
Dans le domaine professionnel, les termes « entrée » ou « admission » désignent souvent la même notion. L'enregistrement des données dans le système informatique valide l'entrée dans la structure et permet le suivi de l'usager durant le déroulement de l'étape jusqu' à la sortie.
Attention : Différence entre usager, identifiant, personne physique
Tout usager est identifié par différents critères : le nom de famille, le numéro de sécurité sociale, etc.
L'usager est une personne physique définie par son nom de famille, son prénom, sa date de naissance, son lieu de naissance, son numéro de carte vitale, etc. Elle est identifiée avec ces différents critères.
L'identifiant unique correspond à un code le plus souvent chiffré ou code barre et est associé à un usager (personne physique).
Exemple : Clinique des Champs Fleuris exemple 1
Mme Lyoc doit être hospitalisée à la clinique des Champs Fleuris dans le service ambulatoire. Elle souffre de douleurs chroniques au dos et doit recevoir une infiltration. Elle est connue, car il s'agit de sa 3e infiltration. Lorsqu'elle se présente à l'accueil du service, l'AMS lui demande son identité, ainsi que les pièces obligatoires : la carte vitale, etc. Son dossier étant déjà créé, il s'agit d'une entrée pour cette étape dans le parcours de soin de Mme Lyoc. Son entrée est validée par sa présence et son enregistrement dans le système d'information. Les conditions sont réunies : elle va recevoir son infiltration.
Mme Lyoc Dossier Identifiant : L070875
Exemple : L'EHPAD Victoria exemple 2
Une personne âgée fait son entrée dans une maison de retraite, elle ou ses proches vont réunir des pièces, remplir des documents administratifs pour valider son entrée et établir un contrat de séjour l'enregistrer ainsi comme résidente.
En retour, le professionnel médico-social remet à la personne ou à ses proches des papiers officiels (le contrat) et informatifs.
Il continuera d'être un lien fort entre la personne (ou sa famille) et l'administration de la structure (courrier, paiement mensuel du séjour, accompagnement de la mise en place de prestations sociales).
Différents types d'entrées en fonction de critères
Les différents types d'entrées / admission selon la structure
Le type d'entrée dépend du type de structure et du mode de séjour (ou temps de passage) :
Un cabinet libéral médical (médecin, dentiste, spécialiste),
Un cabinet paramédical (infirmier, kinésithérapie, orthophoniste, pédicures-podologues, etc.),
Un centre de consultations,
Un centre d'examen,
Un hôpital (privé ou public), une clinique,
Une structure d'accueil : EHPAD, Résidence autonomie, MAS, Foyer pour personnes handicapées, établissement de cure à thèmes (thermales, amaigrissement, respiratoire).
Attention : La prise de rendez-vous (RDV) différent d'une entrée
La prise de rdv peut se faire sur une plate-forme :
Le professionnel du secteur sanitaire et social prend des rdv, rentre des usagers pour plusieurs praticiens ou centres ou cabinets à l'avance. Cet enregistrement se fait via un système informatique (logiciel interne à la structure et partagé par des professionnels). Même si l'usager est enregistré, seule sa présence lors d'actes médicaux ou de soins et leurs réalisations validera l'entrée, donc l'admission.
Si l'usager ne se présente pas, il peut être enregistré mais pas admis !
Il y a quelques années encore, les rdv se prenaient sur un agenda, cette habitude a tendance à disparaître au profit des systèmes d'informations informatiques qui permettent la traçabilité et donc la sécurité.
Les différents type d'entrée/ admission le temps passé
Une étape peut durer de quelques minutes à plusieurs heures, demi-journées, jours, semaines, mois ou années.
Les étapes courtes sont les suivantes : une consultation, un pansement au cabinet infirmier, un examen dans un centre d'analyse biologique, etc.
Les étapes d'une à 24 heures : hospitalisation dans un service ambulatoire, accueil de jour (dans un centre mémoire, un Pôle d'Activités de Soins Adaptés (PASA).
Les étapes plus longues (quelques jours à plusieurs semaines) : accueil temporaire ou définitif en maison de retraite, hospitalisation en service de rééducation (plusieurs semaines).
Une entrée d'une hospitalisation
L'entrée à l'hôpital correspond à l'admission dans un établissement de santé (un hôpital public, privé, une clinique).
Elle est souvent prévue lors d'un rendez-vous, après une consultation.
Il existe parfois une pré-admission avec un service en ligne. L'usager peut renseigner les informations, enregistrer des documents, solliciter des services et des conditions (chambre individuelle, téléphone, internet, télévision, etc.).
L'admission sera facilitée, plus rapide. Elle sera effective lors de la validation de l'hospitalisation lorsque l'usager sera présent et l'enregistrement dans le système d'information.
Si celle-ci a lieu en urgence (passage aux urgences : transport par les pompiers, le SAMU, ou les moyens de l'usager), l'hospitalisation peut être le seul passage aux urgences, mais elle peut se poursuivre par une orientation vers un service spécialisé en fonction de l'état de santé de l'usager (les symptômes, la pathologie, le pronostic vital).
La volonté de l'usager est un critère important lors d'une hospitalisation. L'usager choisit, accepte et consent à sa prise en charge.
Attention : Cas particulier de l'hospitalisation en psychiatrie
Certaines hospitalisations en psychiatrie sont soumises à une décision de justice et médicale allant souvent à l'encontre de la volonté de l'usager.
Un juge des libertés décidera en fonction de certificats médicaux décernés par un médecin du maintien ou de la levée de l'hospitalisation.
Exemple : hospitalisation à la demande d'un tiers ou à la demande d'un représentant de l'état.
Attention : Cas particulier de l'hospitalisation d'un mineur
L'hospitalisation d'un mineur est un cas particulier. Il faudra l'autorisation parentale pour procéder à des actes et des soins. Cette autorisation est souvent écrite (elle peut être anticipée).
Exemple : Cas particulier de l'hospitalisation d'un mineur
Au début de l'année scolaire, Raphaël est entré en classe de 5e. Ses parents qui détiennent l'autorité parentale ont signé un document qui autorise l'établissement à prendre les décisions concernant l'état de santé de Raphaël si toutefois ses parents ne pouvaient pas être joints dans une situation d'urgence.
Documents nécessaires pour l'entrée / admission
Les documents essentiels
Les documents exigés peuvent différer d'un établissement à l'autre. Certains partagent le même système d'information alors que ce sont des structures différentes.
Les documents les plus demandés sont :
Une pièce d'identité avec photo et en cours de validité (passeport, carte nationale d'identité, permis de conduire), un titre de séjour,
Une carte vitale (à défaut une attestation à jour),
Une carte de mutuelle (à défaut une attestation de complémentaire santé),
Un justificatif de domicile de moins de 3 mois (facture électricité, de gaz, de téléphone, etc.).
Les documents particuliers selon le type d'usager
Un mineur,
Un ressortissant étranger de l'Union Européenne (UE),
Un ressortissant étranger hors Union Européenne.
Les documents particuliers selon la situation de l'usager
En cas d'accident de travail,
En cas de maladie professionnelle,
En cas de maladie de longue durée,
Une femme enceinte,
Un bénéficiaire de l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé,
Ancien combattant ou pensionné de guerre (carnet de soins pour les bénéficiaires de l'article L115).
Les documents complémentaires, mais nécessaires
Les prescriptions en cours du médecin traitant, des médecins spécialistes,
Les résultats d'examens : sanguins, radiographies, etc.
Une carte de groupe sanguin,
Le carnet de santé, de maternité.
Certains documents ou données sont à renseigner
Pour valider l'admission, certains documents sont obligatoires, sans eux il sera difficile d'effectuer l'admission, sauf cas d'urgence (surtout lors d'une hospitalisation).
Des renseignements sont essentiels :
La désignation de la personne à prévenir,
La désignation de la personne de confiance,
Les numéros de téléphone peuvent changer d'une étape à l'autre (entre 2 hospitalisations, entre 2 consultations).
Des données peuvent être essentielles à connaître :
La date des dernières règles lors d'un test de grossesse,
Demander si la personne est bien à jeun pour une opération en ambulatoire,
Connaître le type de traitement pour faire un dosage de médicament.
Les documents remis à l'usager lors d'une hospitalisation
L'usager va recevoir :
Un descriptif sur la structure, ses offres de soins, d'hébergement,
Un dépliant contenant la charte de la personne hospitalisée, de son parcours de soin,
Un bracelet et le bulletin d'hospitalisation.
Attention : Le bulletin d'hospitalisation
Un document appelé « bulletin d'hospitalisation » est remis à l'usager par le service des admissions.
Ce document essentiel nommé aussi bulletin de situation sert de justificatif auprès de la caisse d'assurance maladie. Il fait fonction d'un arrêt de travail d'une durée de 15 jours. L'usager doit l'envoyer :
À son employeur ou à Pôle Emploi (si l'usager est au chômage),
À la caisse d'assurance maladie dans les 48 h déclenchera le versement des indemnités journalières,
Si l'usager ou ses proches ne peuvent effectuer cette démarche. L'hôpital le fera.
Il est à renouveler et à renvoyer tous les 15 jours.