Animation d'une équipe

Activité type 1 : Animer une équipe

focus sur l'activité type 1

Intéressons-nous à l'activité type 1 : animer une équipe. Cette activité regroupe 4 compétences :

  • Encadrer et animer une équipe,

  • Organiser et assurer le fonctionnement d'une unité,

  • Organiser et assurer la gestion opérationnelle des ressources humaines,

  • Organiser et mettre en œuvre la gestion prévisionnelle des ressources humaines.

Les deux premières compétences relèvent directement du management et de l'organisation administrative d'une entreprise. Quant aux deux dernières, elles concernent la gestion des ressources humaines tant dans ses dimensions opérationnelles que prévisionnelles.

Remarque

Le bloc « Animation d'une équipe » sur votre parcours reprend les 4 compétences sous les modules suivants :

  • Encadrer et animer une équipe,

  • Organiser et assurer le fonctionnement d'une unité/d'un service,

  • Assurer la gestion du personnel,

  • Assurer la Gestion Prévisionnelle des Ressources Humaines (GPRH).

Module « Encadrer et animer une équipe »

DéfinitionCompétence

Le référentiel des activités du titre professionnel indique ceci : « Dans le cadre de la politique générale de l'entreprise et dans le respect des réglementations, fixer des objectifs, évaluer des charges de travail, planifier des tâches, conduire des entretiens et des réunions, animer des groupes de travail, gérer des conflits, développer la coopération, suivre la réalisation des activités et traiter les écarts afin d'améliorer la cohésion et l'efficacité de l'équipe. Pour optimiser le travail en équipe, analyser sa pratique d'encadrement et développer le management participatif. » (REAC TP RPMS).

Le responsable de petites et moyennes structures est un manager qui doit coordonner les actions et les équipes. Il les mobilise en groupes de projet, règle les conflits éventuels dans un souci de respect des réglementations et surtout il engage sa responsabilité.

Contenu du module

Dans votre module, vous retrouverez des cours, quiz et exercices sur les thèmes suivants :

Management : les théories, le management et le manager, le management des individus et des groupes, le management en équipe projet, la gestion de conflit, etc.

Système d'informations : de la caractérisation à l'amélioration du système d'information en passant par la gestion des flux. Ce thème permet de comprendre et de gérer le flux d'information dans l'organisation afin de faciliter les actions.

Processus et amélioration du travail administratif : processus, amélioration et suivi de l'organisation du travail administratif. Ce thème vous place au cœur du processus support de l'entreprise.

Ordonnancement et planification : planification des activités et des prestations, ordonnancement des tâches, apprentissage de l'outil Trello. Dans ce thème, vous apprendrez à planifier, à ordonnancer et à utiliser Trello.

Exemple

Vous travaillez dans l'entreprise « Barbier New Style », spécialisée en soins et coupe de la barbe. Cette société se décline en quatre barbershops et vend ses propres produits bio dans ses instituts et sur Internet. L'entreprise a également un siège social doté d'un atelier de production et d'un espace de stockage pour la production et la livraison des produits. Vous êtes embauché.e par Jérémy Martin, barbier-créateur. Vous êtes l'adjoint de direction de M. Martin.

L'entreprise compte déjà plus d'une vingtaine de salariés. Il est temps de structurer l'entreprise.

Pour la compétence « animation d'une équipe », vous devez vous renseigner sur les points suivants :

  • Existe-t-il des plannings pour le personnel ? Plannings de présence, planning de congés payés ?

  • Existe-t-il des plannings de prise de rendez-vous des clients ? Ces plannings sont-ils mis en relation avec les salariés ?

  • Les tâches sont-elles ordonnancées en fonction des processus ?

  • Quels sont les processus et ceux-ci sont-ils connus des salariés ?

  • Comment fonctionne l'activité administrative ?

  • Qui sont les managers de l'entreprise et comment gèrent-ils les salariés ?

  • Comment sont gérés les conflits ?

  • Comment parviennent les informations ?

  • Comment sont traitées les informations entrantes et sortantes ?

  • Comment est le système d'information de l'entreprise ?

  • L'entreprise a-t-elle mis en place une Gestion Électronique des Données ?

  • Comment sont classés les documents ? Quels sont les documents ?

Module « Organiser et gérer le fonctionnement d'une unité/d'un service »

DéfinitionCompétence

Le référentiel des activités du titre professionnel indique ceci : « Dans le cadre de la politique de l'entreprise et de sa mission, échanger avec des responsables et/ou des opérationnels dans les différentes fonctions, recueillir et analyser des informations, identifier les dysfonctionnements, établir un diagnostic, évaluer les enjeux, prendre des décisions et communiquer sur les actions à mettre en œuvre pour optimiser le fonctionnement de la structure. » (REAC TP RPMS).

Le responsable de petites et moyennes structures est un professionnel qui maîtrise la communication interne et externe dans ses dimensions orales et écrites. Il sait analyser une situation difficile, un dysfonctionnement et proposer des solutions, des ajustements. Il connaît l'organisation générale d'une structure économique.

Contenu du module

Dans votre module, vous retrouverez des cours, quiz et exercices sur les thèmes suivants :

Organisation générale et fonctions d'une structure économique.

Communication : communication orale interpersonnelle, de groupe, communication d'entreprise, communication écrite interne et externe rédigée ou non, modélisation homme/machine, instruments de dialogue, suivi de l'identité numérique, communication institutionnelle et commerciale. Dans ce thème, vous travaillerez à améliorer votre communication dans tous ses aspects.

Résolution de problèmes : diagnostic (outils), choix de solutions, indicateurs de mesure de solutions, ajustements. La méthode de résolution de problèmes vous permettra d'appréhender toutes sortes de dysfonctionnements et d'être force de propositions.

Vous trouverez sur votre parcours, un module « SoftSkills » : prise de parole en public, compétences relationnelles, communiquer et animer efficacement, et un module « bureautique » : word, Excel, PowerPoint, Access. La maîtrise des outils bureautiques est un plus nécessaire.

Exemple

Reprenons l'exemple de l'entreprise « Barbier New Style ». Les points à auditer lors de votre prise de poste seront les suivants en ce qui concerne la compétence « Organiser et assurer le fonctionnement d'une unité/d'un service » :

  • Quelle est la structure de l'entreprise ?

  • Comment peut-on analyser l'organigramme ? Celui-ci montre-t-il un dysfonctionnement, un déséquilibre ?

  • Comment communique l'entreprise à l'interne et à l'externe ?

  • Quels sont les documents de communication de l'entreprise ?

  • L'entreprise a-t-elle un plan de communication ?

  • La communication externe est-elle fiable ?

  • La communication interne permet-elle de valoriser les salariés ? est-elle fiable ? transparente ?

  • Quelle est la e-réputation de l'entreprise ?

  • Quels sont les dysfonctionnements de l'entreprise ? Comment gère-t-elle ceux-ci ?

  • L'entreprise a-t-elle mis en place une démarche qualité ?

Module « Assurer la gestion du personnel »

DéfinitionCompétence

Le référentiel des activités du titre professionnel indique ceci : « Dans le cadre de la stratégie de la structure, en appliquant les dispositions légales et réglementaires, effectuer les recrutements nécessaires dans les délais requis, évaluer le personnel, mettre en place et suivre des indicateurs sociaux, structurer les niveaux de rémunération, assurer les relations avec les instances représentatives du personnel, gérer des conflits sociaux individuels ou collectifs, améliorer les conditions de travail et gérer les moyens de communication interne afin de mobiliser et développer les ressources humaines au plus près de l'activité de la structure » (REAC TP RPMS).

Le responsable de petites et moyennes structures réalise les recrutements en fonction des besoins de son entreprise. Il gère la carrière de ses collaborateurs et met en place des outils pour analyser le climat social et éviter les conflits sociaux. Il entretient une communication étroite avec les instances représentatives du personnel. Il assure également l'administration du personnel de l'embauche jusqu'au départ du collaborateur, en passant par la rémunération.

Contenu du module

Dans votre module, vous retrouverez des cours, quiz et exercices sur les thèmes suivants :

Administration du personnel : formalités et procédures d'embauche et de départ, dossiers du personnel, temps de travail, absences et congés, relations de travail : dont la rupture de la relation de travail. Ce thème, très vaste, est incontournable pour gérer le personnel au quotidien et dans le respect de la législation sociale.

Tableaux de bord sociaux : l'analyse du climat social – Élaboration du bilan social. Il permet au responsable de petites et moyennes structures d'émettre un diagnostic afin de fidéliser ses équipes, améliorer le climat social et optimiser la production.

Rémunération et déclarations sociales : dans le respect de la législation sociale, ce thème vous permettra de comprendre la paie dans une structure et de mettre en place les processus nécessaires à l'établissement des paies.

Communication : communication avec les IRP, les réseaux sociaux d'entreprise. Ce thème rejoint le précédent : comment améliorer le climat social dans une entreprise ?

Formation : identification des besoins en formation / compétences, mettre en place et budgéter les actions de formation. La formation est au cœur de la montée des équipes en compétences. Elle nécessite également une organisation administrative très fiable.

Représentation du personnel : le CSE, les délégués professionnel, les délégués syndicaux, élections des représentants. Dans une entreprise de plus de 11 salariés, il appartient au responsable des petites et moyennes structures de suivre la représentation du personnel tant dans l'organisation des élections des représentants que dans la négociation.

Vous trouverez dans votre parcours, un module sur Sage Paie et RH.

Exemple

Toujours en poste chez « Barbier New Style », vous relevez les points suivants pour la compétence « Gérer le personnel » :

  • Existe-t-il des dossiers du personnel ? De quoi sont-ils composés ?

  • La réglementation est-elle respectée sur les points de l'administration du personnel ? De quelle convention collective nationale relève l'entreprise ?

  • L'entreprise compte-t-elle des délégués du personnel ? Quand a lieu la prochaine élection ?

  • Comment sont collectées les variables de rémunération ?

  • Les procédures de congés payées sont-elles correctes ?

  • Comment sont formalisés les échanges avec les instances représentatives du personnel ?

  • Quel est le taux de turnover ? Quel est le taux d'absentéisme ?

  • Quel est l'OPCO (opérateur de compétences) dont relève l'entreprise ?

  • Comment sont financées les formations ?

  • Quel est le logiciel de gestion des paies ?

Module « Assurer la gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH) »

DéfinitionCompétence

Le référentiel des activités du titre professionnel indique ceci : « Dans le cadre de la politique des ressources humaines et dans le respect de la législation sociale, anticiper les évolutions de l'environnement interne et externe, analyser l'évolution des emplois et des postes de travail, identifier les risques (fidélisation des salariés, qualifications, pyramide des âges), définir les moyens de maintenir ou d'adapter les compétences, internes ou externes, en lien avec les besoins repérés de la structure dans le but de proposer un plan d'action pour la gestion des ressources humaines à moyen terme. »

Le responsable de petites et moyennes structures, par sa fonction, engage sa responsabilité pénale dans les cas de délégation. Son action est de prévoir par la GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) et la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) l'évolution des compétences de ses collaborateurs au sein de la structure. Il doit avoir une vision participative des emplois et des compétences. Il envisage la montée en compétences de ses collaborateurs par l'identification des besoins en formation recueillis notamment lors de l'entretien professionnel.

Contenu du module

Dans votre module, vous retrouverez des cours, quiz et exercices sur les thèmes suivants :

GEPP et GPEC : pilotage de la structure par la gestion participative et préventive des carrières des salariés. Ce thème est au cœur de la gestion des ressources humaines. Le responsable des petites et moyennes structures ne peut l'ignorer.

BDES : Base de Données Économiques et Sociales pour piloter la structure, égalité professionnelle. Elle est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés et permet de surveiller le rapport économique social de l'entreprise.

Recrutement : mise en place d'un plan de recrutement, processus de recrutement, intégration, fiches de poste et profils de poste, définition des emplois. Le recrutement est un enjeu majeur en entreprise. Le processus doit être réalisé avec sérieux pour fiabiliser les emplois.

Formation : cadre légal et enjeux de la formation professionnelle. La formation doit être vue comme un des leviers de la performance en entreprise et comme un outil stratégique.

Exemple

Toujours en poste chez « Barbier New Style », vous relevez les points suivants pour la compétence « Assurer la gestion prévisionnelle des ressources humaines » :

  • Existe-t-il une gestion participative des compétences de l'entreprise ?

  • Les processus de recrutement sont-ils établis ? Les procédures sont-elles claires ? Respectent-elles la législation en vigueur ?

  • L'entreprise a-t-elle un référentiel de compétences ?

  • L'entreprise a-t-elle réfléchi à un plan de développement des compétences et assure-t-elle la communication de ce plan à ses salariés ?

  • Le plan de développement des compétences est-il évalué et par quels indicateurs ?