Identité - Vigilance : qu'est-ce que l'identitovigilance ?
Contexte :
Le parcours de l’usager est complexe, multiforme et se compose d’étapes. Quels que soient le parcours, l’étape de parcours, les différents soins, les accompagnements, vous devrez, en tant que professionnel du secteur sanitaire et social, faire preuve de vigilance.
Cette vigilance se fera à chaque étape (lors de l’entrée, au cours du déroulement, à la sortie), à chaque moment, lors de n’importe quelle tâche, tout au long du parcours de vie, de santé et de soins.
Il s’agit bien sûr d’effectuer un travail de qualité mais aussi d’aller au-delà, car un manque de vigilance peut aussi bien n’avoir aucune conséquence comme aller jusqu’au décès de l’usager.
Afin de garantir la sécurité de l’usager, des processus de surveillance et de vérification, à tout stade du parcours, seront nécessaires.
Cette vigilance dans le domaine sanitaire et social repose sur l’identification de l’usager. Vous allez découvrir la spécificité de cette veille : l’identitovigilance.
L’usager, les professionnels de santé, et tout professionnel devront suivre les processus d’identitovigilance.
Pour vous épauler et aider les professionnels, des systèmes de vérification liés au système informatique sont créés, mis en œuvre, mis à jour et vérifiés.
Malgré votre vigilance, les systèmes de vérification, les processus de surveillance et de vérification, il y aura des failles.
Celles-ci sont étudiées et analysées afin de prendre les mesures correctives nécessaires et de formaliser et standardiser les mesures, les procédures et les systèmes liés au service informatique pour que ces erreurs ne se reproduisent plus.
L’identitovigilance permet ainsi d’éviter les erreurs et un groupe de surveillance existe pour vérifier l’efficacité des mesures mises en place.
Identité - Vigilance : qu’est-ce que l’identitovigilance ?
Définition : L'identité
« Ensemble des données de fait et de droit qui permettent d'individualiser quelqu'un ».
« Caractère permanent et fondamental de quelqu'un, d'un groupe, qui fait son individualité, sa singularité » dictionnaire Larousse.
L'identité est la singularité de la personne. Elle se compose de différents éléments. Ceux-ci peuvent diverger en fonction de l'utilité recherchée, du degré de sécurité requis.
Dans le domaine sanitaire et social, l'identité d'un usager (personne physique et unique) est sa représentation administrative. Cette identité se compose d'un identifiant et de traits (ou profil).
L'identité sera aussi la représentation d'une personne physique dans un système d'information (papier ou informatique). Actuellement, beaucoup de structures en ville ou hospitalières sont dotées de systèmes d'informations informatiques. Certains peuvent échanger des informations pour améliorer la prise en charge et l'accompagnement de l'usager dans son parcours de santé.
Définition : La vigilance
La vigilance est une « attention soutenue à veiller sur quelqu'un ou quelque chose ; surveillance attentive, sans défaillance. ».
Cette vigilance nécessite de l'attention et de la concentration pour une personne afin de surveiller, détecter des changements ou des anomalies lors d'une tâche, de vérification particulière avant, pendant et après toute tâche, acte administratif, acte ou soin médical.
Définition : L'identitovigilance
La santé de l'usager, la qualité et la sécurité de sa prise en charge est un engagement de tous les acteurs du secteur sanitaire et social (les professionnels soignants, non soignants et les structures).
Les actes, les soins et les accompagnements sont soit préventifs, diagnostiques, curatifs ou palliatifs. Ils doivent s'adresser spécifiquement à l'usager d'où l‘importance de son identification.
Il est nécessaire de mettre en œuvre un système de surveillance et de gestion des risques liés à l'identification des usagers : l'identitovigilance.
Il s'agit d'éviter les erreurs d'identification.
Ce système est doté de moyens organisationnels et techniques mis en œuvre pour veiller à la « bonne identité » de l'usager afin de lui faire correspondre « les bons soins au bon moment ».
L'identitovigilance est composée de procédés, de processus et de règles. Le respect de tous ces éléments la constituant est d'autant plus important lors d'échanges de données médicales, administratives entre des acteurs, dans le système d'information. Toutes les données de l'usager sont sécurisées et doivent se soumettre au secret médical.
Elle permet à chaque instant de la phase de vérifier et d'affirmer avec certitude l'identité de l'usager et son besoin en soin. Tous les acteurs doivent suivre, respecter les règles et demander les documents et les informations nécessaires à l'établissement ou la confirmation de l'identité de la personne.
L'identitovigilance peut aussi être assimilée à une vigilance réglementaire (comme l'hémovigilance). Cependant, il s'agit plus d'un concept.
L'identitovigilance est l'ensemble des mesures et des moyens permettant de faire correspondre l'identité d'une personne physique, sa représentation administrative via un identifiant.
Celui-ci permet le passage de l'identification clinique à l'identification administrative nécessaire à la facturation. Les actes, les soins dispensés à l'usager seront enregistrés et stockés sous l'identifiant et ils seront ainsi facturés au bon usager.
À chaque fois qu'un élément concernant l'usager doit être enregistré, modifié, annulé ou simplement consulté, les utilisateurs devront être attentifs et vérifier systématiquement l'identité (via l'identifiant et d'autres éléments).
Attention : L'identifiant et l'identification
L'identifiant est une séquence de chiffres ou de caractères uniques attribuée de manière définitive à un usager lors de son premier enregistrement dans un le système d'information informatique d'une structure.
Les informations concernant la prise en charge de l'usager y seront associées pour éviter les risques d'erreurs.
Il peut s'agir d'un d'identifiant définitif comme l'Identifiant National de Santé (INS).
Cet identifiant sera relié à un dossier patient. Tous les événements qui constituent ce dossier pourront être codés pour conserver la confidentialité des données, des soins et des actes.
Les actes, les soins et les accompagnements sont seront liés à l'identifiant et permettront la facturation (prise en charge de la sécurité sociale et calcul de la part de l'usager à payer).
L'identification est une opération dans le système d'information consistant à rapprocher l'usager (donc son identité) et son identifiant. Elle permet d'associer les informations communiquées par l'usager et celles collectées lors d'étapes de son parcours de soins (dans une même structure ou plusieurs si le système d'information informatique est partagé).
Cette identification participera à la mise en facturation.
Éléments de l'identification
Texte légal : Les éléments de l'identification
La DGOS (Direction Générale de l'Offre de Soins) dans la circulaire du 7 juin 2013 a remis en lumière les règles à respecter lors du recueil des éléments d'identité du client de soin et l'enregistrement de ses données.
Les éléments de l'identification sont composés de traits stricts, étendus, complémentaires et d'un numéro particulier : l'Identifiant National de Santé (INS).
Les traits stricts
Les traits stricts correspondent aux éléments minimums obligatoire pour enregistrer un usager :
Le nom de naissance (ou nom de famille),
Le prénom (Le premier),
La date de naissance,
Le sexe,
Le pays de naissance,
Le lieu de naissance (code postal et ville) pour les ressortissants français.
Les traits étendus
Les traits étendus permettent d'étoffer l'identification et de la complexifier rendant le risque d'erreurs moins important :
Le numéro de sécurité sociale,
Le nom d'usage (souvent les systèmes d'informations intègrent le nom d'usage nom de femme mariée et le nom de naissance),
L'adresse de résidence,
Un identifiant national de santé calculé (ou autre identifiant reconnu au niveau national).
Les traits complémentaires
Les traits complémentaires sont des informations spécifiques et confidentielles de l'usager accessibles à des professionnels autorisés. Ils viennent compléter les traits étendus et stricts s'il subsiste un doute sur l'identité de l'usager.
Voici quelques traits complémentaires :
L'adresse du domicile,
Le numéro de téléphone,
Les informations sociales,
Les informations professionnelles,
Des informations médicales (les allergies, le groupe sanguin, les troubles cognitifs, etc.),
Les informations liées à la prise en charge le l'usager (le régime de la sécurité sociale, la caisse d'assurance maladie, l'assurance complémentaire).
Remarque : L'identifiant national de santé
L'identifiant national de santé est :
INS = Identifiant National de Santé.
NIR = Numéro d'Inscription au Répertoire national des personnes physiques (ou numéro de sécurité sociale).
NIA = Numéro d'Identifiant en Attente.
Traits d'identité de l'état civil = Nom de naissance, prénoms, sexe et lieu de naissance.
Les conditions et modalités d'utilisation du NIR comme INS sont précisées aux articles R. 1111-8-1 à R. 1111-8-7 du code de la santé publique de 2017. Jusqu'à maintenant, l'INS est :
Cependant en 2021, l'INS à prendre comme référence dans toute interface d'information informatique d'un établissement sera celui-ci :
L'INS est une donnée protégée par la CNIL (Commission Nationale des Informations et Libertés).
Fondamental : Exemple de M. RUPERT Pierre
M.RUPERT Pierre est né le 06 août 1975 à Massy dans le département de l'Essonne 91.
Les traits stricts sont :
Le nom de naissance : Rupert,
Le prénom : Pierre,
La date de naissance : 06 août 1975,
Le sexe : masculin,
Le pays de naissance : France,
Le lieu de naissance (code postal et ville) : 91 300 Massy.
Les traits étendus sont :
Le numéro de sécurité sociale : 1 75 08 91 402 045 23,
Le nom d'usage : RUPERT,
L'adresse de résidence : 23 rue des Germines, 75 012 Paris,
Un identifiant national de santé calculé (ou autre identifiant reconnu au niveau national).
Les traits complémentaires sont :
L'adresse du domicile : 23 rue des Germines, 75 012 Paris,
Le numéro de téléphone : 01.45.29.38.17,
Les informations sociales : Caisse Primaire d'assurance Maladie de Paris,
Les informations professionnelles : Professeur des écoles,
Des informations médicales : allergie au pollen.
L'INS de M.RUPERT est son numéro de sécurité sociale 1 78 08 91 402 045 23 et ses traits d'identité
(RUPERT, Pierre, DDN : 06 août 1975, masculin, Massy)
Fondamental : Cas particulier de l'usurpation d'identité
L'usurpation de l'identité est un usager enregistré sous une identité qui ne lui correspond pas. Elle peut être volontaire (une personne souhaite bénéficier des prestations de santé et de leur prise en charge) ou involontaire (la personne a pris l'identité mais elle ne sait pas qu'elle a usurpé).
Exemple : Jérôme Dufour souffrant de troubles psychiques se fait appeler Jean Dufour. Il ne répond pas à son identité. Lorsqu'il arrive aux urgences sans papiers d'identité, confus, il décline cette identité Jean Dufour.
Historique de l'identitovigilance
2007 L'Organisation Mondiale de la Santé (OMS)
En 2007, l'OMS émet « 9 solutions pour l'identification des patients » afin de réduire les erreurs et les conséquences liées à celles-ci dans le monde.
« Consciente du fait que des erreurs commises au niveau des soins de santé affectent un patient sur 10 dans le monde, l'Alliance mondiale pour la sécurité des patients, de l'OMS, ainsi que le Centre collaborateur ont rassemblé neuf solutions efficaces pour réduire de telles erreurs » Déclaration du Dr Margaret Chan (directeur général de l'OMS En 2009).
Les solutions proposées pour la sécurité des usagers concernent les domaines suivants :
L'amélioration de la communication écrite et entre les professionnels de santé durant le transfert d'usagers,
L'identification de l'usager,
L'adaptation des traitements.
2011 - Arrêté du 6 avril 2011
Cet arrêté porte sur la sécurisation du circuit des médicaments. Ceux nécessitant une sécurisation à toutes les étapes de la prescription à l'administration
2011 - Programme Hôpital numérique
La Direction Générale de l'Offre de Soins (DGOS) a émis en novembre 2011 le programme numérique hôpital. Il est lancé afin de perfectionner les systèmes d'informations pour améliorer la qualité et la sécurité des soins. Il s'agit de développer et de moderniser les Systèmes d'Information Hospitaliers (SIH) en utilisant les nouvelles technologies (informatiques et de communication).
2013 - Instruction du 7 juin
La DGOS a émis une instruction le 7 juin 2013 « relative à l'utilisation du nom de famille pour l'identification des patients dans les systèmes d'information des structures de soins ».
Le nom de famille doit être un élément obligatoire de l'identification du patient
La certification V 2010 et V 2014
La Haute Autorité de santé (HAS) a édité les certifications : V 2010 et V 2014 pour l'identification du patient à tous les stades ou les étapes de sa prise en charge. Cette condition devient obligatoire et rentre dans les critères de certification des établissements de santé.