La mise en œuvre et utilité de l'identitovigilance
Mise en œuvre de l'identitovigilance
Les acteurs
Le premier concerné par l'identification est l'usager lui-même. Lui, sa famille ou sa personne de confiance doivent se sentir concernés par l'identitovigilance. L'usager et ses proches doivent pourvoir fournir des pièces justifiant de l'identité aux professionnels de santé et les personnes chargées de l'enregistrement.
La vérification de l'identité (et/ou l'identification) et la prévention des erreurs d'identification est de la responsabilité des professionnels du secteur sanitaire et social (personnels administratifs, personnels soignants).
Les professionnels de santé échangent des informations afin d'assurer une prise en charge et un accompagnement de qualité à l'usager dans son parcours de soins.
Afin de sécuriser ses informations de santé, et de vérifier que les soins prodigués s'adressent au bon usager, les règles d'identification doivent être similaires et systématiques.
Il existe des règles d'identification formalisées dans des référentiels, dans les chartes et procédures d'identitovigilance des structures de santé.
Avant d'inscrire de nouvelles informations, de les modifier dans un dossier, les professionnels devront vérifier qu'ils utilisent le bon dossier. Les données renseignées peuvent être des prescriptions, des décisions d'hospitalisations. Si le dossier n'est pas le bon, les conséquences peuvent être fâcheuses.
Les documents d'identité recevables pour justifier l'identité
Dans un système d'information, il faut enregistrer les éléments de l‘identité de la personne (traits stricts, les traits étendus et complémentaires) pour constituer une base de données fiables. Pour garantir la qualité des données enregistrées, elles doivent provenir de de pièces et documents officiels :
Les pièces recevables
La Carte Nationale d'Identité (CNI),
Le passeport,
Le titre de séjour,
Un acte de naissance (pour les nourrissons).
Les documents suivants sont insuffisants
Le permis de conduire,
Le livret de famille,
Une carte de travail.
Les situations ou les moments
L'identification de l'usager doit se faire tout au long du parcours de soins, lors de moments clés, lors d'une étape du parcours, de l'entrée à la sortie et à tout moment de cette étape :
De l'entrée à la sortie d'une consultation (en cabinet, en téléconsultation, en ambulatoire),
L'adaptation des traitements,
De l'admission à la sortie d'une hospitalisation,
Lors d'un examen biologique,
Lors de la prise en charge sociale,
Lors de la prise en charge financière,
Lors de transferts.
Cette identification est essentielle quand l'usager n'est pas en mesure de pouvoir décliner son identité.
Il faudra également notifier au patient que ces données lui seront systématiquement demandées oralement tout au long de son parcours de soins. Malgré l’aspect rébarbatif de ces répétitions pour le patient, elles sont la première sécurité pour ne pas se tromper de patient, d’examens, voire les deux.
Aussi à chaque rendez-vous, et avant chaque soin (prise du prochain rendez-vous, réalisation d’un pansement, radiologie, etc.) un professionnel de santé demandera au patient de décliner son identité et sa date de naissance.
Afin d’éviter des problèmes de compréhension entre le patient et le professionnel, c’est le patient lui-même qui doit décliner son identité. Le professionnel doit le lui demander par une question ouverte « quel est votre nom, prénom, et date de naissance ? » et non pas « vous êtes bien monsieur Rodriguez ? »
En cabinet médical ou établissement de soins, les patients sont dans une situation anxiogène et stressante, ils peuvent répondre à une fausse identité par réflexe sans avoir vraiment entendu le nom énoncé. C’est pourquoi il est nécessaire que le patient décline son identité lui-même. Il ne faut pas hésiter à demander au patient d’épeler son nom afin d’éliminer un risque d’homonymie.
Chaque structure de soins doit sensibiliser tous les acteurs qui prennent en charge le patient du brancardier à l’ambulancier en passant par l’aide-soignant jusqu’au médecin. La sensibilité doit se faire aussi sur toute personne qui intervient sur les données médico-administratives.
Les structures de santé doivent mettre en place :
AGI : Autorité de Gestion des Identités responsable de la politique d’identitovigilance dans la structure
CIV : Cellule d’Identitovigilance qui met en œuvre la politique d’identitovigilance
Référent Identitovigilance qui est l’interlocuteur privilégié pour les questions
Les saisies d’identité doivent être faites en lettres majuscules sans accentuation ni ponctuation ou abréviation.
Les modifications peuvent être faites au vu d’une pièce d’identité valide. C’est l’AGI qui désignera le service autorisé à modifier les identités et à rééditer les bracelets et étiquettes. Toute modification d’identité doit être diffusée aux acteurs concernés.
Complément : Cas où l'usager ne peut décliner son identité
Dans certaines situations, la personne sera dans l'impossibilité de donner les éléments constituants son identité :
Les usagers ayant des troubles mnésiques. Ex : une personne atteinte de démence,
Les usagers ayant des troubles de la conscience. Ex : le coma,
Les usagers jeunes (des nourrissons aux enfants),
Les usagers étant en situation de handicap,
Les usagers parlant une langue étrangère.
Un moyen d'identification : le bracelet
Le bracelet vient renforcer les moyens pour l'identification de l'usager. Il est remis surtout lors de séjour dans un hôpital ou une clinique à l'admission. À chaque acte de la prise en charge, l'identité est vérifiée en consultant le bracelet ou en le scannant avec une douchette pour enregistrer l'acte. Il est demandé à l'usager de décliner son identité en mesure supplémentaire de vérification : le nom, le prénom et la date de naissance.
Complément : Les procédures, les chartes et des comités de surveillance
Plusieurs entités existent afin de contrôler, mettre en place les procédés, les processus et les procédures. Ce sont des cellules, des comités, des autorités. Elles dépendent de la région, des établissements. Certaines Agence Régionale de Santé (ARS) éditent des chartes.
En voici quelques exemples :
L'ensemble des entités (comités, autorités, chartes, documents, etc.) vont venir consolider l'identification, la formaliser et la vérifier de manière systématique.
Cette démarche d'encadrement et de formalisation de l'identitovigilance a plusieurs origines :
En mai 2002, une fiche méthodologique est présentée à la suite des travaux du Groupement de la Modernisation du Système d'Information Hospitalier (GMSIH).
La DGOS a suggéré une méthode de mise en place de l'identitovigilance en établissement lors du dévoilement du programme Hôpital Numérique.
L'HAS a souhaité que des visiteurs experts puissent constater l'identitovigilance (un système de surveillance, de correction et de prévention) lors de l'émission d'un manuel de certification.
Pourquoi l'identitovigilance ? Son utilité
Fondamental : L'utilité de l'identotovigilance
Elle permet :
La sécurisation (protection) des données, l'accès aux informations personnelles et essentielles de l'usager, leur vérification, leur modification,
De vérifier à tout moment de l'étape l'identité de l'usager,
La continuité des soins,
D'éviter les erreurs. Les entités nationales, régionales et les structures innovent dans les procédures pour les éviter.
Type d'erreur
Certaines erreurs proviennent du système d'information informatique :
Le doublon : dans son parcours de santé, l'usager est amené à rencontrer de multiples professionnels de structures différentes. Même si le système d'information est mutuel, plusieurs dossiers peuvent avoir été créés. Cela implique que l'usager a plusieurs identifiants. Le risque est la perte d'information concernant la prise en charge de l'usager. Exemple : une allergie à un médicament, le fait qu'il soit porteur de prothèse.
La fusion : ces dossiers multiples doivent être traqués car une manipulation permet de fusionner les dossiers et donc de rapprocher les informations du même usager.
Cependant, le cas inverse existe, deux usagers peuvent avoir des éléments communs (nom de famille, date de naissance,etc.) et leurs dossiers peuvent être fusionnés (1 dossier au lieu de 2.)
La collision : deux usagers partagent le même identifiant et ont un dossier commun. Il peut y avoir des difficultés pour assurer une excellente prise en charge. Les informations se cumulent et peuvent parfois être divergentes.
L'usurpation : cas particulier de collision (volontaire ou involontaire).
D'autres erreurs peuvent faire encourir des risques et conséquences non négligeables :
Administration d'un traitement à un autre usager que celui prévu,
Erreur d'intervention chirurgicale ou pratiqué du côté opposé,
Erreur dans la déclaration du décès.
Risque en cas d'erreur
Les risques encourus sont de plusieurs types :
Risques de type administratif,
Risques de type médical,
Risques de type économique,
Risques pour l'usager ou ses proches.
Une faible fiabilité dans le système d'information risque de provoquer :
Une erreur administrative (mauvaise identification, usurpation, un dossier pour 2 personnes),
Une erreur médicale (erreur de diagnostic, mauvais traitement).
Ces erreurs vont avoir des conséquences économiques et financières (des difficultés pour la facturation, des réclamations) et pour l'usager (son état de santé physique, psychique).
Il s'avère que les erreurs sont souvent d'origine humaine.
Vous devrez veiller à vérifier l'exactitude des données recueillies et enregistrées tout au long du parcours de l'usager.
Remarque : Des erreurs avec des conséquences dramatiques à éviter
Les établissements de santé doivent accueillir un nombre important d'usagers en même temps. Leur organisation est complexe. Des incidents appelés « événements indésirables » portent parfois atteinte à la sécurité de l'usager (effets indésirables, séquelles et parfois décès), liés à une mauvaise identification de celui-ci.
Certaines situations ont des issues dramatiques :
Un usager est décédé car il a reçu une transfusion sanguine d'un autre groupe sanguin que le sien.
Une femme a subi une interruption de grossesse alors qu'elle venait pour la pose d'un cerclage (le cerclage est une technique permettant de maintenir fermé le col de l'utérus. Il arrive que le col s'ouvre prématurément au début de la grossesse. Le cerclage permet de la poursuivre).
Un usager a eu un traitement pour l'hypertension à la place d'un autre alors que sa tension artérielle était normale.
Évaluation du système d'identitovigilance
Certains indicateurs rendent possible l'évaluation de la qualité et la performance de ce système de surveillance.
Exemple : connaître les indicateurs suivants permet de mesurer l'efficacité du système d'information informatique :
Le taux de doublons,
Le taux de collisions,
Le taux de fusion,
Le taux de modification d'identité.