Vous êtes l'assistant-manager du directeur d'une entreprise spécialisée en génie civil. La gestion d'un nouveau projet de construction vient d'être attribuée à votre compagnie. Votre directeur vous charge de présenter le projet à l'équipe et d'expliquer ensuite comment fonctionnera la répartition des tâches.

Vous mettez en place une stratégie de prévision des imprévus et expliquez à vos collaborateurs comment prendre en compte ce facteur.

Question

Faites la liste des éléments essentiels à prendre en compte pour la division des tâches et des responsabilités.

Solution

S'assurer que chaque collaborateur a compris son rôle, sait ce que l'on attend de lui et connaît le rôle des autres ainsi la position qu'il occupe par rapport à chacun d'entre eux. La division des tâches doit respecter des points clés : la communication de toutes les informations sur le projet, lister les tâches à effectuées, identifier les personnes compétentes. La division des tâches et des responsabilités doit se faire sur une période définie, ce qui permet de déterminer le temps nécessaire à l'exécution de chaque activité.

Question

Expliquez la méthodologie du tableau de répartition des tâches.

Solution

Répartir les tâches entre les salariés et le volume horaire. Pour représenter la répartition horaire, on fait un tableau de synthèse. On y inscrit les acteurs du projet, les tâches regroupées par catégorie. On fait le total des heures dédiées à chaque tâche et le total des heures par catégorie de tâches. Il faut ensuite faire le total des heures de services et y mettre également le pourcentage que chacun représente. On calcul la somme pour le total des heures de chaque salarié par activité puis le pourcentage du total de chaque activité par rapport au total brut calculé au préalable. On calcule aussi la charge brute puis l'aléa (charge brute multipliée par coefficient d'aléa). Ce calcul permet de laisser une marge dédiée aux imprévus du projet. Suite à ces calculs, les taux d'engagement se mettent en forme, ils doivent toujours être au-dessus de 95 %.

Question

Expliquez la méthode NERAC à vos collaborateurs afin qu'ils puissent l'adopter dans l'organisation de leur travail.

Solution

La méthode NERAC permet de définir les priorités et d'optimiser le temps afin d'accomplir une tâche. L'acronyme NERAC signifie : N-noter, E-estimer, R-Réserver, A-Arbitrer, C-contrôler. Cette méthode comporte 5 tâches qui devront être réalisées dans un cercle d'efficacité précis. Sous forme de tableau ou de liste, lister toutes les tâches à accomplir sans se préoccuper du temps ni du degré d'importance ou d'urgence. Estimer le temps à consacrer à chacune des tâches listées. Planifier, prioriser et déterminer si une tâche est urgente ou importante. Inscrire la décision prise pour chaque tâche. Évaluer l'avancement du travail et faire le point au fur et à mesure.