Modalités de mise en œuvre des entretiens professionnels
Avant ...
Méthode : Méthodologie pour les employeurs
Avant la mise en œuvre des entretiens professionnels, l'employeur doit mener à bien cinq tâches essentielles :
Informer toutes les parties prenantes de l'entreprise : responsables hiérarchiques, salariés et représentants du personnel doivent tous recevoir une information ciblée, claire et pédagogique sur les enjeux de l'exercice.
Déterminer qui va mener les entretiens : dans les petites entreprises (moins de 10 salariés), le chef d'entreprise a souvent la charge de mener l'entretien professionnel. En revanche, dans les entreprises plus importantes, le responsable hiérarchique direct du salarié peut souvent mener l'entretien ou le responsable des ressources humaines.
Mettre à disposition des responsables des entretiens toutes les informations relatives aux salariés : postes, missions principales, date d'entrée dans la fonction, postes occupés précédemment, solde CPF, actions de formations suivies, certifications obtenues, etc.
Réunir les conditions idéales pour le bon déroulement de l'entretien : réserver des endroits calmes, programmer les entretiens à l'avance pour que chacun ait le temps de se préparer, etc.
Préparer un support adapté et en phase avec la culture de l'entreprise (en s'inspirant par exemple du modèle proposé ci-après par le ministère du Travail).
Vous trouverez ces documents ici.
Conseil : Conseils aux salariés
Afin qu'un entretien professionnel soit levéritable tremplin d'une évolution, mieux vaut s'y préparer en se posant les bonnes questions :
Qu'est-ce qui me plaît dans mon poste ?
Quelles sont mes missions, mes compétences ?
Quels sont les aspects que je souhaiterais changer ou améliorer ?
Ai-je déjà évolué ou suivi des formations au cours des deux dernières années ?
Vers quelles activités ou responsabilités ai-je envie d'évoluer ?
Ai-je-vraiment besoin de formations ? Si oui, lesquelles ?
Pendant ...
Méthode : Méthodologie pour les employeurs
Durant l'entretien, il faut veiller à établir un climat favorisant le dialogue et l'échange. Le salarié doit se sentir à l'aise et non en position d'infériorité. Il importe de lui rappeler l'objet de la rencontre et son déroulement.
Il est important d'être à l'écoute du salarié, de le laisser s'exprimer et de lui poser des questions. Le salarié doit être la personne qui parle le plus durant l'entretien.
Enfin, il est essentiel de reformuler les points clés de l'entretien et de laisser le salarié exprimer ses remarques. Le salarié doit également être informé du suivi de l'entretien, des délais impartis et des types de documents qu'l va recevoir. Au final, un document attestant de la tenue de l'entretien doit être rédigé et le salarié doit en conserver une copie.
Conseil : Conseils aux salariés
Cet entretien est l'occasion pour le salarié de s'exprimer sur différents sujets notamment :
Ses activités professionnelles (poste occupé, missions, etc.),
Ses compétences acquises et à développer,
Ses souhaits et projets de carrière,
Ses possibilités d'évolution correspondant à ses besoins et ceux de l'entreprise,
Ses formations suivies et celles à venir,
Ses moyens pour développer ses compétences.
L'entretien professionnel est également l'occasion d'être informé sur ses droit à la formation et sur les outils disponibles pour établir un projet professionnel tels que le compte personnel de formation, le bilan de compétences ou la validation des acquis de l'expérience.
Enfin, il s'agit d'un moment privilégié d'échange qui doit permettre d'exprimer ses attentes, de connaitre les priorités et besoins de l'entreprise, etc.
Il ne faut surtout pas hésiter à poser des questions, à demander des précisions ou à reformuler les informations. Il faut sortir de l'entretien avec une vision claire de ce qui a été dit.
Il importe également de s'assurer du déroulement de la suite.
Après ...
Définition : Méthodologie pour les employeurs
Trois points essentiels sont à gérer :
Le compte rendu d'entretien : un compte rendu d'entretien attestant de la tenue de l'entretien professionnel doit être rédigé et un exemplaire doit être transmis au salarié. Il permet de préparer les décisions à prendre et de garder une trace écrite pour les entretiens futurs. L'ensemble des acteurs concernés doit être tenu informé des conclusions (service RH, ligne managériale).
Le traitement des résultats : les résultats de l'entretien doivent être traités. Les réponses du salarié, les souhaits et demandes exprimés doivent être étudiés afin de voir s'ils correspondent aux besoins de l'entreprise et sa politique de formation. Enfin, un plan d'action de formation peut être défini ainsi qu'un planning pour les réaliser.
L'information du salarié : l'employeur doit informer le salarié de toute décision prise à la suite de son entretien professionnel et des possibilités de formation.
Conseil : Conseils aux salariés
À la suite de l'entretien professionnel, le salarié reçoit un compte rendu avec les principales conclusions de l'entretien et attestant de sa tenue.
La personne en charge de l'entretien doit ensuite l'informer de la suite donnée à l'échange, notamment si un plan de formation est décidé.