Structure d'un message
Structure identique à tous les messages
Le courriel étant le type de message le plus usité de nos jours, nous nous concentrerons sur la structure et la rédaction d'un mail. Toutefois la structure de base d'un message reste identique à celle d'un courrier classique.
Ce qui diffère principalement le courriel du courrier est la disposition de l'identité de l'expéditeur et de celle du destinataire, ainsi que l'objet du message.
Fondamental :
Dans un courriel, l'expéditeur écrit l'adresse mail du destinataire et l'objet de son message quel que soit le destinataire, c'est-à-dire quel que soit la relation liant les deux personnes. Il est même possible d'envoyer un même message à plusieurs personnes en même temps en remplissant la barre « A », ou de mettre une ou des personnes en copie en utilisant le champ « Cc » (qui signifie Copie Carbone), si l'on souhaite informer ces personnes du message sans attendre une réponse de leur part. Le champ « Cc » différencie en quelque sorte les destinataires « premiers » des destinataires « secondaires », mais le ou les destinataires premiers peuvent voir qui sont les destinataires secondaires s'il y en a.
Le champ « Cci » (Copie Carbone Invisible) permet d'envoyer un mail à un grand nombre de personnes tout en masquant à chacune d'elle la liste des autres destinataires, chacun pense être alors l'unique destinataire.
L'objet du courriel étant à saisir mais reste facultatif.
Dans un simple courrier, le nom et l'adresse de l'expéditeur n'apparaît pas obligatoirement, seule l'identité et l'adresse du destinataire sont mentionnées sur l'enveloppe, hormis dans le cas d'un envoi en accusé-réception ou dans l'en-tête d'une lettre formelle :
L'objet étant quant à lui signifié uniquement dans une lettre formelle.
Exemple : La structure d'un mail
Nous déclinerons ci-dessous les différents composants d'un mail, en donnant des exemples différents empruntés aux trois niveaux de langue.
La formule d'appel
Elle permet d'emblée de connaître le nom du destinataire :
Salut Lala
Bonjour David
Madame Dubois
L'introduction
Elle comporte généralement mais pas obligatoirement une « petite » phrase d'attention de la part de l'expéditeur :
Ça gaze depuis la dernière fois ?
Comment tu vas depuis la dernière fois que nous nous sommes vus ?
J'espère que vous allez depuis notre dernière entrevue.
Elle introduit également l'objet du message :
J'te mail encore parce suis vénère que tu me réponds pas...
Je t'écris une nouvelle fois car je suis énervé que tu ne me répondes pas...
Étonné de votre silence face à l'envoi de mes messages, je me permets de vous contacter à nouveau...
L'introduction permet enfin d'annoncer les différentes parties (idées) qui seront développées dans le corps du message :
Il faut qu'on se capte pour savoir ce qui se passe, c'est parce que je suis parti l'autre fois ou à cause de tes remps, dis...
Il faut que tu me dises ce qui ne va pas, est-ce parce que je ne suis pas resté longtemps la dernière fois ou est-ce à cause de tes parents, explique-moi...
Il est primordial que vous me confiiez l'objet de ce malaise. Est-il dû à mon départ précipité lors de notre dernière entrevue ou est-ce pour raison familiale ? Une explication s'impose...
Le corps du message
Il reste la partie la plus longue puisqu'elle développe les différents thèmes énoncés dans l'introduction. Ces derniers pouvant s'articuler grâce à des articulateurs logiques qui permettent de suivre clairement les idées de l'expéditeur. C'est également le corps du message qui laisse libre cours à l'écriture des émotions :
Preum's - premièrement - en premier lieu, dans un premier temps, d'une part, etc.
Deuxio, de plus, par ailleurs, en second lieu, dans un second temps, ensuite, puis, etc.
La conclusion
Elle annonce la fin du message et résume en quelque sorte l'objet du message, elle peut être annoncée de différentes façons toujours selon le niveau de langue :
Grosso modo, en bref, en résumé, pour conclure, pour finir, enfin, finalement, etc.
Les salutations
Elles peuvent également être très variées selon la relation entre l'expéditeur et le destinataire et le registre de langue utilisé dans le message :
Bisous, bises, à plus, à bientôt, cordialement, bien cordialement, bien à vous, etc. (dans le cas d'un mail formel [ou lettre formelle], nous utiliserons des formules de politesse telle que : « Veuillez agréer, Monsieur Dupond, mes salutations respectueuses ».