Bilan d’événement
Contexte :
Un évènement est essentiellement un outil de communication pour une entreprise. Il a pour but de promouvoir la marque en elle-même, un produit, un service, ou quelconque innovation proposée. Il donne à l’équipe organisatrice une opportunité d’être originale et créative pour attirer l’attention, d’offrir une expérience et un échange direct avec ses consommateurs et bien sûr informer puis fidéliser ses participants.
Un évènement a un grand impact en termes de coût et d’implication d’acteur externe. Sa fluidité d’organisation et la pertinence de ses choix opérationnels sont primordiales. Étudier les conséquences et résultats d’un tel projet permet de quantifier et qualifier les succès de ce dernier. Bien sûr les erreurs et gestions d’imprévus sont aussi un gain, autant pour les futurs évènements, que pour les autres opérations de communication de l’entreprise.
La rédaction d’un bilan est une étape à ne pas négliger : il s’agit d’un dernier effort avant de considérer l'événement comme complètement achevé. De plus, il représente un excellent modèle et point de comparaison pour les analyses de prochains évènements. Cet effort fera la richesse des archives opérationnelles et un contributeur primaire au rayonnement des actions futures de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un bilan d’évènement ?
Définition : Bilan d’évènement
Par définition, un bilan est un résumé de l’état d’une situation, c’est le résultat d’une action ou d’une opération. Un bilan se réalise donc une fois l’évènement terminé. Il réunit les gains, les pertes, les bons et les mauvais déroulements, et toute information pouvant quantifier et qualifier les conséquences de la tenue de l'évènement.
Bien sûr, même si la rédaction du bilan se fait après l'événement, il est important, avant et pendant l’organisation, de noter, générer ou demander les informations pouvant enrichir son contenu. Ces données diffèrent selon le type d’évènement et l’objectif de l’évènement.
La seconde tâche importante sera de trier ces informations, de les présenter dans un ordre de priorité et selon une mise en page pertinente pour le lecteur. Le bilan doit être facile à lire ; les conséquences des choix d’organisation y sont répertoriées et représentent un indicateur de leur efficacité.
Pourquoi faire un bilan ?
À qui et à quoi sert le bilan d’évènement ?
Un évènement est organisé avec des fins précises. Plusieurs agents sont responsables, non seulement de la raison de sa tenue, mais aussi de son bon déroulement. Le bilan de l'évènement bénéficie à ses trois acteurs : les responsables, les partenaires et les convives.
Les responsables : Bien sûr, il s’agit des principaux concernés par le bilan. C’est une représentation écrite du fruit de leur travail. En comparant les différentes décisions prises lors de l’organisation de leurs évènements passés, il leur sera possible de relever celles les plus rentables et appréciées par les destinataires de ces évènements. Ces informations seront utilisées afin d’optimiser l’organisation des futurs projets.
Les informations chiffrées sont à inclure : elles permettent de comparer l’évènement, non seulement à ceux qui précèdent, mais également aux attentes et estimations des organisateurs. Relever ces données de façon quantifiée permet d’établir des croissances / décroissances ou bien des variations.
Les partenaires : Si les organisateurs se suffisaient à eux-mêmes, soit l’évènement ne pourrait pas avoir lieux, soit sa qualité en serait fortement limitée. L’inclusion des acteurs externes et l’apport de leur expertise est indispensable lors de l’organisation d’un évènement marquant.
Eux aussi auront une opinion et un ressenti sur le déroulement : la logistique était-elle fluide ? Ont-ils eu l’opportunité d’être mis en avant ? Ont-ils eu les ressources / la place nécessaire pour réaliser leur prestation ?
Les convives : L’évènement est destiné à établir un lien B2C ou B2B, c’est-à-dire avec des particuliers ou des professionnels. Les actions menées ont pour but d’attirer leur attention, de les sensibiliser sur un sujet, un produit, un projet. Il est important d’évaluer ce qu’ils ont tiré de l'événement. L’accessibilité, l’organisation ou le divertissement sont des critères qu’ils évalueront.
Encore une fois, ces informations sont importantes à quantifier : Combien de visiteurs ? Combien de temps sont-ils restés ? Quels horaires ont vu une forte affluence ? Quels étaient les stands les plus prisés ?
Exemple :
