Choix de rédaction du bilan

L’utilité du bilan dépend de l’implication du rédacteur, de sa volonté de réaliser les analyses adéquates et pertinentes pour le progrès et la mesure de performance de l’évènement. Un bilan bien rédigé est une archive de grande valeur pour les événements futurs, mais aussi pour témoigner de l’attention et de la satisfaction générées par un tel projet.

Si l’organisation d’un évènement est confiée à un prestataire, il est primordial d’analyser si les objectifs fixés ont été atteints. Sinon, est-ce de notre ressort ou celui du prestataire ?

Résultats de récolte des données

Les analyses quantitatives

La fidélité : Ces données portent sur l’engagement des participants à l’échelle de la marque. Ces analyses pourraient être les suivantes :

  • Par quels autres moyens le participant interagit il avec la marque ? (réseaux sociaux, visite des magasins, visite du site, etc.).

  • S’agit-il d’une première visite ? Seconde visite ? Plus de deux visites ?

  • S’agit-il de clients fidèles ou fidélisés par l’évènement ? Le visiteur s’est-il abonné, a-t-il acheté à la suite de l'événement, ou est-ce un abonné / acheteur régulier ?

  • Combien d’abonnements / achats l'événement a-t-il générés ?

  • Combien de personnes, parmi les invitations envoyées, se sont rendues à l’évènement ?

La démographie : Il est important, même avec des données préexistantes, de cerner le profil client intéressé par ce type de dispositif de communication. Est-ce qu’il correspond à votre objectif ?

  • Quel est la tranche d’âge du participant ?

  • Quel est son profil sociodémographique ? Son salaire ? Sa profession ?

  • Le visiteur est venu seul ? En famille ? Entre amis ? Entre collègues ?

La satisfaction : L’interaction du visiteur avec les activités proposées et avec les personnes présentes est génératrice d’intérêt et d’engagement pour l’évènement. Il est tout à l’avantage de l’entreprise d’évaluer la satisfaction du participant afin de répondre à ses attentes. Comme par exemple :

  • Quel est le taux de satisfaction ?

  • Quel est l’affluence par activité proposée durant l’évènement ?

  • Quel est le temps moyen consacré par activité, ainsi que le temps d’attente ?

  • Le visiteur est-il reparti avec un renseignement complet sur le sujet promu ?

  • Quels sont les éléments qui ont retenu l’attention ? Lesquels ont marqué ?

Une fois ces données récoltées, réaliser une représentation visuelle permet de marquer les échecs, tout comme les réussites. Un visuel est plus parlant pour le lecteur : il peut faire ressortir des informations qui pourraient être négligées lorsqu’elles sont présentées à l’écrit.

Exemple

Graphique sur la préférence pour les activités

Note : le buffet a un score relativement faible. Peut-être que la qualité de la nourriture et des boissons proposées n’a pas été à la hauteur des attentes des visiteurs.

Graphique sur l’âge général des convives présent à l’évènement

Note : Il est clair que la majorité des personnes suffisamment intéressées pour assister à l'événement ont entre 18 et 35 ans.

Les analyses qualitatives

Les informations qualitatives sont les questions qui requièrent une rédaction du répondant. Elles sont plus difficiles à récolter puisqu’elles demandent un intérêt suffisant du répondant pour prendre le temps d’y répondre.

Cependant, ces réponses sont une réelle richesse et donnent des points d’amélioration, mais aussi de réussite précise. Afin d’encourager les réponses, ces questions peuvent être posées à la suite d’une question quantitative. Par exemple :

  • Q1 : Quelle a été votre activité préférée ? (Quantitatif)

  • Q2 : Pourquoi ? (Qualitatif).

La présentation d’analyse qualitative peut être une présentation écrite et organisée, des résultats de l'événement :

Analyser ses dépenses

Évaluer le budget

Un indicateur très important est bien évidemment le coût de l'événement. Dans un premier temps, il s’agira de déterminer si le budget alloué en prévision de l’évènement a été surestimé, respecté, ou si les réserves prévues ont été employées.

Ensuite, en comparant, en mettant en lien les dépenses et leur succès pendant l’évènement, il est possible de déterminer si une dépense a été pertinente ou non, si elle sera reconduite ou non lors d'événements futurs.

Dans notre exemple (Graph.1), le buffet semble avoir été peu sollicité. Selon le reste des réponses au sondage, soit les mets proposés n’étaient pas attrayants, soit les visiteurs n’étaient pas intéressés par une collation. Dans les deux cas de figure, il faudra réfléchir, pour les projets futurs, à modifier le budget alloué à la nourriture.

Les budgets sont classés en Revenus et en Dépenses. Ces données chiffrées sont nécessaires pour réaliser une estimation des Retours sur Investissement (ROI). En événementiel, cette information nous est donnée par la formule :

Retour sur investissement = (bénéfice généré - coût de l’évènement) / coût de l'événement

Le bénéfice généré par l'événement peut être estimé de plusieurs façons, selon le contexte et l’objectif de l’évènement : le panier moyen, les ventes sur un produit / service, les ventes supplémentaires, générées à la suite de l’évènement.