Contenu du bilan d’évènement

Données internes

Identifier les ressources existantes

Il est impératif de répertorier ses données avant et pendant l’organisation de l’évènement. Se fier uniquement à ses souvenirs, une fois l'événement achevé, dessert la précision des données.

Méthode

La méthode des 5W peut permettre d’assurer une base d’information complète, et évite d’omettre toute information essentielle à l’analyse de la performance de l’évènement.

WHO : Qui est l’équipe organisatrice ? Qui est responsable des différents aspects du projet ?

WHAT : Qu’est-ce qui est prévu ? Quel est le planning d’organisation ? Quel est le planning des animations ?

Le Gantt Chart est un outil efficace qui génère une archive numérique, pouvant être partagée à l’ensemble de l’équipe. Ce tableau de suivi peut être réalisé simplement sur un tableur Excel, ou encore sur des sites web comme Asana ou Float.

Exemple de l’Option Timeline Asana

Suivre l’organisation du projet permet de reconnaître des configurations de travail qui fonctionnent, ainsi que celles qui nécessitent des modifications pour des raisons d’économie ou d’efficacité.

Ensuite, il est important de concevoir un planning détaillé des animations de vos évènements en mentionnant l’heure et lieu.

  • L’emploi du temps : le plus souvent organisé en créneaux horaires, avec le nom de l’animation, les intervenants et le public visé.

  • Le plan : la localisation d’une animation peut en faire un succès ou un encombrement pour les participants. Demander un plan de la salle et prévoir les espaces nécessaires aux activités prévues est primordial.

Encore une fois, ces informations auront un impact positif ou négatif ; elles doivent être répertoriées pour être analysées.

WHEN : Il est possible que plusieurs dates soient considérées. Plusieurs facteurs influencent la décision finale. Par exemple :

  • Disponibilité des convives,

  • Prix et disponibilité des salles,

  • Disponibilité des prestataires,

  • Temps de préparation nécessaire

La décision finale dépendra de la priorité des facteurs choisis. Ce choix sera évalué une fois l’événement terminé ; il impactera négativement ou positivement l’événement et devra figurer dans le rapport.

WHERE : Comme pour « quand », « où » l'événement aura lieu dépendra de plusieurs facteurs. La décision doit suivre une certaine rationalité et connaître l’intégralité du déroulement de l’évènement.

Ce choix sera donc également évalué à la suite de l’évènement, pour son impact négatif ou positif ; il sera analysé dans le rapport.

WHY : Quelle est la motivation de l'événement ? Il s’agit de connaître les motivations de chacun, sans pour autant s’éloigner du but primaire de l’évènement, causant ainsi la perte des idées initiales.

Dès le début, il est essentiel d’établir des objectifs écrits, et chiffrés, afin d’orienter les décisions concernant le projet.

Par exemple, le but premier peut être la promotion d’un nouveau produit. Ses objectifs chiffrés peuvent être d’atteindre un certain nombre de ventes dans les deux semaines suivant l'événement, de gagner un certain pourcentage d’engagement sur les publications concernant le produit.

Récupérer des données

Un bilan n’est pas parfaitement complet s’il inclut seulement les données existantes. Générer des données sur l’expérience des participants externes (convives et partenaires) donne du sens aux résultats observables. De plus, cela nous empêche de biaiser notre jugement, souvent influencé par nos attentes et par d'éventuels « bruits de couloir ».

Un questionnaire de satisfaction anonyme est le moyen le plus répandu pour collecter des impressions à grande échelle, celui-ci permet d’obtenir un retour honnête et précis. Vous avez à disposition deux types de questions dans un questionnaire :

  • Les questions qualitatives : réponses écrites ou choix multiples ou simples.

  • Les questions quantitatives : des curseurs (exemple : de 1 à 10) ou des classements.

Ensuite, les réponses se font soit par sélection, soit par rédaction. Afin de préserver l’enthousiasme du répondant et d’éviter le sentiment de redondance, il est conseillé d’inclure une majorité de questions à réponse par sélection. Si une question par rédaction est nécessaire, il est possible de la rendre facultative afin de récolter le reste des réponses, plutôt que de risquer l’abandon du répondeur.

Les questions à inclure peuvent porter sur :

  • L’objectif :

    Quels sont les activités / les produits / les innovations qui vous ont marqué ?

    De quel partenaire avez-vous pris connaissance ?

  • La logistique :

    Avez-vous pu visiter tous les stands souhaités ?

    Avez-vous eu toutes les informations que vous recherchiez ?

    Les ateliers étaient-ils faciles d’accès ?

  • La communication :

    Comment avez-vous pris connaissance de l'événement ?

    Qu’est-ce qui vous a convaincu d’assister à l’évènement ?

  • La satisfaction :

    Recommanderiez-vous le produit / la marque / le service à votre entourage ?

    Comment jugez-vous l’originalité de l’évènement ?

Interpréter les données récoltées

Une fois les informations récoltées, il y a plusieurs moyens pertinents de les analyser, de plus à des échelles différentes :

  • Le succès de l'événement même, mesuré par le niveau de satisfaction, l’accessibilité et la qualité des activités.

  • La portée de l'événement comparée aux objectifs établis (nombre de visiteurs, temps de visite, gain de ventes, etc.) et / ou comparée aux évènements passés.

  • La portée de l'événement comparée aux autres moyens de communication. Par exemple, le gain d’engagement client par rapport à une prospection téléphonique, aux publications sur les réseaux sociaux, à une campagne mailing, etc.

Maintenant que les données sont récoltées, triées et classées dans des catégories d’interprétation, il s’agira d’évaluer le succès de l’évènement. Quels sont les indicateurs qui permettent de qualifier l'événement de réussite ?

Définir ses succès

Le succès par échelle

Le succès d’un événement peut être catégorisé afin de pouvoir analyser tous les facteurs déterminants de sa réussite.

Schéma : l’échelle de la réussite d’un évènement

Définition

Affluence : Elle représente le nombre de participants présents à l’évènement. Ces participants peuvent être catégorisés : premiers visiteurs, visiteurs récurrents ou même visiteurs loyaux. Cet indicateur donne une échelle du succès de la campagne de communication et d’invitation. L’affluence permet, pour les évènements réguliers, de déterminer la fidélité générée.

Engagement : Ceci désigne l’interactivité des participants conviés lors de l’évènement : les activités sollicitées, les organisateurs et partenaires interrogées, ou encore les discours ou prestations ponctuelles assistées. Plusieurs points peuvent être relevés pour les futurs évènements : préférence de temps moyen passé sur les stands / activités, types d’activités à forte affluence ou encore décors génèrant des publications de participants sur les réseaux sociaux.

Impression : Il s’agit de recueillir les avis de vos participants sur l’expérience vécues avec vous. Leurs opinions vous permettront d’améliorer la performance de l’entreprise. En outre, elle doit se poser les questions suivantes : a la suite de l’évènement, combien de participants ont été sensibilisés par le produit ou service proposés ? Quelles sont les opinions des participants publiés sur les médias (par exemple les publications et revues sur les réseaux sociaux) ?

Notoriété : Quel est le gain à grande échelle de l’évènement ? Comment l'événement a-t-il influencé la réputation de marque ? Les avis sur la marque, que ce soit sur les plateformes digitales, par le biais du bouche-à-oreille, peuvent être relevés pour témoigner du succès du projet. Noter les taux d’interactions sur les réseaux sociaux de l’entreprise, pour émettre un taux de croissance après l'événement, peut être pertinent.