Opérer un suivi efficace des règlements
Utilité d'un suivi efficace des règlements
La relance des clients est un enjeu fondamental dans une PME puisque la vente est le seul moyen de générer de la trésorerie à travers l'exploitation.
De fait, la gestion doit pouvoir suivre un process fiable et connu de tous pour éviter de ne pas être traitée en l'absence d'un collaborateur.
La procédure être réalisée concomitamment à la création de la société pour permettre au client de connaître les conséquences en cas de non-paiement à la date d'échéance.
Le suivi des relances aura donc pour objectifs de :
Réduire les impayés.
Reconnaître les clients insolvables et mettre en place un suivi de ces clients en limitant ou interdisant la vente à certains clients à hauts risques.
Gérer efficacement la trésorerie de la PME.
Outils de suivi
Balance âgée et lettrage
L'outil de suivi des relances clients est matérialisé à travers la balance âgée. La balance âgée est un document comptable qui reprend les soldes par client et par échéance.
En effet, il faut prendre en compte l'idée que le solde d'un client peut être composé :
De facture dont l'échéance n'est toujours pas arrivée,
De facture dont l'échéance est arrivée.
Or la possibilité de bénéficier de cet outil n'est possible qu'aux seules conditions suivantes :
La fiche client est bien renseignée sur le PGI en termes d'échéance accordée de paiement,
Les factures sont validées au jour le jour,
Les règlements sont saisis au jour le jour à l'aide du rapprochement bancaire et du lettrage.
Le lettrage consiste à pointer une facture avec un règlement, soit en totalité, soit partiellement. En totalité lorsque la facture a entièrement fait l'objet d'un règlement et partiellement lorsque le client vous a réglé qu'une partie de la facture.
Voici un modèle de balance âgée clients :
Clients | Créances totales | Créances échues | Créances à échoir | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
À moins de 30 jours | À moins de 60 jours | À plus de 60 jours | À moins de 30 jours | À moins de 60 jours | À plus de 60 jours | ||
Client 1 | |||||||
Client 2 | |||||||
Client 3 | |||||||
Client 4 | |||||||
Total | |||||||
Gestion des relances
On l'a vu, il est nécessaire de valider une procédure en matière de relance pour deux raisons :
Préserver sa trésorerie,
Permettre au client de savoir ce qui se passe s'il ne s'acquitte pas de sa dette à l'échéance,
Permettre aux relances d'être traitées même en l'absence du collaborateur en charge de cette mission - il s'agit de préserver la continuité du service et de ne pas faire supporter une mission aussi fondamentale et importante par une seule personne. Tous les collaborateurs doivent pouvoir saisir l'importance des relances sur la bonne santé financière de leur entreprise.
Le PGI permet une fonctionnalité qui génère les relances suivant la balance âgée et permet de contrôler toute la procédure en amont de la phase contentieuse.