L'événementiel et les prestataires

Le Blend Web Mix est une conférence axée sur les nouveaux métiers, les nouveaux usages et les nouvelles technologies du web. Cet événement se déroule sur deux jours et propose une programmation riche et dense, composée principalement de conférences et d'ateliers. En quelques chiffres, le Blend Web Mix, c'est :

• 2 jours d'événement (de 9 h à 19 h),

• 2 000 participants (sur les deux journées),

• 3 thèmes : Business, Design, Tech,

• 100 speakers, intervenants, conférenciers,

• 50 animations sur le village partenaire de l'événement (dont des temps de networking).

L'événement est organisé au Centre des Congrès de Lyon, par une équipe composée principalement de bénévoles, spécialisés dans l'événementiel et la communication, la logistique et technique, le marketing, le networking, etc. La baseline de l'événement est : « les deux jours les plus web de l'année ! ».

Analysons l'événement :

• Durée de l'événement : le Blend Web Mix accueille les participants sur 2 journées et sur une amplitude horaire conséquente. Cela sous-entend des besoins en restauration, d'un lieu disponible plusieurs jours (prévoir le montage et le démontage des aménagements et équipements), accessible, agréable et confortable,

• Nombre de participants : cela implique directement un fort besoin en personnel d'accueil et de sécurité, d'un lieu suffisamment grand pour permettre une circulation fluide, des services complémentaires favorisant l'autonomie des participants, une programmation suffisamment remplie pour « occuper » les participants,

• Thèmes, conférences, ateliers : le lieu doit pouvoir proposer de nombreuses salles équipées pour recevoir des groupes comptant 300 comme 20 personnes, il faut recruter des animateurs et conférenciers, leur mettre à disposition des équipements et du matériel,

• Village partenaire : cœur de l'événement, il s'agit de l'endroit où tout le monde passera au moins une fois. Il doit être équipé, aménagé, animé, surveillé.

Nous pouvons d'ores et déjà détecter plusieurs prestations à mettre en place :

• Restauration,

• Support technique (électricité, internet) et logistique (montage et démontage),

• Accueil,

• Sécurité,

• Communication (réseaux sociaux, photo, vidéos, impressions, site internet, programmation),

• Matériel de décoration, de signalétique, équipements de confort, stands,

• Ressources humaines : conférenciers et animateurs,

• Equipements d'accueil, d'hygiène et de sécurité,

• Service de nettoyage.

Reprenons la pyramide de Maslow pour faire le point :

À première vue, il faut tout d'abord sélectionner le lieu de l'événement, en fonction :

• De sa disponibilité,

• De sa capacité,

• Des services annexes compris ou proposés,

• De son prix,

• De son accessibilité.

Le centre des congrès de Lyon a été sélectionné car il remplit toutes les conditions nécessaires à la mise en œuvre de l'événement. Il comprend :

• Plusieurs niveaux de parking,

• Proche des transports en commun,

• Services sanitaires (WC),

• Accès PMR,

• Dispositifs d'affichage et de signalétique,

• Plusieurs salles de conférences et auditoriums équipés du matériel audiovisuel,

• Equipements d'accueil (banques d'accueil, écrans, bornes de files d'attente),

• Equipe de sécurité équipée,

• Espace traiteur avec loge de stockage,

• Electricité et connexion internet (en option),

• Support logistique montage/démontage (en option),

• Service de nettoyage (en option),

• Le lieu est assuré et en règle en matière de mesures de sécurité, d'incendie.

Force est de constater que de nombreuses prestations sont déjà prévues !

Pour la suite, reprenons besoin par besoin :

• Physiologie : se nourrir. Un traiteur doit prendre en charge la partie restauration pour 2 petit-déjeuners, 2 déjeuners, 2 cocktails apéritifs. L'organisateur choisira un prestataire disponible à ces dates, pouvant servir la quantité nécessaire. Ce prestataire met à disposition l'équipement nécessaire, le nombre de serveurs nécessaires, et prend en charge le propre montage et démontage de son espace. Dans un souci écologique et pour satisfaire tous les participants, les produits sont locaux, la vaisselle est recyclable, il y a du choix dans le menu (végétarien, sans gluten) et le prestataire s'engage à gérer au mieux les quantités pour réduire les déchets et éviter le gâchis.

• Appartenance : chaque participant doit venir muni de son badge, pour être identifié. Le staff organisation/support technique/bénévoles/accueil/sécurité est identifiable grâce à des T-shirts. La programmation, la promotion, la communication (même le jour-j) ainsi que l'enquête de satisfaction à la suite de l'événement est gérée par le comité organisateur. Ce comité se charge également de la mise en place du village de l'événement et du recrutement des partenaires qui animeront celui-ci. Chaque partenaire doit s'équiper lui-même de son stand.

• Réalisation : pour répondre à ce besoin, le comité organisateur doit mobiliser plusieurs ressources et faire donc appel à différentes prestations :

  • Matériel technique comme un mur d'écrans pour diffuser en live tous les tweets liés à l'événement → cette prestation est assurée par une marque d'équipements audiovisuels, sous forme de sponsoring.

  • Mobilier et décoration mis à disposition par des partenaires de l'événement.

  • Des imprimeurs ont été sollicités pour l'impression de divers supports print (programmes, flyers, kakémono, signalétique géante).

  • Une équipe de développeurs d'application a été engagée pour proposer aux participants l'application « Swapcard », qui propose à l'utilisateur d'enregistrer son profil, avoir accès aux profils d'autres participants, avoir accès au programme et recevoir des notifications liées à l'événement.

Les prestataires ont été sélectionnés :

• Grâce à des collaborations passées (certains d'entre eux sont fournisseurs attitrés de tel produit ou service pour l'événement),

• Grâce au réseau ou à des recommandations,

• Grâce à une mise en relation préalable (comme de la prospection commerciale).

Deux méthodes ont été mises en place pour évaluer les différentes prestations proposées sur l'événement :

1. Grille interne, remplie par le comité organisateur, afin de « juger » chaque prestation selon le rapport qualité/prix, la disponibilité, la qualité de la relation.

2. Grâce aux différents feedbacks des participants qui ont répondu à l'enquête de satisfaction après l'événement.

À savoir que généralement, les participants se concentrent d'avantage sur :

• La restauration : qualité et quantité de la nourriture

• La connexion internet : débit suffisant ?

• L'ambiance de l'événement

• La qualité des contenus et de la programmation

Admettons que sur 600 feedbacks, 54 % estiment que les quantités liées à la restauration étaient insuffisantes, le traiteur ne sera pas le même pour l'édition suivante !