L'événementiel et les prestataires

Selon l'ANAE (association des agences de communication événementielle), il existe quatre grands types d'événements :

Selon ces types d'événements, des prestations peuvent être nécessaires à mettre en place. Voici les grandes typologies de prestations généralement recherchées pour la mise en place d'un événement :

Par catégories de prestations, voici quelques exemples concrets pour illustrer les types de services que l'on retrouve dans tous types d'événements :

Aménagement et équipement

• Estrades pour événement sportif ou culturel,

• Équipements sportifs (matériel de sport),

• Équipements pour spectacle (décors, costumes, scène, son, lumière),

• Équipements pour soirée dansante (son, lumière, estrade, mobilier),

• Équipements techniques (son, audiovisuel, diffusion, affichage),

• Équipements de restauration (tables, chaises, buffets, bars),

• Aménagement pour festival (tentes, tables, chaises, sanitaires),

• Matériel et aménagement de conférence (banque d'accueil, places assises, banque de restauration, etc.),

• Location de matériel technique (écrans, tablettes, matériel de son et vidéo, etc.),

• Construction complexe sportif pour jeux olympiques (construction pérenne)

• Maintenance jardinage et entretiens divers.

Communication et marketing

• Agence spécialisée relations presse,

• Agence spécialisée organisation d'événement,

• Agence spécialisée team building,

• Agence spécialisée audiovisuel,

• Agence spécialisée web et développement,

• Agence publicitaire,

• Radio, télévision, médias,

• Agence de design,

• Graphistes et directeurs artistiques,

• Autorisations préfecture et collectivités (pour du street marketing par exemple),

• SACEM (droit diffusion musique),

• Sponsor équipements (par exemple matériel sportif),

• Sponsor restauration (boissons ou nourriture),

• Sponsor décoration et mobiliers,

• Sponsor objets et publicité (par exemple dons de lots pour tombola).

Technologie

• Technicien informatique (installation d'un parc informatique),

• Photographe,

• Vidéaste,

• DJ,

• Opérateurs télécom (installation temporaire de distribution internet haut débit),

• Captation vidéo et live,

• Retransmission vidéo,

• Technicien son et vidéo,

• Technicien électrique.

Services

• Hôtes et hôtesses d'accueil,

• Hôtes et hôtesses de distribution,

• Animations culturelles,

• Animations sportives,

• Animations de jeux divers,

• Animations artistiques (chant, danse, théâtre),

• Animations culinaires,

• Animations photos et vidéos (location d'un photobooth),

• Service de billetterie (physique ou en ligne),

• Hébergement hôtelier,

• Hébergement camping,

• Locations privées (AirBnb),

• Hébergement auberges et maisons d'hôte,

• Logistique (livraison, installation, manutention),

• Catering,

• Traiteur,

• Prestataire boissons (création et service de cocktails),

• Sécurité accessibilité,

• Sécurité sanitaire,

• Sécurité et assistance médicale,

• Transfert en taxi, bus ou minibus,

• Transport routier, aérien, ferroviaire.

Autres

• Accréditation pour journalistes,

• Dispositifs de signalétique (matériel, clean tag),

• Assurance organisateur,

• Responsabilité civile professionnelle.

Les agences et chefs de projets événementiels indépendants (freelances) entrent-ils dans la catégorie des prestataires ? C'est bien le cas, pour la simple et bonne raison qu'en tant qu'organisateur, vous leur sous-traitez une partie ou la totalité de la mise en œuvre de l'événement. C'est alors bel et bien de la prestation de services. Vous pouvez confier l'organisation ou la promotion (ou les deux) à une seule ou à plusieurs agences et indépendants.

Les agences et indépendants les plus souvent sollicités sont spécialisés en communication, organisation d'événement, relations presse et publiques et dans le digital (web, développement). Ces prestataires vont globalement gérer un ou plusieurs aspects du projet :

• Gestion de projet globale,

• Logistique et organisation,

• Promotion,

• Coordination le jour-j.

Qu'attendre de votre prestataire le Jour-J ?

• Disponibilité et réactivité,

• Maîtrise absolue du déroulé de l'événement, des autres prestataires, de l'accueil,

• Gestion des risques et éventuels conflits,

• Suivi des différentes étapes de montage et de démontage,

• Gestion du timing,

• En soutien et appui constant.

Le freelance

Ce prestataire, qui n'est autre qu'un chef de projet événementiel indépendant, propose un fonctionnement identique à l'agence. Seul ou accompagné par d'autres prestataires spécialisés (indépendants ou non), le freelance est généralement moins cher qu'une agence, car son TJM (taux journalier moyen) comporte moins de charges.

Le freelance peut également intégrer l'équipe de l'agence. En effet, les agences spécialisées recrutent souvent des prestataires indépendants pour compléter leurs équipes, venant en appui sur un ou plusieurs projets, quand la charge générale de travail se fait lourde. Dans ce cas, le freelance facture ses prestations à l'agence, qui facture au client final. Cela fait toujours partie d'un accord préalablement discuté entre les trois parties.

Pourquoi rechercher des prestataires qui proposent une démarche écologique et des produits ou matériaux éco-conçus ? Car une manifestation a un impact (négatif) sur l'environnement : forte consommation de papier et d'énergie, transports qui favorisent la pollution, nombreux déchets, matériaux non recyclables, etc.

Afin de pallier ce type d'impact, il est nécessaire que tous les acteurs de l'événementiel (dont les clients) en prennent conscience et intègrent automatiquement des solutions écoresponsables dans leurs offres de services.

Pour les prestataires événementiels, proposer des services soucieux de l'écologie et respectueux de l'environnement est un avantage concurrentiel, et propose de fortes valeurs d'engagement et de crédibilité.

Intégrer les exigences environnementales dès la préparation

Les transports :

• Prioriser les transports en commun, le covoiturage, le vélo,

• Bien indiquer l'accessibilité ainsi que ces moyens préconisés sur les supports de communication de l'événement,

• Mettre en place des navettes → solliciter un prestataire,

• Pass transports en commun pendant la manifestation → solliciter l'entreprise de transports en commun pour un partenariat, du sponsoring,

• Livraisons : sélectionner des prestataires favorisant des modes de déplacement doux (comme le vélo).

L'hébergement :

• Sélectionner un prestataire au plus proche du lieu de la manifestation,

• Labellisé environnement si possible.

Lieux d'accueil :

• Sélectionner un prestataire à la démarche volontaire HQE (Haute Qualité Environnementale),

• Eco-construction et éco-gestion,

• Accès PMR (personnes à mobilité réduite) et accessibilité favorisée pour autres handicaps,

• Gestion des déchets (collecte de tri).

Restauration :

• Sélectionner un prestataire en gestion directe,

• Producteurs locaux et de saison,

• Produits bio,

• Commerce équitable,

• Gestion des quantités,

• Recyclage des déchets organiques,

• Vaisselle réutilisable ou compostable.

Matériaux divers :

• Eco-conçus,

• Logistique optimisée,

• Durée de vie optimisée,

• Intégration du cycle de vie des matériaux,

• Matériaux biodégradables,

• Emballages recyclables.

Communication :

• Digitaliser au maximum les supports et outils,

• Prestataire capable de bien évaluer les quantités,

• Sélectionner des prestataires « imprim'vert » pour l'impression de supports.