Essentiel

De nombreux postes liés à l'organisation et à la mise en œuvre d'un événement nécessitent une sous-traitance auprès de professionnels externes et, de préférence, spécialisés en événementiel. Le plus souvent, les organisateurs ont besoin de faire appel à des prestataires en régie, en audiovisuel, en restauration, ou encore pour l'accueil et l'hébergement. D'autres prestations comme l'impression, la décoration et les aménagements ou encore la billetterie sont souvent recherchés.

La première étape dans la recherche de prestataires consiste à rédiger un cahier des charges (ou brief) du projet, mettant en avant les besoins et les ressources à disposition, en apportant les meilleurs détails possibles. Outre la date et la durée de l'événement, il sera essentiel pour de nombreux prestataires de connaître le lieu d'accueil de la manifestation. C'est pourquoi il s'agit du premier devis à valider !

De nombreux outils et plateformes existent sur internet pour mettre en relation les entreprises et les prestataires. Une première sélection peut être faite via ces plateformes et peut être complétée par les sociétés les mieux référencées sur le moteur de recherche Google. Vous pouvez également solliciter votre réseau et recueillir des recommandations, ou encore publier un appel d'offre.

Il est attendu des prestataires d'être :

  • Disponible

  • Réactif

  • Adaptable

  • Soucieux d'une qualité de relation

  • D'apporter une solution au plus proche du besoin présenté dans le cahier des charges

Quand il est question de faire un choix entre plusieurs devis, pour la même prestation, le feeling rentre en jeu. Mais d'autres critères comme la réponse au besoin, le rapport qualité/prix ainsi que les références du fournisseur sont importants à prendre en compte.

Une fois l'événement passé, il est primordial de dresser un bilan des prestations de services qui ont été sélectionnées. Pour être au plus proche de la réalité, il est intéressant de récolter l'avis des participants. Rester ouvert aux offres sur le marché permettra également d'améliorer la prochaine édition de l'événement et d'appréhender sereinement les étapes de recherche et de sélection des différents prestataires.