L'événementiel et les prestataires

Le point de départ est identique pour toutes les étapes de mise en œuvre d'un événement : il s'agit de partir des besoins et de les lister, afin d'avoir une première vue d'ensemble.

Ensuite, il est question de définir comment acheter des prestations et les négocier auprès de leurs fournisseurs respectifs :

Généralement, on ne sélectionne pas le « premier venu ». Suivant la prestation attendue, il est primordial de procéder à un benchmarking (même pour ne mettre en concurrence que deux ou trois prestataires) afin d'étudier la disponibilité, le rapport qualité/prix, le relationnel. Ensuite, il faut préparer le premier échange (sous forme de rendez-vous téléphonique ou en présentiel). Afin de préparer l'entretien avec le fournisseur, il est question de connaître :

Comment n'oublier aucune prestation nécessaire à la mise en œuvre de l'événement ?

Répondre aux besoins humains selon la pyramide de Maslow

Comment trouver des prestataires (coordonnées) ?

• Pour les lieux événementiels, vous pouvez utiliser l'outil Bedouk,

• Pour les agences, vous pouvez utiliser les annuaires comme Intermedia.

Autres outils :

• Google (référencement)

• Réseau

• Bouche à oreille

• Plateformes spécialisées

Préparer la relation avec les prestataires et fournisseurs : il est important de tout savoir (ou presque) d'eux, afin d'anticiper les situations, de mieux gérer la relation et la négociation, et de créer une relation de confiance entre les deux parties. Pour tout savoir, que dois-je savoir ?

Comment convenir et assurer la prestation ?

• Réserver : un transport, un lieu, un hébergement, un traiteur, à une date et un tarif précis ! Par pose d'option (pour laquelle il faut répondre à une date imposée par le fournisseur) ou par validation directe (écrite, par email).

• Contractualiser : rédiger en fonction des conditions de chaque partie et Conditions Générales de Vente du prestataire. Certains éléments du contrat (dates de prestation, livrables attendus, prix) doivent être négociés au préalable.

• Facturation : les conditions de règlement doivent être annoncées en toute transparence et respectées par le client. Généralement, il faut procéder au règlement d'un acompte de la prestation pour la valider, et régler le solde en fonction des conditions (à réception, à 30 jours, à 45 jours). Afin d'assurer une relation transparente et saine jusqu'au bout, si le client rencontre des difficultés de trésorerie, mieux vaut prévenir !

Apprendre à évaluer les prestations, ou à anticiper une réponse qualitative à certains critères, pour choisir le bon prestataire au bon prix ! Pour cela, deux grilles d'évaluation peuvent s'avérer utiles pour vous aider dans votre choix :

Grille d'analyse multicritères (exemple)

Grille de satisfaction fournisseurs : l'objectif est d'obtenir un score en pourcentage, pour chaque fournisseur évalué. Nous partons du principe que si le score obtenu est inférieur à 65 %, il faut changer de fournisseur sans se poser de question. Si un même score oppose plusieurs fournisseurs, sélectionnez celui qui a le score le plus élevé en fonction du critère le plus important pour vous. Sinon, poursuivez vos collaborations avec des fournisseurs dépassant les 65 % !