Concevoir le tableau de bord

Contexte

Votre tableau de bord sera le pilier du suivi de votre activité et de votre performance. Outil de reporting et d'aide à la décision, il vous accompagnera au quotidien.

Dans ce cours, nous allons voir comment concevoir et réaliser un tableau de bord simple, visuel et efficace à l'aide du tableur Microsoft Excel.

Nous aborderons la préparation des données sources puis, à l'aide de quelques formules de calcul simples et des graphiques proposés par Excel, nous construirons pas à pas un tableau de bord de pilotage.

Voici le fichier qui a servi à la réalisation du tableau de bord final :

Rôle du tableau de bord

Un tableau de bord, c'est un outil de pilotage. Il permet de faire un état des lieux de votre projet ou de votre activité, à un moment donné. Également outil d'aide à la décision, en vous permettant d'estimer la trajectoire sur laquelle vous vous trouvez, il vous aidera à faire les bons choix pour garantir au mieux l'atteinte des objectifs de votre projet.

Une fois construit, le tableau de bord contribue :

  • À donner au manager une vision réelle et fiable de l'état du projet ou de l'activité,

  • À guider ses décisions dans la définition de mesures correctives,

  • À communiquer sur l'état du projet ou de l'activité, en alimentant une communication ascendante pour le reporting, descendante pour le management.

Attention

Il faut noter que votre tableau ne doit pas conduire à une perte de temps : une fois construit, vous devrez tout mettre en œuvre pour que son alimentation en données ne soit pas trop laborieuse et ne vienne pas dégrader votre productivité.

C'est un outil pour faciliter l'activité et améliorer vos performances, pas pour rendre votre quotidien plus fastidieux.

Concevoir avant de réaliser

Ne vous jetez pas tête baissée dans la réalisation de votre tableau de bord. Sa conception n'est pas à négliger ; elle vous permettra de limiter vos tâtonnements et de rendre sa fabrication plus rapide et efficace.

La construction d'un tableau de bord se fait au travers de plusieurs étapes :

La définition des objectifs liés à votre stratégie, l'établissement d'objectifs opérationnels sont un préalable incontournable. Les objectifs rédigés de façon SMART impliquent la définition de critères mesurables, liés à des indicateurs spécifiques.

Exemple

Prenons un exemple simple que nous développerons dans la construction de notre tableau de bord. Notre but : assurer le suivi d'un projet en s'assurant de respecter les objectifs opérationnels de coût, qualité et délai.

Le tableau de bord construit devra nous y aider en nous permettant de visualiser rapidement l'état de notre projet et de savoir à tout moment notre progression en termes de réalisations, de temps passé et de temps restant, et de coûts (constitués essentiellement par les ressources humaines mobilisées et le budget consacré aux achats complémentaires).

Pour que notre management soit plus efficace, nous devrons également surveiller la motivation de l'équipe et sa mobilisation.

Remarque

Un fichier Excel avec les données à saisir vous est fournit dans l'introduction de l'auto-évaluation.

Les indicateurs feront l'objet d'une sélection méticuleuse pour identifier les plus pertinents. Chacun devra faire l'objet d'une qualification spécifique pour identifier sa fiabilité et sa fréquence d'actualisation notamment.

Exemple

Dans notre exemple, nous allons sélectionner les indicateurs suivants :

  • Pour l'avancement du projet :

    • Nombre de tâches réalisées / en cours / restantes,

    • Pourcentage des tâches achevées,

    • Pourcentage de temps consommé,

    • Nombre de jours restants,

    • Projection de la date de fin du projet,

    • Indicateur de retard / d'avance.

  • Pour le suivi des ressources (coût) :

    • Effort consommé par ressource (en jours / homme),

    • Nombre de j / h disponibles par ressource,

    • Évolution du temps passé par ressource / au global,

    • Budget consommé / disponible.

  • Pour le suivi de la motivation de l'équipe :

    • Nombre de tâches en cours vs. nombre de tâches maximales,

    • Évolution du nombre de tâches ouvertes dans le temps (évaluation de la tendance),

    • Météo d'équipe (échelle de 1 à 5),

    • Évolution de la météo d'équipe dans le temps (évaluation de la tendance).

    L'ensemble de ces indicateurs sera relevé quotidiennement par le pilote du projet qui devra alimenter le tableau de bord.

  • Pour limiter l'effort de saisie, le pilote du projet devra saisir chaque fin de journée :

    • Le nombre de tâches ouvertes et de tâches terminées,

    • Le niveau d'humeur de chaque collaborateur (valeur de 1 à 5),

    • Les temps consommés par collaborateur,

    • S'il y a lieu, le montant des achats du jour.

Ces quatre types d'information suffiront à construire tous les indicateurs prévus dans notre tableau de bord.

La conception du tableau de bord sert à savoir ce qu'on va réaliser. N'hésitez pas à abandonner votre écran un moment. Prenez une feuille de papier, un crayon et dessinez grossièrement la composition de votre tableau de bord. Imaginez comment vos indicateurs devront être représentés pour en faciliter la consultation et la bonne compréhension.

Exemple

Poursuivons sur notre exemple.

Voici à quoi pourrait ressembler notre tableau de bord pour le suivi opérationnel d'un projet :

  • Le bloc 1 représentera l'avancement du projet. Nous avons choisi le nombre de tâches réalisées comme indicateur de progression (axe qualité). On en représente l'historique à gauche en affichant l'objectif cible et la progression estimée. À droite, deux anneaux présenteront de façon conjointe le pourcentage de tâches achevées et le pourcentage de temps consommé (axe délai). Je choisis d'associer ces deux indicateurs, car ils m'informent sur une notion essentielle : suis-je en avance ou en retard ?

  • Le bloc 2 se concentre sur les ressources nécessaires à mon projet. Deux graphes en barres représenteront le consommé / disponible en termes de profils (ressources humaines). Un indicateur sera ajouté pour représenter le budget (achats complémentaires aux ressources humaines). On le représentera sous forme de secteurs. Ces représentations témoignent de l'axe coût de mon projet.

  • Le bloc 3 est dédié à l'équipe. On va représenter ici deux éléments importants : le nombre de tâches en cours, afin d'éviter les surcharges de l'équipe, et la météo d'équipe pour représenter le moral des troupes. Le premier sera matérialisé par une jauge afin d'alerter quand on s'approche de la capacité maximale de l'équipe. Le second sur une échelle d'humeurs. Entre les deux, on indiquera une historisation sous forme de courbes de ces deux indicateurs afin de prendre conscience de la tendance de ces deux indicateurs dans le temps.

La construction du tableau de bord en tant que tel, qui fait l'objet de ce cours. De nombreuses solutions de visualisation sont proposées sur le marché. Nous utiliserons une solution simple et accessible : un tableur, en l'occurrence Microsoft Excel.

Tableur comme support du tableau de bord

La maîtrise des suites bureautiques est indispensable dans tous les domaines et pour la plupart des métiers. Parmi ces outils, le tableur est un incontournable. Il sera notre pivot dans la saisie des données, leur consolidation et leur présentation afin de pouvoir les exploiter utilement.

Exemple

Une fois la construction terminée, voici le résultat que nous obtiendrons dans Excel :

Le tableau de bord se mettra à jour automatiquement, au fur et à mesure de la saisie des données. Cette représentation nous permettra d'aborder les types de données essentiels, quelques formules de base et les principaux modes de présentation via les graphiques proposés par Excel.

Dans ce cours, nous utiliserons Microsoft Excel. Vous pourrez facilement transposer les principes que nous allons vous présenter dans un autre tableur comme Sheets de la suite G Suite de Google. Notez toutefois que certaines représentations graphiques (comme les graphiques combinés) devront être adaptées.