Digitalisation et onboarding

Intranet collaboratif et plateformes de e-learning

Définition

Le process de onboarding, c'est-à-dire d'intégration d'un nouveau collaborateur, doit contribuer à transformer ce dernier en un membre à part entière et totalement opérationnel de l'entreprise. Il s'agit donc d'une étape stratégique, sans doute la plus longue du process de recrutement, conçue pour :

  • Accueillir et fidéliser les nouveaux,

  • Confirmer leur décision de s'engager pour l'entreprise,

  • Les intégrer aux valeurs internes,

  • Et leur permettre de contribuer le plus rapidement possible aux résultats de l'organisation.

Étape d'autant plus stratégique quand on sait que presque 20 % des collaborateurs nouvellement embauchés ne seront plus dans l'entreprise à l'issue de leur période d'essai (selon la DARES). Quel coût, financier, humain et social, pour l'entreprise, qu'un bon process d'intégration doit être en mesure de très largement réduire.

63 % des entreprises disent avoir mis en place un intranet collaboratif, c'est-à-dire une plateforme interne permettant un partage d'informations et un échange entre collaborateurs et nouveaux embauchés. Outre les infos RH, on y retrouve des annuaires sous forme de « qui fait quoi », ou « qui contacter sur tel ou tel sujet », des vidéos, des témoignages, etc.

Ainsi, et avant même l'arrivée du collaborateur dans l'entreprise, celui-ci va pouvoir accéder à un portail où il trouvera :

  • Tous les documents et informations internes dont il peut avoir besoin (qu'ils contiennent des éléments RH, financiers ou informatiques), voire qui seront échangés avec des organismes extérieurs (contrat, RIB, DUE, etc.),

  • Des informations sur l'organisation concrète de son arrivée (code vestimentaire, vidéo de bienvenue, déjeuner équipe, programme de rendez-vous et de formations, etc.),

  • La possibilité de personnaliser sa « mini-bio » pour qu'elle soit communiquée aux autres membres de l'équipe, et favorise ainsi la prise de contact et les échanges ultérieurs,

  • Etc.

Dans le même temps, 1 entreprise sur 2 aurait mis en place aujourd'hui des plateformes de e-learning, destinées aux collaborateurs dans leur ensemble, et aux nouveaux en particulier : des simples tutoriels aux vidéos de témoignage, en passant par des vrais parcours de formation métier sous forme de MOOC (Massive Open Online Courses) ou de COOC (Corporate Online Open Courses), ces plateformes seront plus ou moins sophistiquées en fonction de la taille et des enjeux de l'entreprise.

Digitalisation du process d'intégration

Complément

Mais au-delà de ces solutions digitales déjà un peu anciennes que sont les intranets et les solutions de e-learning, les entreprises ne sont guère allées plus loin aujourd'hui, alors que d'autres solutions existent.

Par exemple, le Réseau Social d'Entreprise (ou RSE), qui va bien plus loin que l'intranet collaboratif, ne serait mis en place que par 1/3 des entreprises : il s'agit d'un outil collaboratif aux multiples fonctionnalités, telles que la messagerie instantanée, la gestion de projets, l'organisation et le pilotage de groupes de travail, le partage de fichiers, ou encore l'organisation d'événements. Parmi d'autres, Facebook a d'ailleurs développé sa propre solution en la matière : « Workplace by Facebook ».

La marge de progrès est forte sur ce sujet si l'on en croit les chiffres ci-dessous :