Définir les missions à l’aide d’une fiche de poste
Contexte :
Souvent confondue avec une offre d’emploi, la fiche de poste est un outil de communication et de gestion RH très utile en entreprise. Mais qu’est-ce qu’une fiche de poste, à qui et à quoi sert-elle ? Quelle est la différence avec un profil de poste et quel est son contenu ? Comment la fiche de poste est utile pour le manager, le salarié et le service RH ? Vous découvrez l’utilité de la fiche de poste dans ce cours.
Le secteur de l’hôtellerie comprend de nombreux métiers. L’organisation du service réception varie selon la taille et le standing d’un hôtel. Quels sont les différents postes de réception ? Comment rédiger des fiches de poste réceptionniste et chef de réception ?
Fiche de poste : définition et objectifs
Définition : Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
La fiche de poste est en quelque sorte la carte d’identité d’un emploi au sein d’une structure. Remise en général lors de la signature du contrat de travail et régulièrement actualisée, elle décrit les fonctions et responsabilités d’un salarié, quels que soient la nature de son contrat de travail (CDD, CDI, etc.) et son statut (employé, cadre, etc.). Toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de la mission y sont précisées.
À qui et à quoi sert la fiche de poste ?
La fiche de poste est utile au salarié à son arrivée dans l’entreprise pour connaître ses missions, ses objectifs et son positionnement dans l’organigramme. En cours de carrière, elle valorise l’évolution de ses missions et précise les critères sur lesquels il sera évalué par son supérieur hiérarchique en fin d’année.
Pour le manager, la fiche de poste aide à mieux organiser le travail dans l’équipe en formalisant le rôle et les responsabilités de chaque employé. Elle lui sert aussi de base pour mener les entretiens annuels d’évaluation et suivre les évolutions possibles de chaque poste. Elle permet aussi de régler ou éviter les conflits éventuels dans une équipe, en indiquant précisément les missions de chacun.
Enfin, la fiche de poste facilite, pour les ressources humaines, le recrutement et l’intégration du personnel. Elle sert notamment à identifier les caractéristiques d’un poste, les compétences et qualités requises. Cet outil aide aussi à gérer la carrière des collaborateurs et à identifier leurs besoins en formation.
Fiche de poste, une obligation ?
La loi n’impose aucune obligation de réaliser une fiche de poste. Souvent demandée par les salariés, elle est utilisée dans les entreprises comme un outil de communication et de gestion RH :
En interne, elle sert de base aux employés et leur supérieur hiérarchique pour échanger et faire un bilan de l’année, évoquer d’éventuelles difficultés et définir des objectifs pour l’avenir. En externe, son contenu est souvent repris dans les offres d’emploi à pourvoir.
Pour la gestion du personnel, elle permet de clarifier l’organisation du travail dans une équipe en précisant les responsabilités et missions de chacun.
Attention :
La fiche de poste ne peut pas « contredire » des éléments essentiels figurant dans le contrat de travail, comme la rémunération ou le nombre d’heures travaillées. Les mentions discriminatoires ou abusives seront également sanctionnables, comme l’indication d’un âge ou d’un sexe préférable, d’un type de physique ou d’un état de santé souhaitable, etc.
Contenu de la fiche de poste
Attention : À ne pas confondre avec le profil de poste !
Il faut bien différencier la fiche de poste du profil de poste. La fiche de poste décrit les missions telles qu’elles sont effectuées concrètement : c’est une photographie d’un poste à l’instant T. Alors que le profil présente les missions telles qu’elles devraient être réalisées dans l’idéal et le profil du candidat parfait (dans le cadre d’un recrutement par exemple).
Que contient la fiche de poste ?
Étant donné qu’aucune loi n’impose ni ne réglemente la fiche de poste, son contenu et sa forme sont libres. Pour être utilisée facilement, la fiche de poste doit être synthétique : une à deux pages sont conseillées. Elle comprend généralement les éléments suivants :
Intitulé du poste,
Rattachement hiérarchique : position dans l’organigramme et relations avec les autres postes
Description des missions, objectifs et résultats attendus
Moyens attribués au salarié pour exercer ses fonctions
Compétences et qualités nécessaires
Conditions d’exercice du poste : lieu, horaires, rémunération, etc
Difficultés du poste et risques professionnels encourus.
Cette liste n’est bien sûr pas exhaustive, elle peut être adaptée en fonction des besoins et inclure également les possibilités d’évolution, les accords d’entreprise, etc.
Comment rédiger une fiche de poste
Rappel : Qui rédige la fiche de poste ?
La fiche de poste peut être rédigée par le service des ressources humaines, le supérieur hiérarchique direct voire le salarié lui-même. Parfois, le salarié et son supérieur l’élaborent individuellement avant de mettre leurs éléments en commun pour aboutir à une fiche de poste. Celle-ci est généralement validée par un supérieur ou un responsable RH.
Méthode :
La description du poste doit être précise, tout en étant concise. Commencez par lister les différentes tâches : accueillir les clients, encaisser les règlements, etc. Ne cherchez pas à tout dire : sélectionnez et hiérarchisez les éléments essentiels. Réactualisez la fiche périodiquement en cas d’évolution des missions, notamment au cours de l’entretien annuel.
