Les éléments d'un document juridique

Il convient, dans un premier temps, de rappeler les différents types de documents juridiques auxquels vous allez être confrontés dans votre métier de secrétaire juridique.

• Les documents administratifs sont des actes juridiques pris par les représentants de l'État, tels qu’un arrêté préfectoral interdisant l’ouverture d’un magasin le dimanche ou la délivrance d'une pièce d'identité par une mairie.

• Les documents législatifs sont les textes de lois votés par les membres du Parlement, savoir à l'Assemblée nationale pour les députés ou au Sénat pour les sénateurs.

• Les actes juridictionnels sont quant à eux, les actes pris par le pouvoir judiciaire, c’est-à-dire par les juges ou leurs auxiliaires (greffier, juge d’instruction, procureur) lors des procédures devant les tribunaux.

• Les derniers des documents juridiques abordés ici sont les contrats. Ceux qui lient une personne privée à l’État ou à un de ses représentants sont soumis aux règles de droit public. Les autres contrats, ceux liant les personnes de droit privé entre elles, sont réglementés par le Code civil. C'est principalement à eux que nous allons nous intéresser dans le cadre de ce cours, car ce sont ceux que les secrétaires juridiques sont le plus souvent amenés à rédiger ou à contrôler.

Dans le cadre de la création de document juridique ou de leur vérification, il convient de vérifier toutes les informations relatives au fond des documents juridiques, c’est-à-dire à leur contenu. Pour cela, il faut vérifier les différentes clauses présentes aux contrats.

Les premières clauses à vérifier dans un contrat sont souvent relatives à l’identité des parties à l’acte.

Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, c’est-à-dire un individu, il convient de vérifier son état civil complet, à savoir, ses prénoms (s’il en a plusieurs), son nom de naissance et le cas échéant son nom d’usage (le plus souvent il s’agit du nom d’épouse, pour les femmes mariées) ainsi que ses date et lieu de naissance. Cette vérification se fait le plus souvent par le biais d’une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité ou passeport) ou un extrait d’acte de naissance pour les documents notariés. Il est utile également de vérifier l’adresse des parties, d’une part pour s’assurer que la correspondance arrive bien et d’autre part, car elle peut avoir une incidence sur la compétence territoriale, c’est-à-dire sur le lieu du tribunal qui sera saisi en cas de litige entre les parties.

Lorsqu’il s’agit d’une personne morale, c’est-à-dire un groupe de personnes physiques réunies dans un intérêt commun (par exemple une société civile immobilière), il convient de vérifier la dénomination de la personne, l’adresse de son siège social, la date et le lieu de sa création, l’enregistrement de ses statuts le cas échéant et enfin le numéro d’immatriculation auprès de Registre du Commerce et des Sociétés (numéro SIREN). Toutes ces informations figurent sur l’extrait K-BIS d’une société ou sur le répertoire SIRENE délivré par l’INSEE.

Lorsqu’une personne morale prend parti à l’acte, il faut vérifier quelle personne physique détient l’habilitation à signer les actes pour cette personne morale, c’est-à-dire qui est autorisé à la représenter. En effet, une personne morale ne peut pas signer physiquement un acte, elle doit être représentée par une personne physique. Le plus souvent, il s’agit du gérant de la personne morale, qui détient ses pouvoirs des statuts de la société depuis sa création. Parfois, il peut s’agir d’un membre de l’organe dirigeant qui a reçu délégation de pouvoir lors d’un conseil d’administration ou d’une assemblée générale.

La plupart des contrats, mais d’autres documents juridiques également comme les attestations ou les procurations, peuvent contenir des clauses relatives aux échéances. Les échéances sont les points de départ des obligations ainsi que la date à laquelle elles vont s’éteindre. Il faut y faire attention car la date de signature d’un contrat n’est pas obligatoirement la date à laquelle il commence.

Les clauses de renouvellement de contrat sont fréquentes dans les contrats de travail à durée déterminée bien sûr, mais aussi dans les baux d’habitation et commerciaux ou les contrats de prestations de services. Le contrat de bail ou le contrat d’assurance, quant à eux, se renouvellent généralement, par tacite reconduction. Cela signifie que, si aucune des parties ne dénonce le contrat avant la fin, il est renouvelé pour la période initialement prévue.

Un des enjeux essentiels du droit des contrats est la sécurité financière. Il est donc indispensable de porter une attention toute particulière aux clauses relatives au prix. En effet, dans tous les cas, il faut vérifier si le montant est correct et s’il est bien indiqué en euros pour les contrats de droit français (ou vérifier la conversion s’il est dans une autre monnaie). Dans un contrat, le prix doit être indiqué à la fois en chiffres et en lettres. Il convient enfin de vérifier, si le contrat s’y prête, s’il est indiqué « Toutes Taxes Comprises » (TTC) ou « Hors Taxe » (HT), comme c’est souvent le cas pour les contrats entre professionnels.

Les clauses relatives au prix incluent souvent la possibilité d’une révision de prix, à la date anniversaire du contrat, lorsque le contrat s’échelonne sur plusieurs années et se renouvelle par tacite reconduction, comme dans le cas des contrats de location à usage d’habitation ou le contrat de transport de marchandises dans l’exemple ci-dessous. Il comporte alors un indice de base qui permet de réévaluer le montant initialement prévu au contrat.

Nous avons vu que le contrat à durée déterminée prévoit dès la signature une date extinctive à laquelle les obligations de chaque partie s’arrêtent. Lorsque la durée du contrat n’est pas précisée dès le départ, il convient de vérifier les clauses qui permettent à chacune des parties d’y mettre fin. En effet, en vertu du principe de l’autonomie de la volonté, principe fondateur de la liberté contractuelle, chacun doit pouvoir mettre fin à un contrat. Pour sécuriser cependant l’activité économique et juridique d’un pays, il convient de prévoir les modalités associées à la fin du contrat. Il faut donc vérifier si, dans le contrat, figurent des clauses relatives à la possibilité de dénoncer le contrat pour lui permettre de prendre fin, à l’initiative de quelle partie et sous quelle forme. On parle alors de rupture de contrat, précédée généralement d’une période de préavis.

Le dernier point à vérifier, en ce qui concerne les règles de fond des documents juridiques, est l’existence ou non de clauses particulières. En effet, en vertu du principe de liberté contractuelle (article 1102 du Code civil), chacun est libre de déterminer le contenu d’un contrat, à condition que son cocontractant l’accepte et qu’il s’inscrive dans le respect des règles d’ordre public. Ainsi, dans de nombreux contrats, il peut y avoir des clauses particulières qu’il convient de se faire expliquer pour vérifier si elles respectent la loi française.

En droit, la forme est aussi importante que le fond et certains procès sont perdus en raison de l’absence d’un élément de forme telle qu’une signature sur un document juridique. Il va sans dire que la vigilance est donc de mise. Si les éléments de fond seront très souvent contrôlés par les juristes, les éléments de forme sont du ressort quasi exclusif de la secrétaire juridique dans le monde des affaires.

À ce titre, il convient de vérifier l’existence d’un certain nombre d’éléments. Comme nous venons de l’indiquer, le premier élément à vérifier est la présence de la signature des parties. La signature est souvent apposée en dernière page, avec mention du nom du signataire et de la date et du lieu où il signe. Il peut être demandé au signataire de mentionner la fonction au titre de laquelle il signe.

Les pages d’un contrat comportent de nombreuses clauses auxquelles le secrétaire juridique doit faire attention, tout comme les parties qui signent le contrat. Ainsi, pour justifier que toutes les pages du contrat ont été lues dans leur intégralité, il est prévu que les parties paraphent chacune des pages. Il s’agit alors pour elles, d’apposer leurs initiales au bas de chaque page. Cela valide la lecture et l’approbation des clauses du contrat.

Les parties ne pourront pas remettre en cause les clauses contractuelles devant le juge si le contrat est dûment signé et toutes les pages paraphées.

De plus, certains contrats ou documents juridiques tels que les procurations nécessitent la rédaction de mentions manuscrites. Il s’agit alors pour le cocontractant de reproduire à l’écrit des mentions particulières pour assurer qu’il a bien pris connaissance de ses droits et de la portée de ses actes.

Enfin, certains contrats ou documents juridiques nécessitent d’être enregistrés, publiés ou communiqués aux parties pour recevoir pleine et entière exécution.

C’est le cas notamment des statuts de sociétés qui doivent être enregistrés au centre des finances publiques, pôle enregistrement, du lieu du siège social de la société, avant qu’une annonce légale constatant la création de la société soit publiée dans un journal d’annonces légales.