Mentions incontournables auxquelles être attentif sur les documents juridiques courants
Contexte :
Dans le cadre de vos activités de secrétariat juridique, vous serez amenés à porter une attention toute particulière, aux documents que vous rédigez mais également à ceux que vous recevez et que vous pouvez être amenés à contrôler, en votre qualité de conseil juridique.
L’objectif de ce cours est de vous apporter des connaissances juridiques sur les mentions obligatoires qui doivent figurer dans un certain nombre de documents que vous serez amenés à utiliser, voire à créer en tant que secrétaire juridique. Ceci doit vous permettre, à la fois d’identifier les partenaires avec lesquels, il est sûr pour votre entreprise de travailler mais également de vous sensibiliser aux mentions légales qu’il est impératif de reproduire dans vos documents juridiques.
À l’issue de ce cours, vous repérerez immédiatement les mentions obligatoires présentes ou manquantes sur tous les documents juridiques, en ce compris les documents commerciaux et serez sensibilisés aux enjeux de leur absence sur lesdits écrits.
Différentes catégories de documents juridiques
Rappel :
Le métier de secrétaire juridique va vous mettre au contact de tous types de documents juridiques. Quand on parle de documents juridiques, on entend ici tout document entraînant des conséquences juridiques pour son auteur.
Il convient, dans un premier temps, de rappeler les différents types de documents juridiques auxquels vous allez être confrontés dans votre métier de secrétaire juridique.
Les documents administratifs sont des actes juridiques pris par les représentants de l'État, tels qu’un arrêté préfectoral interdisant l’ouverture d’un magasin le dimanche ou la délivrance d'une pièce d'identité par une mairie.
Les documents législatifs sont les textes de lois votés par les membres du Parlement, savoir à l'Assemblée nationale pour les députés ou au Sénat pour les sénateurs.
Les actes juridictionnels sont quant à eux, les actes pris par le pouvoir judiciaire, c’est-à-dire par les juges ou leurs auxiliaires (greffier, juge d’instruction, procureur) lors des procédures devant les tribunaux.
Les derniers des documents juridiques abordés ici sont les contrats. Ceux qui lient une personne privée à l’État ou à un de ses représentants sont soumis aux règles de droit public. Les autres contrats, ceux liant les personnes de droit privé entre elles, sont réglementés par le Code civil. C'est principalement à eux que nous allons nous intéresser dans le cadre de ce cours, car ce sont ceux que les secrétaires juridiques sont le plus souvent amenés à rédiger ou à contrôler.
Texte légal :
Article 1100-1 du Code civil : « Les actes juridiques sont des manifestations de volonté destinées à produire des effets de droit. Ils peuvent être conventionnels ou unilatéraux.
Ils obéissent, en tant que de raison, pour leur validité et leurs effets, aux règles qui gouvernent les contrats ».
Exemple :
La rédaction d’un contrat de bail, du procès-verbal d’une assemblée générale ou des statuts d’une société sont des documents de droit privé.
Mentions de fond et de forme auxquelles être attentif
Les mentions relatives au fond, au contenu des documents juridiques
Dans le cadre de la création de document juridique ou de leur vérification, il convient de vérifier toutes les informations relatives au fond des documents juridiques, c’est-à-dire à leur contenu. Pour cela, il faut vérifier les différentes clauses présentes aux contrats.
Définition :
Une clause est une ou plusieurs phrases présentes dans le corps d’un acte juridique qui contiennent les droits et les obligations des parties à l’acte.
Exemple :
Voici des clauses qui pourraient contenir un contrat de transport de marchandises :
Article 1 : le présent contrat a pour objet le transport routier de marchandises,
Article 2 : les envois concernés par l’application de ce contrat seront remis par l’entreprise P. à l’entreprise R.
Les premières clauses à vérifier dans un contrat sont souvent relatives à l’identité des parties à l’acte.
Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, c’est-à-dire un individu, il convient de vérifier son état civil complet, à savoir, ses prénoms (s’il en a plusieurs), son nom de naissance et le cas échéant son nom d’usage (le plus souvent il s’agit du nom d’épouse, pour les femmes mariées) ainsi que ses date et lieu de naissance. Cette vérification se fait le plus souvent par le biais d’une pièce d’identité en cours de validité (carte nationale d’identité ou passeport) ou un extrait d’acte de naissance pour les documents notariés. Il est utile également de vérifier l’adresse des parties, d’une part pour s’assurer que la correspondance arrive bien et d’autre part, car elle peut avoir une incidence sur la compétence territoriale, c’est-à-dire sur le lieu du tribunal qui sera saisi en cas de litige entre les parties.
Lorsqu’il s’agit d’une personne morale, c’est-à-dire un groupe de personnes physiques réunies dans un intérêt commun (par exemple une société civile immobilière), il convient de vérifier la dénomination de la personne, l’adresse de son siège social, la date et le lieu de sa création, l’enregistrement de ses statuts le cas échéant et enfin le numéro d’immatriculation auprès de Registre du Commerce et des Sociétés (numéro SIREN). Toutes ces informations figurent sur l’extrait K-BIS d’une société ou sur le répertoire SIRENE délivré par l’INSEE.
Exemple : Le relevé du répertoire SIRENE de la SCI CALGENS
![](../res/element-document-juridique-im1_1.png)
Source : Pappers
Lorsqu’une personne morale prend parti à l’acte, il faut vérifier quelle personne physique détient l’habilitation à signer les actes pour cette personne morale, c’est-à-dire qui est autorisé à la représenter. En effet, une personne morale ne peut pas signer physiquement un acte, elle doit être représentée par une personne physique. Le plus souvent, il s’agit du gérant de la personne morale, qui détient ses pouvoirs des statuts de la société depuis sa création. Parfois, il peut s’agir d’un membre de l’organe dirigeant qui a reçu délégation de pouvoir lors d’un conseil d’administration ou d’une assemblée générale.
Exemple :
Voici l’exemple d’une chaîne de pouvoir, quand le représentant d’une société engage celle-ci.
« La Société dénommée X est représentée à l’acte par Monsieur Y, notaire assistant, demeurant professionnellement à PARIS, en vertu des pouvoirs qui lui ont été conférés par Monsieur Z, aux termes d’une délégation de pouvoirs en date à DIJON du 06 décembre 2018 demeurée annexée. Ledit Monsieur Z agissant lui-même en vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par Madame B, Directeur des Activités Crédit du centre financier de DIJON de la Banque C, suivant décision du 04 mars 2014 ».
La plupart des contrats, mais d’autres documents juridiques également comme les attestations ou les procurations, peuvent contenir des clauses relatives aux échéances. Les échéances sont les points de départ des obligations ainsi que la date à laquelle elles vont s’éteindre. Il faut y faire attention car la date de signature d’un contrat n’est pas obligatoirement la date à laquelle il commence.
Exemple :
Si un salarié veut changer d’emploi, il peut avoir intérêt à signer un contrat de travail avec son nouvel employeur le 05 novembre 2022 alors qu’il ne commencera effectivement son nouveau poste que le 2 janvier 2023. Cela lui permet de donner son préavis à son employeur actuel en étant certain d’avoir un nouvel emploi à la suite. Il est alors prévu au contrat de travail une clause appelée « date de début de contrat » ou « date de prise de fonction », fixée au 2 janvier 2023.
Dans le cas où il s’agit d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD), le contrat prévoit la date de prise de fonction ainsi que la date de fin de contrat.
Les clauses de renouvellement de contrat sont fréquentes dans les contrats de travail à durée déterminée bien sûr, mais aussi dans les baux d’habitation et commerciaux ou les contrats de prestations de services. Le contrat de bail ou le contrat d’assurance, quant à eux, se renouvellent généralement, par tacite reconduction. Cela signifie que, si aucune des parties ne dénonce le contrat avant la fin, il est renouvelé pour la période initialement prévue.
Un des enjeux essentiels du droit des contrats est la sécurité financière. Il est donc indispensable de porter une attention toute particulière aux clauses relatives au prix. En effet, dans tous les cas, il faut vérifier si le montant est correct et s’il est bien indiqué en euros pour les contrats de droit français (ou vérifier la conversion s’il est dans une autre monnaie). Dans un contrat, le prix doit être indiqué à la fois en chiffres et en lettres. Il convient enfin de vérifier, si le contrat s’y prête, s’il est indiqué « Toutes Taxes Comprises » (TTC) ou « Hors Taxe » (HT), comme c’est souvent le cas pour les contrats entre professionnels.
Les clauses relatives au prix incluent souvent la possibilité d’une révision de prix, à la date anniversaire du contrat, lorsque le contrat s’échelonne sur plusieurs années et se renouvelle par tacite reconduction, comme dans le cas des contrats de location à usage d’habitation ou le contrat de transport de marchandises dans l’exemple ci-dessous. Il comporte alors un indice de base qui permet de réévaluer le montant initialement prévu au contrat.
Exemple :
Une clause de prix dans un contrat de transport de marchandise : le prix du transport sera fixé sur la base de 6 € HT/kg pour les textiles et 3 € HT/kg pour les autres produits. Il sera révisé tous les ans à la date du contrat et indexé sur le prix du carburant.
Nous avons vu que le contrat à durée déterminée prévoit dès la signature une date extinctive à laquelle les obligations de chaque partie s’arrêtent. Lorsque la durée du contrat n’est pas précisée dès le départ, il convient de vérifier les clauses qui permettent à chacune des parties d’y mettre fin. En effet, en vertu du principe de l’autonomie de la volonté, principe fondateur de la liberté contractuelle, chacun doit pouvoir mettre fin à un contrat. Pour sécuriser cependant l’activité économique et juridique d’un pays, il convient de prévoir les modalités associées à la fin du contrat. Il faut donc vérifier si, dans le contrat, figurent des clauses relatives à la possibilité de dénoncer le contrat pour lui permettre de prendre fin, à l’initiative de quelle partie et sous quelle forme. On parle alors de rupture de contrat, précédée généralement d’une période de préavis.
Définition :
Le préavis est la période pendant laquelle le cocontractant qui a souhaité mettre fin au contrat a prévenu l’autre partie, mais continue d’exécuter ses obligations, pour permettre au contrat de ne pas s’arrêter brusquement et de ne pas fragiliser ainsi la partie qui n’est pas à l’initiative de cette rupture.
Exemple :
En droit du travail, le salarié qui souhaite démissionner respecte un préavis entre le moment où il a donné sa démission et le moment où il arrête effectivement de travailler pour son employeur. Il s’agit d’une période allant généralement d’un à trois mois (conformément au contrat de travail initialement signé ou aux usages professionnels) pour permettre à l’employeur de lancer une nouvelle procédure de recrutement afin de remplacer ce salarié. Pendant ce temps, le salarié continue de faire partie des effectifs de l’entreprise, de fournir un travail, de percevoir une rémunération et de se conformer au pouvoir hiérarchique de son supérieur.
Le dernier point à vérifier, en ce qui concerne les règles de fond des documents juridiques, est l’existence ou non de clauses particulières. En effet, en vertu du principe de liberté contractuelle (article 1102 du Code civil), chacun est libre de déterminer le contenu d’un contrat, à condition que son cocontractant l’accepte et qu’il s’inscrive dans le respect des règles d’ordre public. Ainsi, dans de nombreux contrats, il peut y avoir des clauses particulières qu’il convient de se faire expliquer pour vérifier si elles respectent la loi française.
Texte légal :
Article 1102 du Code civil : « Chacun est libre de contracter ou de ne pas contracter, de choisir son cocontractant et de déterminer le contenu et la forme du contrat dans les limites fixées par la loi. La liberté contractuelle ne permet pas de déroger aux règles qui intéressent l’ordre public ».
Exemple :
Un contrat portant sur la vente d’organes du corps humain serait illicite, c’est-à-dire interdite car illégale, puisque la vente de produits issus du corps humain est interdite alors que le don est autorisé.
Les mentions relatives à la forme dans les documents juridiques
En droit, la forme est aussi importante que le fond et certains procès sont perdus en raison de l’absence d’un élément de forme telle qu’une signature sur un document juridique. Il va sans dire que la vigilance est donc de mise. Si les éléments de fond seront très souvent contrôlés par les juristes, les éléments de forme sont du ressort quasi exclusif de la secrétaire juridique dans le monde des affaires.
À ce titre, il convient de vérifier l’existence d’un certain nombre d’éléments. Comme nous venons de l’indiquer, le premier élément à vérifier est la présence de la signature des parties. La signature est souvent apposée en dernière page, avec mention du nom du signataire et de la date et du lieu où il signe. Il peut être demandé au signataire de mentionner la fonction au titre de laquelle il signe.
Exemple :
Fait à MONTPELLIER, le 19 octobre 2022
S. ROSIER
Formatrice juridique
Les pages d’un contrat comportent de nombreuses clauses auxquelles le secrétaire juridique doit faire attention, tout comme les parties qui signent le contrat. Ainsi, pour justifier que toutes les pages du contrat ont été lues dans leur intégralité, il est prévu que les parties paraphent chacune des pages. Il s’agit alors pour elles, d’apposer leurs initiales au bas de chaque page. Cela valide la lecture et l’approbation des clauses du contrat.
Les parties ne pourront pas remettre en cause les clauses contractuelles devant le juge si le contrat est dûment signé et toutes les pages paraphées.
De plus, certains contrats ou documents juridiques tels que les procurations nécessitent la rédaction de mentions manuscrites. Il s’agit alors pour le cocontractant de reproduire à l’écrit des mentions particulières pour assurer qu’il a bien pris connaissance de ses droits et de la portée de ses actes.
Exemple :
La mention « Bon pour pouvoir » doit être ajoutée à la signature d’une procuration, lorsque vous donnez pouvoir à votre mandataire de signer pour vous.
Exemple :
Lors de l’acquisition d’un bien immobilier, la loi SCRIVENER prévoit que l’acquéreur ait la possibilité d’avoir recours à un emprunt bancaire et que, si l’emprunt est refusé, dans les conditions prévues au compromis de vente, l’acquéreur peut se dégager de la vente sans perdre d’argent. Ainsi, lorsque l’acquéreur signe un compromis de vente sans avoir recours à un prêt, le notaire ou l’agent immobilier lui font reproduire la mention manuscrite suivante, suivie d’une signature :
« Je soussigné (Nom Prénom), reconnaît avoir été informé que si, je recours à un prêt, je ne pourrai me prévaloir du statut protecteur institué par la loi du 13 juillet 1979 (loi Scrivener) insérée dans le code de la consommation ».
L’acquéreur pourra néanmoins solliciter un prêt bancaire mais il ne pourra pas se prévaloir de la disposition protectrice de la loi.
Enfin, certains contrats ou documents juridiques nécessitent d’être enregistrés, publiés ou communiqués aux parties pour recevoir pleine et entière exécution.
C’est le cas notamment des statuts de sociétés qui doivent être enregistrés au centre des finances publiques, pôle enregistrement, du lieu du siège social de la société, avant qu’une annonce légale constatant la création de la société soit publiée dans un journal d’annonces légales.