Les éléments d'un document juridique

Dans son article R123-237, le Code de commerce précise les informations qui doivent obligatoirement figurer sur les documents commerciaux utilisés par les professionnels du commerce. Il fait référence ainsi à toute personne immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, laissant ainsi entrer dans le champ d’action de cette loi tous les commerçants ou professionnels qui exercent le commerce, qu’ils soient entrepreneur individuel ou une société.

Dans ce même article, il définit ce que sont des documents commerciaux et les nomme :

• Toute facture

• Toute note de commande

• Tout tarif

• Tout document publicitaire

• Toute correspondance

Sur tous ces documents, il doit être fait mention des informations d’identification du commerçant que nous allons énumérer ci-après. Le but est d’informer le consommateur dès la première mise en contact avec le professionnel. C’est pour cette raison que les mentions obligatoires doivent figurer aussi bien sur les documents publicitaires, de type flyers ou catalogues, que sur le site internet de l’entreprise. Tout au long du processus commercial, du devis à la facturation, les informations doivent être présentes et contrôlées par les secrétaires juridiques. Nous verrons un peu plus loin l’objectif d’un tel formalisme.

L’article R123-237 du Code de commerce, impose que figurent sur tous les documents commerciaux cités ci-dessus :

• Le numéro d’immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), aussi appelé numéro SIREN, composé de 9 chiffres et qui est une donnée à caractère personnel de la personne physique ou morale, commerçante, obligée de s’immatriculer pour effectuer des actes de commerce, ainsi que la mention du nom de la ville où se situe le Tribunal de commerce où elle est immatriculée.

• L’adresse du siège social de l’entreprise ou de l’entrepreneur individuel, c’est-à-dire là où se trouve son local principal et où elle reçoit son courrier.

• Qu’elle est en état de liquidation, si c’est le cas, afin d’informer les créanciers éventuels avec qui elle continuerait à commercer.

• Si son siège est à l’étranger, on demande à la société de préciser en plus des mentions ci-dessus, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation de l’État dans lequel se trouve son siège social.

• Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire doit également être mentionnée sur tous les documents commerciaux.

Selon l’article R123-238 du Code de commerce, seules les sociétés commerciales ont l’obligation de mentionner à coté de leur dénomination la forme juridique de leur société ou les initiales (Société en Nom Collectif ou SNC) ainsi que le montant du capital social ou la mention de capital variable, le cas échéant.

L’entrepreneur individuel quant à lui, est invité à ajouter à côté de son nom d’usage la mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel » depuis mai 2022.

L’article L441-9 du Code de commerce impose la facturation de toute prestation de services ou vente de produits, et vient compléter les articles cités. Il prévoit, en effet, que la facture comporte en plus des mentions obligatoires référencées ci-dessus :

• Les coordonnées de chacune des parties, aussi bien le vendeur ou prestataire de service que le client (nom, adresse, téléphone, numéro SIREN, RCS).

• La date à laquelle la vente ou la prestation a eu lieu.

• La quantité, la dénomination précise et le prix unitaire Hors Taxe (HT) des produits vendus, y compris la réduction s’il y a lieu.

• Le prix Toutes Taxes Comprises (TTC) net à payer.

• La date de règlement prévue, les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ou le taux de pénalité et le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.

• Le numéro du bon de commande s’il a été établi au préalable.

• Le numéro d’identifiant à la TVA ou le représentant fiscal pour les entreprises établies hors Union Européenne (UE) ou la raison de l’exonération de TVA.

La facture doit être établie en double exemplaire, sous format papier ou imprimable et conservée pendant 10 ans par l’entreprise. La loi précise que l’acheteur est tenu de la réclamer. Le déploiement de la facture électronique devra se faire progressivement dans les quatre ans à venir. Elle est déjà en place pour les sociétés qui facturent l’État ou ses représentants. Elle doit comporter un numéro et sa date d’émission. Chaque numéro doit se suivre de manière chronologique et sans rupture entre les factures de DOIT (facture que le client doit acquitter à l’entreprise) et celles d’AVOIR (lorsque l’entreprise fait un avoir au client, en cas de marchandises cassées par exemple).

Enfin, quelques entreprises peuvent se voir imposer d’autres mentions obligatoires, comme la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens, ou l’assurance professionnelle obligatoire pour certains métiers, en fonction du secteur d’activité.

La rédaction des documents juridiques commerciaux est très encadrée car il en va de la sécurité juridique des relations contractuelles ainsi que de la bonne santé de l’économie d’un pays. Les tribunaux ne peuvent pas être engorgés d’affaires commerciales et l’information des clients comme des tiers se doit d’être complète afin de sécuriser l’économie.

Les informations rendues publiques par les mentions obligatoires présentes sur les documents commerciaux sont alors opposables aux tiers. Elles permettent ainsi de poursuivre en justice, si besoin, les entreprises défaillantes dans le cadre de la mise en jeu de leur responsabilité contractuelle ou extracontractuelle.

Les informations de domiciliation permettent, par exemple, de saisir le tribunal compétent. Il s’agit du tribunal de commerce pour les litiges entre commerçants et le tribunal judiciaire ou de proximité pour les litiges entre un commerçant et un client particulier.

L’omission des mentions obligatoires peut engendrer, pour le professionnel, soit des sanctions pénales (amende prévue pour les contraventions de la 4^e classe) soit des sanctions fiscales (lors du calcul de la TVA) soit enfin des sanctions civiles, si les mentions ou leur absence peuvent induire en erreur le consommateur.

L’article L441-9 du Code de commerce prévoit pour les factures que tout manquement est passible d’une amende administrative pour aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Les peines sont doublées en cas de réitération dans un délai de 2 ans.