Transfert d'un dossier au contentieux
Évaluer l'importance du contentieux
Les enjeux de la procédure contentieuse
Plusieurs situations peuvent conduire le créancier à envisager le processus contentieux :
Le client ne réagit pas aux relances écrites et aux messages laissés.
Le client est toujours injoignable au téléphone.
Le client ne respecte pas ses promesses de paiement.
Le client évoque des motifs hasardeux et répétitifs pour retarder ses paiements : demande systématique de copies de factures, de lettres de désistement.
Le client présente des tensions de trésorerie fortes et donc un risque de non-paiement.
Attention :
Ce processus contentieux ne doit pas être enclenché lorsqu'une réclamation fondée est en cours de traitement et que les réponses n'ont pas encore été apportées au client.
Les objectifs visés au travers de la démarche contentieuse sont les suivants :
Faire réagir le client pour l'inciter à déclencher un règlement : certains débiteurs auront tendance à ne prendre les relances au sérieux qu'au stade de l'action en justice. Une convocation au Tribunal ou la signification d'un jugement peut être le seul moyen pour déclencher le paiement.
Limiter les risques pris par l'entreprise : stopper les livraisons (prestations) prévues et les prises de commande.
Préserver les intérêts financiers de l'entreprise : en cas de difficultés financières avérées, seule la contrainte par les voies de droit permet de récupérer tout ou partie de la créance avant une éventuelle cessation de paiement.
La démarche contentieuse présente des avantages mais également des risques :
Avantages | Risques |
|---|---|
|
|
La consultation des interlocuteurs internes
Quelle que soit l'origine du différend, de nombreuses fonctions de l'entreprise vont être immédiatement affectées dès lors qu'une procédure contentieuse sera engagée à l'encontre d'un client.
C'est pourquoi, la décision d'entreprendre une action judiciaire doit être une décision collégiale impliquant :
Le chargé de recouvrement
Le gestionnaire contentieux
Les équipes commerciales
Les équipes techniques éventuellement
La direction financière
La direction générale
L'un des premiers challenges du gestionnaire contentieux est de très rapidement identifier ses points de contact internes et de communiquer avec eux d'une manière pertinente, adaptée à leurs qualités, expériences et fonctions.
Le gestionnaire contentieux doit ainsi établir une relation de confiance indispensable à sa mission et à la défense des intérêts de l'entreprise et doit rapidement faire valoir ses recommandations lorsque des décisions aux enjeux financiers souvent importants s'imposent.
Attention :
Sensibiliser les différents interlocuteurs aux enjeux de la procédure, en termes de risques financiers, de coût et d'image, permet de mobiliser les équipes nécessaires et de définir d'un commun accord tant les ressources à dégager que la stratégie à mettre en œuvre au fil de la procédure.
Le contexte juridique du contentieux
La nature de créance, les contestations soulevées, la situation juridique et financière du débiteur, le montant de la créance sont autant d'éléments à prendre en compte avant d'engager la procédure judiciaire la plus efficace.
1 - La nature de la créance et les éventuelles contestations :
Il convient de déterminer l'origine de la créance impayée. Est-elle liée à :
Des factures non payées et non contestées par le client ?
Des factures litigieuses ?
Un impayé (chèque ou effet) non régularisé ?
2 - La situation du débiteur
Il convient d'analyser la situation du débiteur au niveau juridique et financier.
Aspects juridiques | Aspects financiers |
|---|---|
Nature du client ? Forme et existence de l'entreprise ? | Chiffres clés ? Bilan disponible ? Scoring ? Défaillance connue ? |
3 - Le montant de la créance
Les enjeux doivent être évalués dans la prise de décision au regard des frais à engager.
En effet, le recouvrement judiciaire va engendrer des coûts (saisine du tribunal, avocat éventuel, huissier) que le créancier devra supporter dans un premier temps.
Dans le cadre du recouvrement forcé, la charge des frais peut reposer sur le débiteur, notamment en application de l'article 700 du Code de Procédure Civile. C'est au créancier de demander de l'application de cet article, qui sera laissée à l'appréciation du juge.
Remarque :
Même si le juge peut décider de faire reposer sur le débiteur les différents frais afférents aux procédures de recouvrement, lorsque le débiteur demeure insolvable, le créancier devra avancer ces frais, sans avoir la certitude de les récupérer.
Le tarif des actes effectués par huissier de justice est réglementé.
La rémunération de l'avocat est libre.
Huissier et avocat doivent pouvoir fournir le montant des frais à prévoir, avant d'engager la procédure.
Savoir constituer la preuve de sa bonne foi
La charge de la preuve
Pour exercer ses droits, la preuve est capitale et sa charge incombe à celui qui s'en prévaut :
Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver,
Celui qui se prétend être libéré d'une obligation doit le justifier : prouver le paiement ou le fait qui a conduit à l'extinction de l'obligation.
Attention :
Dans le cadre d'un prêt d'argent :
Remettre des fonds à une personne n'induit pas obligatoirement que cette dernière doit les restituer. Pour justifier de cette restitution, un contrat de prêt doit exister. À défaut, la remise de fonds peut laisser penser à une donation ou au paiement d'une dette.
Les différents modes de preuve
Il existe trois grandes catégories de modes de preuve :
Parmi ces modes de preuve, il convient de distinguer ceux qui sont admissibles ou non devant un juge.
1 - La preuve écrite
Pour prouver l'existence d'un contrat, la preuve écrite est la plus probante : elle permet de sécuriser les engagements réciproques, de prévenir et de trancher d'éventuelles contestations ultérieures.
En matière de preuve écrite, on distingue trois types d'actes :
L'acte sous-seing privé est signé entre les parties seulement (ex : un contrat de travail).
L'acte d'avocat est un acte sous-seing privé contresigné par un avocat. Depuis la loi n° 2011-311 du 28 mars 2011, l'avocat est habilité à recevoir et à contresigner avec les parties, particuliers ou entreprises, certains actes ou conventions. L'acte d'avocat peut être utilisé en droit civil (bail, contrat de colocation, reconnaissance de dette, vente ou donation de biens mobiliers, prêt mobilier, cautionnement, etc.), en droit social (contrats de travail, transactions entre salarié et employeur, etc.) et en droit commercial (rédaction des statuts d'une société, cession de parts sociales ou d'actions, etc.).
L'acte d'avocat confère une force probante supplémentaire, supérieure à un acte sous seing privé non contresigné par un avocat.
L'acte authentique est un acte qui est signé obligatoirement par un officier public (exemple : acte d'état civil, jugement, exploit d'huissier, acte notarié).
L'acte notarié, qui impose la présence des parties au moment de sa signature, présente les caractéristiques suivantes :
Remarque :
Avec sa force exécutoire, l'acte notarié présente une véritable plus-value : une personne qui veut se prévaloir de l'exécution d'un acte signé par un notaire n'a pas à passer par un juge.
Exemple dans le cadre d'un contrat d'achat de véhicule entre deux personnes X et Y :
En présence d'un acte notarié : si X veut invoquer l'exécution du contrat à l'encontre de Y, l'acte authentique lui permet de faire directement appel à un huissier pour que ce dernier procède à la saisie de la voiture.
En l'absence d'acte notarié : X devra passer devant le juge pour obtenir l'exécution du contrat.
Attention :
En ce qui concerne la preuve du paiement, celle-ci peut être rapportée par tous moyens. En effet, l'écrit n'est exigé que pour les actes dont la valeur dépasse la somme de 1 500 €.
2 - La preuve électronique
L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier.
Article 1366 du Code civil :
« L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »
On distingue trois niveaux de sécurisation de signature électronique :
Niveau 1 : standard | Niveau 2 : avancée | Niveau 3 : qualifiée |
|---|---|---|
Signature électronique manuscrite ou signature numérique. Exemple : signature manuscrite insérée dans un document pour l'envoyer par mail. Vocation : Simplifier des processus internes nécessitant une signature (autorisations, accusés de réception, commandes, contrats, etc.). Valeur juridique limitée :
| Utilisation d'une clé privée accessible seulement à la personne qui signe (à partir d'un smartphone par exemple). Nécessite l'acquisition d'un certificat de signature électronique répondant aux exigences de la norme eIDAS. Vocation : Très utilisée par les entreprises dans le quotidien (facture dématérialisée, contrat de travail, compromis de vente immobilier, etc.). Valeur juridique reconnue :
| 2 exigences :
Vocation : Réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale (actes notariés ou d'huissier ou dans le cadre des marchés publics). Valeur juridique la plus probante : Vaut signature manuscrite. |
En cas de litige, plus le niveau de fiabilité de la signature est fort, plus il sera difficile de contester la validité de l'acte signé et les engagements qu'il contient.
3 - Les autres modes de preuve
La preuve par témoins
Ce mode de preuve est interdit.
En effet, on ne peut, par témoins, ni démontrer ni contester l'existence d'un contrat ou d'une obligation. Mais un commencement de preuve par écrit peut être complété par un témoignage qui en achève la démonstration.
Remarque :
Un commencement de preuve par écrit est un document émanant du débiteur de l'obligation qui rend vraisemblable le contrat. Ce document ne remplit pas l'ensemble des conditions de la preuve, mais permet quand même d'établir la vraisemblance de la relation entre les parties. Il peut s'agir, par exemple, d'un chèque, d'un procès-verbal, d'une pièce de procédure, de doubles au carbone, d'un fax, d'un e-mail, etc.
Les enregistrements téléphoniques et SMS
Les enregistrements téléphoniques ne sont pas admis comme mode de preuve si la partie adverse n'a pas été tenue au courant de leur enregistrement. Ainsi, le fait d'avoir enregistré une conversation téléphonique à l'insu de quelqu'un peut se retourner contre la personne auteur de l'enregistrement, qui peut se voir poursuivie et condamnée.
En revanche, le SMS comme mode de preuve est accepté, car il a vocation à être conservé dans un téléphone.
Attention :
En matière commerciale, la règle repose sur le principe de liberté de la preuve.
Article L110-3 du code de commerce :
« À l'égard des commerçants, les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens à moins qu'il n'en soit autrement disposé par la loi. »
Ainsi, la preuve d'un acte de commerce en « B to B » est libre : par écrit, par des factures, des correspondances, par des témoignages, etc. Toutes ces preuves sont recevables devant le juge qui les appréciera souverainement.
Deux conditions cumulatives doivent toutefois être réunies : l'opération doit résulter d'un acte de commerce et la preuve doit être apportée contre un commerçant.
Mais attention : en « B to C », la règle est différente. En effet, un contrat conclu entre un commerçant et un particulier est un acte mixte. Dans ce cas :
Le particulier peut librement prouver ses prétentions contre le commerçant,
Le commerçant ne peut utiliser envers le particulier qu'un écrit.
Constitution du dossier
Les pièces importantes
Pour établir un bon diagnostic, gagner du temps, être efficace, un dossier contentieux ne peut être utilement exploité que s'il comporte les pièces originales ci-après :
La convention contractuelle signée par le client. Selon le cas, il s'agira :
Devis, bon de commande, contrat de vente, contrat de location, document d'adhésion, etc.,
Conditions générales de vente, conditions générales d'achat, conditions générales d'adhésion, etc.
Les bons de livraison, d'enlèvement de marchandises ou autre justificatif équivalent en matière de prestations de services (feuilles de présence signée, procès-verbal de réception signé, etc.).
Les éléments techniques de fabrication s'il y a lieu (instructions, photos, dessins, bon à tirer, etc.).
Le(s) duplicata(s) certifié(s) sincère(s) et conforme(s) à l'original de la (ou des) facture(s) impayée(s).
Le relevé de compte certifié sincère et conforme aux livres comptables de l'entreprise.
L'extrait d'immatriculation récent du débiteur :
Extrait K pour une personne physique ou extrait Kbis pour une personne morale délivrés par les Greffes des Tribunaux de Commerce,
Extrait D1 délivré par les Chambres des Métiers pour les artisans,
Statuts et composition du bureau délivrés par la Préfecture si le débiteur est une association.
Les correspondances adressées à l'adversaire, à son représentant ou à son conseil, ou reçues de ceux-ci (joindre si possible les enveloppes d'envoi si elles ont été conservées).
Les récépissés d'envois et/ou d'avis de réception postaux, ou spéciaux (rapport de transmission par télécopie, accusé de réception courriel, remise par porteur privé, etc.).
La copie du (des) titre(s) de paiement(s) reçu(s) du débiteur ou de tout tiers à lui substituer (chèques, mandats, effets), ou originaux du ou des titres(s) de paiement(s) revenu(s) impayé(s).
L'avis bancaire(s) d'impayé(s) éventuels(s) et relevé(s) de frais correspondants.
La synthèse et l'historique des actions de recouvrement menées.
Fondamental :
La préparation du dossier contentieux est essentielle.
En effet, il convient de réunir l'ensemble des faits, des éléments de preuve et des arguments capables de fonder une action en justice, de s'en défendre ou de l'éviter !
La fiche de transmission au contentieux
La personne qui sollicite le transfert d'un dossier client au contentieux doit récapituler l'ensemble des pièces et des motifs du différend au sein d'une « fiche de transmission contentieux » qui devra être visée par l'ensemble des interlocuteurs internes pour validation de la démarche.
Faire soi-même ou sous-traiter
Le contentieux en interne
En interne, la gestion des dossiers de recouvrement contentieux est généralement confiée à une personne ou un service dédié, spécialisé dans cette matière.
Il s'agira de gestionnaires de recouvrement contentieux ou de juristes d'entreprise dont la compétence repose sur leur capacité à pouvoir comprendre les enjeux juridiques, mais également les enjeux stratégiques de l'entreprise ainsi que les aspects techniques et financiers d'un dossier.
Les missions vont consister à :
Complément :
En complément des missions principales, le gestionnaire :
Pourra être amené à procéder à des prises de garanties éventuelles sur le débiteur,
Devra veiller au bon respect des délais de procédure,
Devra mener des démarches amiables de résolution du différend ; les diligences accomplies en ce sens devant être mentionnées dans l'acte de saisine.
Le recours à des spécialistes externes
La phase contentieuse peut être confiée à différents professionnels : cabinets de recouvrement, avocats, huissiers.
Délocaliser la relance chez un prestataire dont le recouvrement est son métier présente un double intérêt :
Au niveau des résultats
La procédure poursuivie par le professionnel est conforme à ce que le chargé de recouvrement a indiqué au débiteur,
Le débiteur doit justifier clairement les raisons du non-paiement, voire de trouver des solutions de règlement acceptables.
D'un point de vue financier
Les cabinets de recouvrement de créances facturent généralement leurs honoraires sur encaissements uniquement. Cette forme de rémunération assure ainsi au créancier la détermination du prestataire.
La loi Warsmann applicable depuis le 1er janvier 2013 dans les relations « B to B » stipule que les frais de recouvrement peuvent être pris en charge par le débiteur sur présentation de justificatifs. Ceci signifie que les frais de recouvrement amiable et / ou judiciaire engagés par le créancier pourront être demandés au débiteur lors du procès.
Attention :
En « B to C », aucun frais de recouvrement amiable ne peut être mis à la charge du débiteur.
Article L121-21 Code de la consommation :
« Est interdit le fait pour un professionnel de solliciter ou de percevoir d'un consommateur des frais de recouvrement dans des conditions contraires au deuxième alinéa de l'article L.111-8 du CPCE. »
Article L.111-8 du code des procédures civiles d'exécution :
« Les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier ... ».
Les enjeux financiers d'un procès
Dans le cadre d'un procès, les enjeux financiers sont à prendre en considération selon deux axes :
Ce que cela va coûter au créancier (dépenses qu'il doit engager), quelle que soit l'issue du procès.
Ce que cela peut rapporter au créancier s'il gagne le procès (condamnation financière de la partie perdante).
1 - Dépenses engagées
Lorsqu'un procès est engagé par une personne, celui-ci va entraîner deux catégories de frais. Il s'agit des dépens et des frais irrépétibles définis par l'article 700 du CPC.
Les dépens (frais liés aux instances, actes et procédures d'exécution) | Les frais irrépétibles (article 700) |
|---|---|
|
|
Remarque :
Il est possible pour le créancier qui engage un procès de demander au tribunal la prise en charge par le débiteur de l'intégralité des frais engagés. Le tribunal doit statuer sur la répartition de ces frais en les mettant à la charge de l'une ou l'autre des parties.
Article 700 du Code de Procédure Civile :
« Le juge condamne la partie tenue aux dépens ou qui perd son procès à payer :
À l'autre partie la somme qu'il détermine, au titre des frais exposés et non compris dans les dépens ;
Et, le cas échéant, à l'avocat du bénéficiaire de l'aide juridictionnelle partielle ou totale une somme au titre des honoraires et frais, non compris dans les dépens, que le bénéficiaire de l'aide aurait exposés s'il n'avait pas eu cette aide. Dans ce cas, il est procédé comme il est dit aux alinéas 3 et 4 de l'article 37 de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991.
Dans tous les cas, le juge tient compte de l'équité ou de la situation économique de la partie condamnée. Il peut, même d'office, pour des raisons tirées des mêmes considérations, dire qu'il n'y a pas lieu à ces condamnations. Néanmoins, s'il alloue une somme au titre du 2° du présent article, celle-ci ne peut être inférieure à la part contributive de l’État. »
2 - Condamnation financière possible de la partie perdante
La condamnation de la partie perdante peut s'avérer très lourde :
Type de condamnation | |
|---|---|
Le principal | Il s'agit du montant de la créance impayée. |
Les pénalités de retard | Elles sont calculées à compter du lendemain de la survenance de l'impayé en « B to B » et à compter de la mise en demeure de payer en « B to C ». |
Les dépens | Ils sont à la charge de la partie perdante ou exceptionnellement partagés sur décision du juge. Article 696 du CPC : « La partie perdante est condamnée aux dépens, à moins que le juge, par décision motivée, n'en mette la totalité ou une fraction à la charge d'une autre partie. |
Les frais d'avocat | Ils sont couverts par le mécanisme de la loi Warsman au titre de l'Indemnisation complémentaire (uniquement en « B to B ») ou par l'article 700 (« B to C »). |
Les autres frais exposés | Ils sont couverts par l'article 700. |
La clause pénale | Lorsqu'elle est prévue dans les CGV, le juge a le pouvoir souverain d'en apprécier le montant. |
Les dommages et intérêts compensatoires | Ils servent à réparer un préjudice résultant de l'inexécution du contrat. |
Remarque :
Les dommages et intérêts compensatoires
Article 1231-6 Code civil :
« Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts de l'intérêt moratoire. »
Pour demander des dommages et intérêts, le créancier doit démontrer que 2 conditions cumulatives sont réunies :
La mauvaise foi du débiteur,
Préjudice spécial subi par le créancier, distinct de la seule privation de la somme d'argent à l'échéance. Par exemple : « Faute de pouvoir disposer en temps de la somme lui étant due », le créancier avait été dans l'obligation d'emprunter « à des conditions onéreuses ».
Attention :
En dehors des dépens sur lequel le juge statue systématiquement, les autres condamnations possibles doivent faire l'objet d'une demande par le créancier.