Évaluer la faisabilité organisationnelle
Évaluer la gouvernance du projet
Une nouvelle fois, ce sont les scénarios projet que vous avez imaginés qui vous aideront à vérifier que la gouvernance envisagée jusqu'alors est en bonne adéquation avec la réalité de votre projet.
Rappel :
La gouvernance définit comment l'information circulera pendant le projet, au sein de quelles instances, qui seront les profils décisionnaires concernés et comment on prendra des décisions tout au long du projet. Elle vous permet de poser un cadre organisationnel au sein duquel le projet va se dérouler et sera incarnée par plusieurs types de réunions ou de comités. Ces réunions récurrentes seront prises en compte dans la réalisation du budget afin d'anticiper le coût qu'elles représentent. Mais la gouvernance impose aussi un rythme et une affectation des responsabilités, notamment au niveau des validations.
Lors de l'évaluation de la faisabilité organisationnelle, vous chercherez à déterminer si la gouvernance proposée, généralement construite dans le but d'assurer le succès du projet, est envisageable au sein de votre organisation.
Vous chercherez notamment à vérifier si :
Les décisionnaires seront bien présents lors des réunions de validation et d'arbitrage,
Le rythme des réunions proposées est tenable en tenant compte de votre activité habituelle,
Les outils supports de la gouvernance sont bien utilisables dans votre contexte (visioconférences, plateformes d'échanges, etc.).
Vous devrez ici faire un état des lieux objectif. Il sera probablement difficile de faire évoluer le fonctionnement de toute une organisation pour s'adapter à un seul projet. Si nécessaire, vous devrez modifier votre gouvernance projet et, dans tous les cas, vous assurez que des contraintes externes ne mettront pas le déroulement du projet en péril.
Définir le rythme du projet : le planning
Le rythme du projet aura un impact fort sur votre organisation. Et inversement. Pour évaluer s'il vous sera possible de piloter efficacement votre projet, vous devez avoir une idée plus précise de son déroulement que le simple macro-planning que vous avez pu produire dans la note de cadrage.
Vous allez donc construire un planning détaillé, afin d'évaluer si les délais seront réellement tenables et si vous pourrez intégrer le projet dans votre flux d'activité. Le planning vous permettra aussi de vérifier que vos ressources seront bien mobilisables aux moments requis.
Séquençage de votre projet
Pour séquencer votre projet, vous disposez déjà de quelques informations structurantes : votre roadmap projet que vous avez pu formaliser dans la note de cadrage et le budget que vous venez de réaliser qui présente l'ensemble des tâches à réaliser. Ces deux documents vous guideront dans la construction de votre planning.
La roadmap vous rappelle les grandes phases de votre projet et les jalons à respecter que vous devrez intégrer dans votre planning. Le budget, par les charges qu'il contient, vous indiquera les durées minimales nécessaires pour réaliser l'ensemble des tâches de votre projet.
À l'aide d'un logiciel adapté, comme Microsoft Project ou GanttProject, vous pourrez réaliser le planning de votre projet.
Vous pouvez commencer par identifier, dans chaque phase, quels sont les livrables majeurs à produire et éventuellement les événements marquants à organiser.
Si ces livrables-clés sont composés de livrables intermédiaires, listez-les.
Pour chacun, identifiez les activités à réaliser pour les produire. Chacune de ces activités devrait correspondre à une tâche à intégrer à votre planning détaillé.
Pour toutes ces tâches, vous indiquerez une durée prévisionnelle qui sera cohérente avec la charge indiquée dans votre budget. Ne précisez encore aucune date pour le moment.
Faisons une petite parenthèse historique avant de continuer. Au début du XXe siècle, Henry Gantt fut chargé d'optimiser la production d'un atelier. Il fait un constat qui peut sembler trivial aujourd'hui, mais qui a révolutionné la manière dont nous construisons les plannings aujourd'hui : les différentes opérations d'un processus ont des liens les unes avec les autres. Certaines peuvent être menées en parallèle alors que d'autres devront nécessairement se succéder. Il met au point un système de dépendances entre les tâches. Pour matérialiser les choses, Gantt développe un outil de représentation visuelle des activités sur une échelle de temps : c'est fameux diagramme de Gantt très répandu encore aujourd'hui.
Il sera important maintenant de définir les dépendances entre chacune des tâches de votre projet. Vous indiquerez en tant que premier jalon la date de début de votre projet. Ce sera la seule date que vous indiquerez manuellement.
Vous pourrez alors relier entre elles les tâches que vous avez listées pour matérialiser les dépendances entre les tâches et formaliser le planning de votre projet. Les logiciels de planification vous permettront de définir plusieurs types de dépendances :
De fin à début : la relation la plus classique, la première tâche doit impérativement être terminée avant que la suivante débute.
De début à début : lorsque deux tâches doivent commencer en même temps.
De fin à fin : lorsque deux tâches doivent se terminer en même temps.
La création de ces dépendances entre les tâches vous donnera une projection idéale de votre projet. Ce sont ces relations entre les tâches qui vous aideront à définir les diverses échéances. Mais pour en évaluer la faisabilité réelle, vous devrez faire évoluer ce premier planning afin de tenir compte de toutes les contraintes que vous avez identifiées :
Vérifiez la disponibilité des ressources et modifiez les délais en conséquence.
Tenez compte des temps de validation et des allers-retours éventuels. Incluez-les dans votre planning.
Repérez les échéances incontournables et évaluez si des parallélisations de tâches sont possibles pour les respecter.
Si nécessaire et possible, réduisez les délais de certaines tâches en prévoyant d'impliquer plusieurs ressources.
Faites une dernière passe sur votre planning en tenant compte de votre scénario projet le plus probable.
Une fois le planning réalisé, vous pourrez évaluer si les délais initiaux sont tenables, si vous devrez les modifier ou adapter votre projet.
Réaliser un diagramme de Gantt
Dans la vidéo suivante, nous vous présentons étape par étape comment réaliser un diagramme de Gantt à l'aide de GanttProject.
Sur la base de tous les éléments formalisés dans cette étape, et en particulier le budget et le planning qui en résulteront, vous devrez déterminer si le projet est bien réalisable. Dans le cas contraire, il conviendra d'ajuster le projet afin que les projections concrètes en termes de temps et d'efforts nécessaires soient bien cohérentes.
Ce sera là tout l'enjeu de votre étude de faisabilité.