La performance de l'équipe projet
Le projet, un travail d'équipe
La performance se place à tous les niveaux de l'entreprise. Le mode de fonctionnement de la plupart des sociétés aujourd'hui s'organise autour de projets : projets de développement commercial, d'innovation, d'organisation, de production, etc.
Tout projet s'intègre dans une stratégie d'entreprise plus globale. Il vise toujours l'atteinte d'objectifs précis et définis. La mise à disposition de l'équipe constitue souvent l'essentiel des moyens mobilisés, et la livraison finale constituera le résultat attendu du projet.
En cela, n'importe quel projet s'intègre parfaitement dans le triangle de la performance.
Le mode projet se rencontre dans tous les secteurs et revêt une forme similaire : on trouve un responsable de projet (parfois officiellement « chef de projet », mais pas toujours) qui forme (ou à qui on attribue) une équipe multidisciplinaire chargée de parvenir à un résultat.
Et c'est la performance de l'équipe, c'est-à-dire sa capacité à atteindre ses objectifs de production et de pilotage, qui conditionnera souvent le succès du projet.
Exemple :
Prenons un exemple de projet lancé au sein d'une entreprise :
Un grand fabricant de pièces électroniques (que nous appellerons Elecktronik ici) avait besoin de renforcer la crédibilité de ses commerciaux face à ses clients. Un des axes d'amélioration identifié était de réduire les incohérences entre les engagements pris par les commerciaux et la réalité de la disponibilité des produits, le catalogue étant sujet à d'importantes variations.
Pour atteindre cet objectif stratégique (renforcer la crédibilité de l'entreprise), il a été décidé de réaliser une application mobile permettant d'identifier toutes les références, les caractéristiques des produits et la disponibilité des stocks. Cette réalisation constituait le résultat attendu.
La réalisation de l'application n'étant pas possible en interne, la direction a décidé de constituer une équipe avec un responsable produits, le directeur commercial et un représentant des services techniques disposant de toutes les informations sur la flotte mobile et sur le système de gestion des stocks.
Un chef de projet a également été nommé, la réalisation de l'application en elle-même confiée à une agence prestataire, pour un budget défini.
La mise à disposition de ces ressources humaines et l'allocation d'un budget dédié constituent les moyens mobilisés pour mener à bien le projet.
Objectifs Coût, Qualité, Délai
La performance du projet sera évaluée au niveau de l'entreprise sur la base d'indicateurs adaptés. Le projet sera un moyen pour atteindre un objectif spécifique, et pour être plus précis, on parlera ici d'objectif stratégique.
Mais qu'en est-il de la performance de l'équipe chargée de le mener à bien ?
L'équipe, elle, est chargée de mener le projet à bien. Son objectif, c'est la réussite de la réalisation du projet. Les objectifs qui lui sont assignés sont des objectifs opérationnels.
Ainsi, la performance de l'équipe pourra être évaluée à minima sur sa capacité à réaliser et livrer le projet tel qu'il aura été défini (axe qualité) :
Sans dépasser le budget prévu (axe coût),
En respectant le calendrier convenu (axe délai).
Qualité, coût et délais sont les objectifs (opérationnels) primordiaux que devra atteindre l'équipe projet.
Exemple :
Continuons sur le même exemple d'application mobile pour Elecktronik.
L'équipe projet n'est pas chargée directement de renforcer la crédibilité des commerciaux face aux clients de l'entreprise. Ça, c'est l'objectif du projet lui-même, l'objectif stratégique. Il n'est pas de la responsabilité de l'équipe, donc sans lien avec sa propre performance.
Responsable du bon déroulement du projet, l'équipe devra, sous la responsabilité de son chef de projet en tant que coordinateur, s'assurer :
Que le projet sera réalisé comme il aura été défini (qualité) : les bonnes informations devront être transmises à l'agence mobile par les responsables des métiers impliqués afin de définir le périmètre de réalisation, la faisabilité technique étudiée, les fonctionnalités utiles déterminées.
Que le projet sera réalisé sans dépassement du budget prévu (coût) : le périmètre défini et la faisabilité étudiée, l'équipe veillera à ne pas s'écarter du périmètre de réalisation pour ne pas générer de charge supplémentaire. De même l'agence, porteuse de l'expertise de réalisation, prendra la responsabilité de ses estimations et sera à même d'assurer la maîtrise des coûts de réalisation.
Que le projet sera mené dans le calendrier prévu (délai) : l'entreprise commanditaire fournira toutes les spécifications et informations utiles dans les temps, s'assurera que les profils impliqués soient bien mobilisés pour les réunions clés et disponibles durant les étapes de validation des livrables intermédiaires. Le prestataire, lui, organisera sa production pour respecter les jalons convenus.
On le voit, la performance de l'équipe projet est une responsabilité collective, partagée par tous et soumise aux actions de chacun.