Courrier entrant
Contexte :
Au XVIIIème siècle, on désignait par « courrier » la personne chargée de transporter les lettres.
Aujourd'hui, on nomme par courrier la correspondance qui est établie entre une ou plusieurs personnes. D'un bout à l'autre de la chaîne, on trouve l'expéditeur qui est à l'initiative de l'envoi et le destinataire qui a l'intention de la missive (ou lettre). Entre ces deux éléments intervient une phase de traitement.
Dans une entreprise ou une collectivité, le flux du courrier varie selon la taille de la structure.
De l'organisation de ce trafic en dépendra la réactivité à traiter des informations dans des délais adéquats. En effet, la réception d'une convention permettant de valider un engagement et l'octroi d'une subvention ou encore la réception d'une facture à régler dans des temps impartis peuvent conduire à complexifier des situations, si ces informations ne sont pas examinées dans les meilleurs délais.
Ce traitement peut être confié, selon la taille d'une structure, à un service consacré à cette tâche, ou à une personne en particulier pour les plus petites.
Ce processus quotidien demande de la rigueur et la mise en place d'une organisation bien définie.
Il est donc indispensable, dans le cadre de cette mission qui pourrait vous être confiée, de bien se référer à une méthodologie qui permettra de gérer efficacement ce flux.
Il existe deux types de courrier, le courrier entrant et le courrier sortant.
Définition
Le courrier entrant est le courrier qui arrive dans l'entreprise ou une collectivité en provenance des différents partenaires qui sont associés à son activité. Le courrier entrant est aussi appelé courrier arrivé. Cette correspondance peut prendre plusieurs formes : des plis ou courriers (lettres et enveloppes) plus ou moins volumineux, des colis ou des courriels (ou mail).
La réception des plis et colis peut se faire soit à l'adresse de domiciliation de la structure, soit dans une boîte postale. La boîte postale est une boîte aux lettres externalisées, située dans une agence postale. Cette domiciliation ex-situ est un service qui nécessite de se déplacer pour récupérer la correspondance. Très généralement, il faut une procuration pour récupérer les plis ou colis quand la structure est nominative. Ce sera également le cas pour les lettres avec accusé de réception.
Exemple : Adresse mentionnant une boîte postale
Du fait que la société se nomme « FLEURS D'ANTAN » et qu'il s'agit du nom de la société, il vous faudra vous munir d'une procuration et d'une pièce d'identité pour récupérer ce pli en agence.
Traitement du courrier entrant
Réception du courrier entrant
À l'arrivée du courrier, qu'il soit livré par la Poste ou retiré en agence, la première étape consistera à procéder à son ouverture. On distinguera deux types de courrier :
Les plis professionnels :
D'une manière générale, il s'agit des courriers génériques qui sont émis à l'attention de la structure (entreprise, société ou collectivité). Ils sont adressés à la dénomination de l'entreprise ou de son service. Ces plis devront être ouverts et analysés afin d'identifier le destinataire qui sera en charge du traitement par la suite.
Exemple :
Les plis personnels et confidentiels :
Les plis dits personnels sont adressés à l'intention d'un(e) salarié(e) en particulier au sein de la structure. Ce courrier n'est censé être ouvert que par le destinataire en personne. À ce niveau, il faut être prudent et bien s'approprier le processus en vigueur au sein de la structure. Avez-vous l'autorisation de son destinataire pour procéder à son ouverture ?
Un cadre juridique permet à l'employeur ou à une personne d'ouvrir un pli adressé au nom d'un salarié à la condition qu'il n'y soit pas mentionné « confidentiel » ou « personnel » sur celui-ci. Dans le cas contraire, cela pourrait être considéré comme une atteinte à la vie privée de la personne (Art 9 du Code civil).
Exemple :
Attention :
Certaines informations qui seront traitées lors de la réception du courrier peuvent avoir un caractère « sensible » pour l'entreprise. Par conséquent, il est impératif de faire preuve d'une extrême discrétion et de respecter cette confidentialité même si elle n'est pas apposée sur le document.
Afin d'officialiser la réception du courrier au sein de l'entreprise, il est important pour sa traçabilité d'y apposer un tampon daté du jour de la réception au moment de l'enregistrement.
Exemple : Un marquage traditionnellement utilisé
Enregistrement du courrier entrant
Il est d'usage dans certaines structures de numériser le courrier entrant afin de le transmettre dans une version dématérialisée, et ce afin d'éviter d'éventuelle perte dans sa manipulation. Lors de la distribution, le courrier pourra être scanné puis transmis par mail aux services ou personnes concernées puis archivé.
Cependant, avant sa distribution, il est nécessaire de procéder à son enregistrement dans un registre prévu à cet effet. Cette étape permettra d'officialiser sa réception et de facilement en retrouver la trace en cas de litige.
L'enregistrement du courrier entrant doit permettre de renseigner :
Sa date d'arrivée,
Son numéro d'enregistrement,
Son expéditeur du courrier (nom ou société),
Son objet (de quoi il s'agit),
Son destinataire (nom ou service).
Exemple :
Voici la forme que peut prendre un registre :
La réception des mails nécessite une procédure beaucoup plus simplifiée, car les courriers sont automatiquement sauvegardés dans la boîte de réception. Il n'est donc pas nécessaire d'enregistrer ce courrier dans un registre du fait que les informations sont disponibles dans le mail (date, expéditeur, objet, etc.).
Il est tout à fait possible de créer des dossiers dans la boîte mail afin de classer les mails reçus.
Exemple : Une boîte Gmail
La dernière étape dans le traitement du courrier entrant consistera à le distribuer en ayant pris soin d'identifier le ou les destinataires lors de l'enregistrement.
Encore une fois, selon la taille de la structure et son organisation interne, les processus peuvent varier. Voici toutefois un schéma assez représentatif de la chaîne à respecter.
En ce qui concerne la distribution des mails, là aussi la tâche est simplifiée, il suffira de faire suivre ou de transférer vers le destinataire du message si vous n'êtes pas en mesure d'en assurer la réponse. Il est nécessaire d'utiliser un carnet d'adresses ou une liste de diffusion dans l'objectif de gagner du temps dans la redirection des messages.
Exemple : Un marquage traditionnellement utilisé
