Essentiel
Dans une entreprise, le flux quotidien du courrier demande un traitement rigoureux. On distingue deux types de flux : le courrier entrant et le courrier sortant. Le courrier entrant correspond à tous les courriers venant de l'extérieur à l'intention de l'entreprise. Le courrier sortant correspond aux courriers en partance de l'entreprise et en direction de l'extérieur que l'on nommera « les partenaires ». On entend par courriers les plis, les colis ou les mails. On nomme plis une lettre et son enveloppe. Il existe deux types de plis :
Le pli professionnel qui est destiné à l'entité de l'entreprise ou sa dénomination,
Le pli professionnel et confidentiel qui est destiné à une personne en particulier. On restera dans ce cas présent, très vigilant à ne pas les ouvrir s'il est mentionné « confidentiel » ou « personnel » sur l'enveloppe.
Le traitement du courrier entrant comprend 3 étapes :
La réception, soit au siège de l'entreprise, soit dans une boîte postale. Cette étape intègre l'ouverture des plis.
L'enregistrement qui consiste à répertorier des informations essentielles à la traçabilité pour la suite en cas de litige : la date, l'affectation d'un numéro d'enregistrement, l'expéditeur, le destinataire et son objet. Cette étape intègre l'apposition d'une mention attestant de l'arrivée du courrier dans son processus de traitement.
La distribution dans les services et aux personnes destinataires du courrier.
Le traitement du courrier sortant comprend 3 étapes :
L'enregistrement sur un registre qui mentionne les informations suivantes : la date, un numéro d'enregistrement, la nature du courrier et son type, le destinataire, l'expéditeur et son objet.
La mise sous pli et l'affranchissement qui consiste en l'insertion des lettres dans les enveloppes puis l'affranchissement qui permettra l'acheminement selon un coût qui prendra en compte le poids, le volume, la destination, la nature du suivi et le délai de distribution.
Le suivi qui permettra de vérifier la bonne distribution du courrier aux destinataires.
Une entreprise peut déléguer le traitement de son courrier à une autre société spécialisée dans le domaine contre rémunération. Cette solution, l'externalisation, permet à l'entreprise de ne pas avoir à mettre en place une organisation (service et personnel) pour gérer son courrier. Ce service est fréquemment utilisé par les grandes entreprises dont les volumes de courriers sont très importants.
Il existe également la possibilité d'utiliser des machines automatisées pour les tâches fastidieuses et chronophages comme l'ouverture des courriers, le pliage des courriers, la mise sous plis ou encore l'affranchissement.