Le traitement du courrier

Il est d'usage dans les entreprises d'établir des règles de fonctionnement dans la transmission des courriers à envoyer. Selon les structures, il existe un horaire limite au-delà duquel les plis ne sont pas pris en compte pour l'expédition du jour. De même, toujours selon l'organisation mise en place dans les structures, les courriers sont numérisés afin de garder une trace du document final en partance.

L'étape suivante consistera à enregistrer le courrier à expédier toujours dans l'idée de garder une traçabilité pour une consultation ultérieure. Il est utile de définir les critères suivants :

• Sa date de départ,

• Son numéro d'enregistrement,

• Le type d'envoi et son mode d'envoi (lettre, recommandé, etc.),

• Son expéditeur (service ou nom),

• Son objet (de quoi il s'agit),

• Son destinataire (nom ou société).

Après l'enregistrement, on procédera à la mise sous plis et à l'affranchissement de la correspondance. Cette étape demande de la rigueur puisqu'elle conditionnera la bonne réception du ou des documents aux partenaires de la structure.

La mise sous plis consiste à insérer le courrier dans une enveloppe et de veiller à sceller celle-ci. Bien évidemment, on adaptera le format et le volume de l'envoi à son contenant (enveloppes ou colis).

C'est pourquoi les suivantes attentions sont préconisées :

• L'utilisation d'enveloppe pré-casée lors d'un remplissage manuscrit,

• De la bonne correspondance du cadre avec l'adresse sur des enveloppes à fenêtre,

• De bien mentionner lisiblement les cinq chiffres du code postal,

• De bien faire mention de l'adresse de l'expéditeur au dos du pli,

• De mentionner l'adresse du destinataire en majuscules sur six lignes maximum,

• D'adapter ces règles à l'envoi d'un colis le cas échéant.

C'est ensuite que l'on procédera à l'affranchissement du courrier. Cette étape est indispensable et consiste à s'acquitter d'une taxe nécessaire à l'acheminement du courrier vers son destinataire. Il s'agit tout simplement d'apposer un timbre dont son coût dépendra de :

• Sa nature (courrier simple ou recommandé)

• Son poids et volume (lettre ou colis)

• Son délai d'acheminement (normal ou express)

• Sa destination (France ou étranger)

Le suivi des envois est important, car il permet de vérifier l'acheminement et la bonne réception aux destinataires.

En ce sens, il sera préférable d'utiliser un service de lettres suivies qui comme son nom l'indique permet de suivre son acheminement ou de recommandés avec accusé de réception pour des circonstances précises (nécessité juridique pour signifier une injonction, mise en demeure, etc.).

De plus, il existe d'autres entreprises postales qui pourront en dehors de La Poste prendre vos envois en charge tout en assurant le suivi (ex. : UPS, etc.).

En ce qui concernera les mails, il est possible de mettre en place une option qui permet de vérifier la bonne réception. L'envoi des mails permet également d'inclure des pièces jointes et les signatures numériques permettent maintenant d'authentifier les documents. L'envoi d'un mail à une valeur juridique à condition d'être en capacité de prouver son envoi vers l'adresse du destinataire.

Dans cette solution d'envoi et de suivi, on notera une alternative peu coûteuse et moins contraignante à laquelle de nombreuses structures font appel aujourd'hui.