Outils
Définition
On entendra par outils tous les moyens qui permettront de faciliter le traitement du courrier entrant et sortant. Seront présentés ici des exemples de moyens disponibles pour faciliter la réception et l'envoi du courrier.
Tout d'abord, il existe des solutions d'externalisations pour les structures qui ne souhaitent pas mettre en place des organisations comme un service entier dédié au traitement du courrier. En effet, de nombreuses sociétés proposent des prises en charge plus ou moins complètes. Nous ne parlerons pas ici de ses différentes sociétés, mais il n'est pas exceptionnel, surtout quand la gestion du courrier est importante, de faire appel à ce genre de prestation.
Outils disponibles pour traiter le courrier entrant
Ouvre-lettres
Il peut avoir la forme d'un petit couteau ou d'une machine électrique plus ou moins volumineuse. Pour un nombre important de plis à traiter, l'ouvre-lettres électrique peut s'avérer très efficace.
Exemple :
Classement
Que ce soit pour le tri, le classement ou l'archivage des documents, et selon les méthodes en vigueur dans l'entreprise, nous pourrons faire appel à des outils spécifiques.
Exemple :
Outils disponibles pour traiter le courrier sortant
Enveloppes et colis
Il existe différents formats d'enveloppes qu'il faudra adapter au format de votre courrier.
FORMAT DE L'ENVELOPPE | TAILLE (H x L en mm) | FORMAT DU COURRIER |
|---|---|---|
Enveloppe C4 | 229 x 324 mm | A4 et A3 plié en deux |
Enveloppe C5 | 162 x 229 mm | A5 et A4 plié en 2 |
Enveloppe C6 | 114 x 162 mm | A4 plié en 4 |
Enveloppe DL | 110 x 220 mm | A4 plié en 3 et A5 plié en 2 |
Mais aussi des pochettes dont la taille permet l'envoi de courrier sans être plié.
FORMAT DE LA POCHETTE | TAILLE (H x L en mm) | FORMAT DU COURRIER |
|---|---|---|
Pochette C4 | 229 x 324 mm | A4 |
Pochette C5 | 162 x 229 mm | A5 |
Pochette B4 | 250 x 353 mm | A4 (en plus large) |
Pochette 24 | 260 x 330 mm | A4 qui permet d'augmenter le volume |
Il existe également des pochettes à soufflets permettant d'augmenter l'épaisseur de 3 à 9 cm et ainsi d'envoyer des rapports sur plusieurs pages. Mais également des pochettes rigides ou des pochettes à bulles afin de garantir l'intégrité du contenu.
Plieuses, machines à mettre sous plis et à affranchir
Ces étapes sont fastidieuses et demandent de rester très concentré, car rappelons-le, il en dépend de la bonne réception des documents. Là encore, selon le volume à traiter, les structures peuvent investir dans du matériel qui demandera une petite formation, mais qui permettra un rendement extrêmement efficace.
Il existe plusieurs types de machines qui selon le modèle permettent des fonctions plus ou moins intéressantes (prise en charge de différentes tailles, vitesse d'exécution, etc.) :
La plieuse : elle permet de plier le courrier,
La machine de mise sous pli : elle permet d'insérer le courrier dans l'enveloppe,
L'affranchisseuse ou machine à affranchir : elle permet d'affranchir le courrier.
Il existe également des machines avec des solutions de compilations des tâches.
