Analyser les outils existants

Outils de communication externes

Définition

Un outil de communication est un moyen de diffuser des informations ou de véhiculer des messages à destination d'un public cible.

Que l'entreprise privilégie les outils traditionnels ou les outils digitaux, sa manière d'en faire usage a une grande importance pour l'efficacité de sa communication. Il convient donc de réaliser une analyse approfondie des outils existants avant de penser à leur optimisation.

Rappel

Les principaux outils de communication :

Outils digitaux

Outils print

  • Site internet

  • Réseaux sociaux

  • Publicité en ligne

  • E-mailing

  • Affichage digital

  • Affiches

  • Flyers

  • Catalogues et brochures

  • Papier en-tête et enveloppes

  • Goodies : tote bags, t-shirts, stylos, etc.

Tout d'abord, le chef de projet doit comprendre l'utilisation actuelle des outils :

  • Quels sont les outils de communication utilisés par l'entreprise ?

  • L'entreprise est-elle présente sur les réseaux sociaux ? Si oui, lesquels ?

  • La communication de l'entreprise est-elle orientée à 360° ou 100 % digitale ?

  • Les outils existants sont-ils pertinents par rapport à la stratégie de l'entreprise ?

  • Quel est le suivi mis en place pour l'utilisation de chacun des outils ?

Ensuite, il convient d'examiner les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus :

  • Quels sont les coûts actuels de communication ?

  • Quel budget annuel est alloué à la communication ?

  • Quels résultats ont été obtenus pour chaque action de communication ?

  • Quel est le retour sur investissement ?

S'il n'y a pas ou peu de données chiffrées disponibles, il faudra les collecter pour pouvoir les analyser. Cela risque de prendre un peu de temps, mais c'est plus sûr si l'on veut réaliser une étude fiable.

À ce stade, la question centrale est celle de la cohérence des outils et méthodes mis en place par rapport à la stratégie aux objectifs actuels de l'entreprise.

Il convient donc de faire un état des lieux pour chacun des outils, en comparant encore une fois les points forts et les points faibles de son utilisation pour la communication globale de l'entreprise.

Exemple

Si lors de l'audit, le chef de projet se rend compte que l'entreprise est présente sur les réseaux sociaux, mais que ses résultats sont décevants, il approfondira son étude en étudiant la cohérence du ciblage, et pourra préconiser à l'entreprise de réorienter sa stratégie.

Outils de communication interne

Les outils de communication interne contribuent à la bonne organisation opérationnelle d'un service ou d'une équipe. Il ne faut donc surtout pas les négliger lors de l'analyse des besoins.

D'autre part, l'utilisation de ces outils donne des indications précieuses sur la manière de communiquer au sein de l'entreprise.

Ainsi, pour auditer ces outils de communication interne, il faut répondre aux questions suivantes :

  • Quels sont les outils de communication interne utilisés par l'entreprise ?

    • Existe-t-il un système de messagerie interne type Slack ?

    • Y a-t-il une gestion de projet avec une application type Trello ?

    • Quels outils utilise l'équipe pour coordonner le travail ?

  • Comment sont-ils utilisés ? Font-ils partie du quotidien ou sont-ils délaissés par les équipes ?

  • Comment sont suivis les objectifs et les résultats ? Des tableaux de bord sont-ils mis en place ?

  • Quels sont les points forts de la communication interne de l'entreprise, et quels sont les points à améliorer ?

Sur ces points, le chef de projet doit pouvoir analyser efficacement la situation pour déterminer les axes d'amélioration possibles.