Vous pilotez une équipe de commerciaux au sein d'une chaîne d'agences immobilières. Votre direction générale a décidé d'une nouvelle organisation des forces de vente et vous a communiqué sous forme d'un petit guide les 30 nouvelles pratiques que vous allez devoir mettre en place dans votre équipe.

Vous disposez d'un crédit de 8 heures par collaborateur pour les former aux nouveaux process et outils (y compris un nouveau logiciel de gestion des clients et prospects), afin qu'ils soient tous opérationnels dans un mois.

Question

Indiquez quel reporting vous allez mettre en place pour rendre des comptes à votre direction et comment vous allez suivre les performances individuelles de votre équipe dans le cadre de ce projet de transformation de l'organisation.

Solution

  • Le projet de transformation de l'organisation doit satisfaire ses objectifs sur les axes coût, qualité et délai.

    En termes de qualité, il conviendra par exemple de suivre le nombre de nouveaux process effectivement mis en place au sein de l'équipe.

    Les coûts sont liés à la mobilisation des commerciaux pour les moments de formation. C'est le temps affecté à cette formation qui sera comptabilisé.

    Les délais sont imposés par les objectifs : 1 mois est accordé pour effectuer cette transition, on comptabilisera le nombre de jours consommés et le nombre de jours restants avant l'échéance.

    Ces indicateurs CQD comparés aux estimations de la direction constitueront les éléments de reporting liés aux performances du projet.

    Le reporting permettra d'indiquer si tout se passe comme prévu ou si, par exemple, des besoins complémentaires en formation seront nécessaires (coûts), si un délai supplémentaire sera requis pour mener le projet à son terme.

    Idéalement, le reporting sera hebdomadaire pour évaluer dans les temps les éventuelles actions correctives à mettre en œuvre.

  • Dans le contexte de ce projet de transformation, les performances de l'équipe seront importantes à suivre. Au niveau individuel, il conviendra de donner l'opportunité à chaque collaborateur de transmettre du feedback sur l'évolution de la mise en application des nouvelles pratiques. Par exemple :

    • En organisant un rapide point quotidien avec l'ensemble de l'équipe pour identifier l'avancement et détecter rapidement les éventuelles difficultés,

    • En suivant au travers des timesheets le temps passé à la formation ou la prise en main des nouvelles méthodes et nouveaux outils,

    • En proposant aux collaborateurs un système d'auto-évaluation sur la maîtrise des nouveaux process à appliquer.