Communication interne écrite

L'imprimé est identifié par un titre court et visible. L'émetteur du document doit pouvoir être reconnu immédiatement, grâce à la présence de son nom et des éléments de son identité visuelle tels qu'ils sont définis dans la charte graphique.

• Utilisez chaque fois que possible la technique des réponses guidées (cases à cocher).

• Prévoyez des tableaux pour les informations énumératives.

• Limitez l'emploi des « peignes » ou « râteaux » en les réservant aux seules informations qui font l'objet d'un traitement informatisé. Utilisez des lignes pour les informations traitées manuellement.

Les rubriques de même nature sont regroupées. Ces regroupements sont déterminés à la fois par le bon sens du concepteur de l'imprimé et par le type de traitement des informations.

Les regroupements apparaissent dans des zones clairement identifiables, soit parce qu'elles sont introduites par des sous‐titres, soit parce qu'elles sont séparées par des tramés de couleur ou par des filets (encadrés), soit parce que leur graphisme est particulier (par exemple, angles arrondis). Ces zones peuvent être elles‐mêmes structurées par des intertitres.

De la lisibilité des informations dépend le traitement. Il existe donc certaines règles à respecter :

• Effectuer une analyse préliminaire en utilisant la méthode du QQOQCP.

• Dresser un inventaire des différentes rubriques et les organiser en les regroupant par nature, ordre d'inscription ou d'utilisation.

• Prévoir une présentation aérée.

Préparer l'écriture en utilisant :

Des peignes pour les informations alphabétiques ou numériques destinées à être traitées informatiquement, prévoir un nombre suffisant de cases.

Des cases à cocher pour faciliter le traitement et le rendre plus sûr.

Une présentation en colonnes pour des informations de même nature.