Note de service
Diverses notes et instructions
Définition :
La note est un support écrit de la communication interne. Elle s'adresse en général, à plusieurs personnes. Elle peut être soit affichée, soit diffusée aux intéressés (par courriers internes ou courriers électroniques).
Dans l'entreprise, de nombreux messages sont émis pour informer le personnel, demander l'exécution d'un travail, donner des directives d'exécution ou de comportement, faire le point sur une question. Ces messages présentent de nombreux points communs.
Les messages internes émis par les responsables ont un caractère officiel :
Ils circulent suivant la ligne hiérarchique, dans le sens descendant. Nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, ils doivent être pris en compte par les salariés concernés.
Ils ont pour but : | Type de document |
|---|---|
D'informer le personnel | Notes d'information |
De demander l'exécution d'un travail | Notes de service |
De diffuser des directives précisant la procédure d'exécution d'une tâche | Notes d'instructions ou instructions |
De préciser la conduite à adopter en certaines circonstances | Consignes |
Diverses notes circulent indépendamment des lignes hiérarchiques :
Notes d'informations, notes de service (sur délégation d'autorité), notes ou mémos[1] pour exposer une situation, un problème.
Tous ces messages ont de nombreux points communs au niveau des mentions de présentation et de la rédaction.
Présentation de la note
La disposition des notes est libre. Cependant, on utilise généralement un imprimé spécifique qui permet :
D'éviter les omissions,
De faciliter la rédaction et la présentation,
De faciliter la lecture.
Les mentions indispensables sont :
Mentions | Justifications ‐ Observations |
|---|---|
En‐tête simplifié (Nom de l'entreprise) | Utilisation interne |
Service émetteur | Origine de la note |
N° ou référence | Pour classement |
Destinataire(s) | Pour la diffusion :
|
Objet (ou titre) | Prise de connaissance immédiate de la nature de l'information ou du problème |
Date d'émission | Indispensable |
Fonction et nom du signataire | Identification précise de l'émetteur |
Signature | Authentification par le signataire. Moyen de preuve en cas de contestation |
Les mentions les plus importantes sont mises en évidence (centrage, soulignement, caractères gras, etc.).
La rédaction :
Un seul sujet par message,
Pas d'interpellation ni de formule de politesse,
Expression simple et brève, claire et précise, ferme mais jamais autoritaire.
Du fait de leur caractère officiel, les messages internes émanant de la hiérarchie sont classés, dans chacun des services émetteurs et récepteurs, par nature et suivant la date d'émission. Ils ne peuvent être ignorés du personnel.
Notes d'information
Définition :
Les notes d'information transmettent au personnel une information concernant le fonctionnement de l'entreprise. Émises par un responsable, elles circulent souvent dans un sens descendant, mais peuvent aussi concerner des organes de même niveau hiérarchique ou l'ensemble du personnel.
Dans quel cas émet-on une note d'information ?
On est amené à diffuser au personnel des informations portant sur :
L'organisation de l'entreprise : horaires de travail, périodes de congé, modalités de fonctionnement de services sociaux (restaurant, transport du personnel, etc.),
Les nouveaux textes applicables dans l'entreprise : nouveaux taux des cotisations sociales, de la TVA, décision de justice, etc.
Les résultats et objectifs de l'entreprise.
Comment rédiger la note d'information ?
L'information à diffuser doit être présentée de façon :
Brève (de préférence sur une seule page),
Précise : les destinataires doivent disposer de toutes les indications nécessaires,
Neutre et objective.
Remarque :
La note d'information peut être présentée sur papier libre ou sur un imprimé.
Exemple : Note d'information
Notes de service
Définition :
Destinée à transmettre un ordre, la note de service circule toujours dans le sens hiérarchique descendant. Elle a pour but de faire accepter l'ordre donné et d'en obtenir une exécution correcte, dans le délai fixé.
Dans quel cas émet-on une note de service ?
Une note de service peut être émise pour demander au personnel :
L'exécution d'un travail : étude d'un dossier, préparation d'une manifestation, etc.
Le respect d'un règlement : utilisation d'un parking, port de vêtements de sécurité, crédit maximal à accorder aux clients, etc.
Comment rédiger la note de service ?
La note de service respecte les impératifs de précision, de concision, communs à toutes les notes ; en particulier, la date d'exécution doit être mise en évidence pour éviter toute contestation.
Par ailleurs, du fait que la note de service donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, tout en étant dénué d'autoritarisme. D'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle.
Exemple :
Il est demandé à chacun de bien vouloir...
Le projet devra être soumis à...
Il a été décidé de revoir le processus...
Il est souhaitable aussi de justifier l'ordre donné.
Plan :
Problème ou difficulté constatés ; objectif recherché,
Décision prise en conséquence : opération à effectuer par le destinataire (date, nature, etc.).
Remarque :
La présentation sur un imprimé spécifique, avec une disposition uniformisée, facilite la réalisation de la note et sa consultation.
Exemple : Note de service
Instructions et consignes
Définition :
Instructions et consignes sont des directives données par un supérieur hiérarchique à propos de l'exécution d'un travail (instructions) ou du comportement à adopter dans une certaine circonstance (consignes).
Dans quels cas diffuse-t-on des instructions et des consignes ?
Exemple :
Instructions concernant :
Les rappels de règlement
Le remplissage d'un document
L'utilisation d'un Minitel, etc.
Consignes :
Consignes en cas d'incendie,
Consignes pour la fermeture des bureaux après le travail,
Règles de sécurité à respecter dans les ateliers, etc.
Donner des instructions et consignes écrites au personnel permet :
Comment les rédiger ?
Ces documents portent un titre précis ; ils sont aussi brefs que possible. Le style est clair, souvent sous forme d'énumération ; le ton est impératif.
En général, les directives sont données dans l'ordre chronologique d'exécution (certaines consignes peuvent adopter un ordre logique).
Comment les présenter ?
Ces documents sont en général rédigés ; mais des instructions peuvent être présentées sous forme de schéma ou avec des photos (manipulation d'un appareil par exemple) ; les consignes comportent souvent des dessins, un plan d'évacuation.
Les mentions essentielles sont mises en évidence.
Les instructions relatives à un même poste sont groupées dans un classeur à anneaux ; les consignes sont souvent affichées près de l'endroit où elles doivent être appliquées.
Remarque :
Dans bien des cas, instructions et consignes sont données oralement et appliquées de mémoire ; mais une présentation écrite est plus sûre.
Exemple : Instructions
Exemple : Consignes
Caractéristiques de la note
La note contient deux types d'informations : les informations utiles mais extérieures au message et les informations du message lui‐même.
Informations utiles extérieures au message
Ce sont les informations qui permettent d'identifier l'expéditeur et les destinataires de la note, de repérer le motif de la note, de classer celle‐ci.
Le service expéditeur : les nom et prénom, fonction de(s) auteurs(s) ou ses initiales, permettent de situer la source de l'information.
La date de création et le numéro d'ordre de la note permettent de classer dans l'ordre chronologique, et de situer l'information dans le temps pour juger de son actualité.
La nature de la note : elle identifie l'intention de l'auteur : donner un ordre ou transmettre une information. Exemple : note d'information.
Les principaux destinataires de la note : ce renseignement indique les personnes directement concernées pour action.
L'objet : c'est le titre court et précis du motif de la note. Il permet de juger de l'intérêt à porter à la note et de son urgence.
La signature : elle permet au signataire de montrer qu'il approuve le contenu de la note, mais elle n'est pas obligatoire.
Les nom et prénom des destinataires qui prendront connaissance de la note sans être cependant directement concernés.
Message
Contenu de la note
Le contenu des notes dépend de l'objectif poursuivi :
Il dépend des intentions de la note. S'agit‐il de faire exécuter une action (note de service) ou d'apporter une information (note d'information) ?
Dans tous les cas, le style comporte des caractéristiques communes de concision, précision et clarté.
Une note par sujet | Clarté du message |
|---|---|
Pas de formule d'appel Pas de formule de politesse | Simplification du message interne |
Date d'application précisée | Toute contestation évitée |
Style d'une note de service
Ton de la note
Le ton de la note détermine la manière dont elle va être reçue par le destinataire.
Règle 1
Adaptez le ton de la note au destinataire et au motif :
Vous adressez la note à l'un de vos proches collaborateurs :
Utilisez un ton confraternel, par exemple par l'emploi des pronoms personnels « je », « tu » : « le Salon du Livre se tient du 16 au 22 mai. Je joins un programme où tu trouveras toutes les informations nécessaires ».
Vous adressez la note à un supérieur hiérarchique :
Utilisez un ton neutre, impersonnel : « conformément à votre demande, vous trouverez un ordre du jour de la prochaine réunion du Centre de Coopération économique ».
Vous adressez la note à un grand nombre de destinataires :
Votre objectif est d'entraîner l'adhésion. Utilisez un ton cordial.
Règle 2
Pour personnaliser le style :
Préférez les formes actives aux formes passives.
N'écrivez pas :
« Des retards importants ont été constatés dans l'envoi du courrier »,
« Le document est à envoyer signé à Madame Lelor ».
Écrivez :
« Nous avons constaté un retard important dans l'envoi du courrier »,
« Nous vous demandons de bien vouloir envoyer le document signé à Madame Lelor ».
Évitez les formules impersonnelles, car la note semble ne s'adresser à personne, ce qui dévalorise le destinataire. Adressez‐vous directement aux personnes concernées.
N'écrivez pas :
« Il est recommandé de porter des chaussures de sécurité ».
Écrivez :
« Nous vous demandons de porter des chaussures de sécurité ».
Règle 3
Pour rendre le ton cordial, convivial :
Évitez les adverbes et expressions qui renforcent l'idée d'ordre à faire passer comme « impérativement, formellement, strictement, en aucun cas, absolument interdit, etc. »
Évitez l'emploi du futur, de l'impératif et de la formule « prière de... » pour transmettre des ordres. Remplacez‐les par des formes verbales plus adoucies.
N'écrivez pas :
« Chacun devra... »,
« Veuillez respecter... »,
« Prière de ne pas... ».
Écrivez :
« Merci de bien vouloir... »,
« Nous vous demandons de... »,
« Nous vous prions de... ».
Comment rédiger et présenter une note ?
Règle 1
Présenter un seul motif par note
S'il s'agit d'un ordre à faire exécuter : justifiez‐le par respect vis‐à‐vis du destinataire.
Règle 2
Écrivez des phrases courtes
Supprimez les mots inutiles, évitez les répétitions, rédigez une idée par phrase.
Règle 3
Utilisez un vocabulaire simple
Utilisez un vocabulaire courant,
Évitez le vocabulaire trop technique ou spécialisé si vous vous adressez à tout le personnel,
Évitez les abréviations ou sigles sans les expliquer.
Règle 4
Soyez concret
Concrétisez si nécessaire la consigne par des exemples.
Règle 5
Utilisez les mots de liaison utiles
Utilisez les mots de liaison utiles pour faire comprendre la relation qui existe entre les paragraphes.
Règle 6
Centrez la note sur le destinataire
Quand c'est possible, commencer par « vous » pour concerner le destinataire.
Ne dites pas :
« Nous vous demandons de veiller à l'application de ces règles de sécurité ».
Dites :
« Vous veillerez personnellement à l'application de ces règles de sécurité ».
Règle 7
Présentez la note
Dactylographiez la note conformément au modèle de présentation de l'entreprise, respectez :
Le choix des caractères (majuscules ou minuscules),
Les consignes de mise en évidence (centrage, soulignement, double interligne, etc.).
Règle 8
Transmettez et classez
Transmettez la note à votre responsable de service pour contrôle,
Établissez‐en plusieurs exemplaires pour les transmettre aux différents destinataires,
Classez l'original dans un classeur selon l'ordre numérique des notes.
Ne soulignez aucune expression pour insister : le destinataire recevrait défavorablement le message.
Effacez toute trace de mauvaise humeur personnelle. Restez courtois. N'hésitez pas à remercier.
Règle 9
Pour certains motifs comme une invitation à une inauguration, vous pouvez utiliser toutes les caractéristiques du style conversationnel. Il concerne chacun et humanise la relation.
Comment établir le plan d'une note ?
Étape 1
Déterminez les idées principales à exprimer
Déterminez le motif de la note,
Déterminez la catégorie de motif,
Déterminez les idées principales du message à exprimer en fonction de la catégorie du motif.
Étape 2
Déterminez les informations utiles extérieures au message
Identifiez l'expéditeur : son service, son nom, éventuellement sa fonction,
Déterminez la nature de la note en fonction de la catégorie du motif,
Affectez un numéro d'ordre à la note,
Déterminez l'objet de la note (titre résumant le motif),
Identifiez les personnes qui prendront connaissance du texte en dehors des destinataires principaux.
Étape 3
Établissez le plan de la note
Indiquez sur votre bloc‐notes les informations suivantes les unes en dessous des autres :
Le service, le nom, éventuellement la fonction de l'expéditeur.
La nature et le numéro de la note.
Les noms et prénoms des destinataires concernés.
La date de création de la note.
L'objet de la note.
Les idées principales brièvement sous forme de consignes en suivant l'ordre :
Exposé du motif,
Informations complémentaires dans l'ordre d'importance (exemple : où, quand, comment,).
Les noms et prénoms des autres destinataires de la note.
Cas particulier de la convocation
L'invitation à une réunion doit mentionner le jour et la date de réunion, l'heure de début et le lieu. Cette invitation s'accompagne d'un « ordre du jour ».
L'ordre du jour est l'énumération des points qui seront traités. Chaque point est donc numéroté.
Le déroulement de la réunion se fera dans le respect de l'ordre des points à l'ordre du jour. Cet ordre se retrouvera donc également dans le procès‐verbal de réunion qui sera la relation de la discussion de chacun des points et des décisions prises.
Si la liste des points à traiter est longue, l'ordre du jour est présenté de manière distincte. Si la liste des points à traiter est courte, l'ordre du jour sera inclus à la lettre de convocation.
Cette lettre de convocation peut prendre la forme d'une circulaire, d'un communiqué. Elle peut également être personnalisée en utilisant le publipostage.
Présentation :
Le titre peut être présenté dans un encadré,
Le premier paragraphe communique les renseignements concernant l'invitation à la réunion,
Le titre « ordre du jour » est séparé du texte par un interligne blanc,
Le style américain est conseillé pour présenter cette disposition.
Exemple : Notes
