Notes
Question
Pour chacune de ces notes :
Quel est le statut professionnel de l'émetteur par rapport aux destinataires ?
Quel est le but du message ? (S'agit‐il de convaincre, d'expliquer, d'informer, de négocier ?)
Quel nom plus précis pourriez‐vous donner à chacune de ces notes ?
Solution
Comparer les 2 notes
Batimega | Sofimat |
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Dans les 2 cas, il s'agit de documents émanant de la hiérarchie vers des collaborateurs.
Application 1
Un numéro Vert
L'agence Paris - Rangoon, spécialiste dans l'organisation de voyages en Birmanie, dispose de 4 bureaux situés à Paris (2e), Lyon, Bordeaux et Nice.
Le directeur vous dit :
« Un numéro Vert sera à la disposition des clients à partir du 1er mai - N° à appeler : 08 00 10 11 12.
L'enregistrement sur cassette, mis à jour chaque semaine, présentera le voyage en cours de préparation, les places disponibles, etc. et se terminera par l'adresse des 4 bureaux. La création de ce numéro sera annoncée dans les revues spécialisées. Nous enverrons prochainement aux agences un lot de dépliants destinés à leurs clients. »
Question
Application 2
La société STENFOR est une PME spécialisée dans la vente de mobilier et matériel de bureau (copieurs, télécopieurs, péritéléphonie, etc.) et de matériel et fournitures informatiques (micro‐ ordinateur, imprimantes, scanners, logiciels, etc.) Elle assure également le montage des micro‐ ordinateurs, le service après‐vente et la maintenance de ces matériels. Elle emploie 48 personnes, dont 4 technico‐commerciaux qui, sous l'autorité du Directeur commercial, M. RENARD, prospectent essentiellement les régions Nord‐Pas‐de‐Calais, Picardie, Normandie et Champagne et diffusent l'ensemble des produits. Vous êtes l'assistant(e) de M. DELTOUR, Directeur général de cette société.
La diversité des matériels, l'apparition de technologies de plus en plus complexes ont conduit M. DELTOUR à s'interroger sur une restructuration éventuelle du service commercial. Il a finalement opté, après de nombreuses études et consultation, pour une organisation des ventes par type de produit. Cette restructuration décrite dans le nouvel organigramme (fourni en annexe) vise à améliorer le service et le conseil à la clientèle et à optimiser les ventes. Les technico‐commerciaux, plus spécialisés, connaîtront mieux les produits.
La nouvelle structure sera opérationnelle le 15 mars. Bien sûr, sa mise en place nécessitera une redistribution des locaux du 1er étage. Ainsi, la pièce actuellement réservée aux archives sera reconditionnée pour accueillir l'un des nouveaux services. Les archives seront stockées à la cave. Les travaux doivent avoir lieu entre le 1er février et le 25 février. Ils seront vraisemblablement une gêne pour l'ensemble du personnel.
Question
M. DELTOUR vous demande de rédiger une note à l'attention de M. SAMIER, chef du service maintenance, M. VANTOUR, chef du service comptabilité, M. CHARIER, responsable des ateliers techniques, et M. PINEAU, chef du personnel, pour les informer de cette restructuration.
Indice
Mise en situation :
Se situer au 6 janvier.
Considérer que la décision de la restructuration a été prise avec l'accord de tous les cadres concernés à l'issue d'une réunion qui s'est tenue le 12 décembre.
Application 3
La société dispose d'un parc automobile destiné à faciliter les déplacements professionnels des salariés autres que les technico‐commerciaux. M. DELTOUR a appris avec agacement que certains membres du personnel « omettent » de restituer en fin de journée les véhicules de société qu'ils ont empruntés et les utilisent à des fins personnelles. Outre le fait qu'elle est anormale, cette situation pourrait poser problème en cas d'accident de la route, car les véhicules ne sont assurés que pour les déplacements professionnels. Enfin, il n'existe aucun moyen actuellement de contrôler le kilométrage parcouru par les différents emprunteurs. Vous avez donc élaboré un carnet de bord qui accompagnera chaque voiture et permettra d'enregistrer, pour chaque sortie, le kilométrage effectué.
Question
Rédigez une note à l'intention de l'ensemble du personnel pour rappeler que les voitures de société empruntées auprès de M. CHARIER doivent lui être rendues en fin de journée, à 19 heures au plus tard, avec les clés et les papiers du véhicule et que le carnet de bord qui équipera les voitures devra être mis à jour par l'emprunteur après chaque déplacement.
Annexe
Organigramme de la société STENFOR |
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Application 4
Une panne informatique
Dans la société d'horlogerie Henry JULLIEN, à Lons‐le‐Saunier (Jura), une défaillance est apparue dans le logiciel de gestion des stocks récemment mis en service : les réservations ne sont pas correctement traitées, les quantités disponibles sont inexactes.
Le logiciel va être revu par son concepteur : un inventaire physique doit être réalisé pour rectifier le fichier des stocks.
Question
Le directeur vous a laissé la note ci‐dessous. (Les heures supplémentaires donnent lieu, au choix de l'intéressé, soit à un paiement avec majoration, soit à une récupération)
Mardi
Bonjour,
Je serai absent jusqu'à samedi.
L'inventaire physique des stocks aura lieu jeudi et vendredi.
Informez par écrit la réception des commandes de ne pas procéder pendant ces 2 j à la saisie informatique des commandes, mais de réaliser un enregistrement manuel sur les bordereaux de lancement habituellement édités par l'imprimante.
Mme Buatois doit rechercher une opératrice volontaire pour réaliser la saisie des réajustements des stocks samedi matin.
Ainsi le système fonctionnera normalement lundi.
Merci
Jullien |
Application 5
Organisation des déjeuners du personnel
Pour répondre aux demandes des délégués syndicaux et du comité d'entreprise, l'entreprise MACHICOURT a décidé de mettre en place une cantine du lundi au vendredi de 11 h 30 à 13 h 30.
Tarif selon la rémunération du salarié.
Les tickets d'entrée seront délivrés à la caisse les trois premiers jours ouvrables de la première semaine du mois.
Question
Rédigez le document pour informer le personnel.
