Communication interne écrite

M. Duppe souhaite obtenir une note de synthèse concernant la démarche qualité.

On vous demande de préparer cette note. Vous disposez de son message.

La lecture et l'analyse des documents terminées, vous devez préparer la structure de la note, c'est‐à‐dire le plan. M. Duppe vous demande de travailler dans un premier temps la partie « développement ».

Il vous suggère un développement en trois parties et vous rappelle que la note doit impérativement contenir les points indiqués dans son message.

Le directeur administratif de la SARL WEIMER, M. WEBER, s'inquiète de constater que des logiciels de bureautique - en particulier ceux de Microsoft - régulièrement acquis par la Société sont copiés frauduleusement par des employés peu scrupuleux qui les diffusent ensuite à l'extérieur de la société.

Avant de prendre les dispositions qui s'imposent, il souhaite savoir ce qui est permis et ce qui est interdit en matière de reproduction de logiciels et de « piratage » informatique.

M. Pion, Directeur, souhaite mettre en place les EPI. Il vous demande de lui rédiger un rapport de synthèse concernant leur mise en place, le pourquoi et le comment de leur mise en place.

L'entretien professionnel, un outil aux multiples enjeux

Par l'accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003, les partenaires sociaux ont créé l'obligation pour les entreprises de proposer, au minimum tous les deux ans, un entretien professionnel individuel consacré à la formation des salariés ayant au moins deux ans d'ancienneté dans l'entreprise.

L'avenant n° 1 du 20 juillet 2005 précise qu'il a pour objet de permettre au salarié d'élaborer son « projet professionnel » à partir de ses « souhaits d'évolution dans l'entreprise », de ses aptitudes et des besoins de cette dernière. La plupart des accords de branche mentionnent l'entretien professionnel, mais une grande diversité d'approches se dessine, alors que les entreprises concernées ont à le mettre en œuvre pour la première fois d'ici la fin de cette année 2007.

S'il est principalement un « acte de management », centré sur l'écoute et le dialogue entre le salarié et sa hiérarchie, l'implication de la direction est indispensable. Mais c'est l'encadrement de proximité qui peut et doit jouer un rôle majeur.

Si pour certaines entreprises, « entretien annuel » et « entretien professionnel » sont confondus pour des raisons pratiques, pour d'autres, il s'agit d'un choix délibéré. L'entretien professionnel s'articule avec l'ensemble des mesures « formation » (Dif, contrat et période de professionnalisation, bilan de compétences, plan, VAE, Cif). Un entretien professionnel ne s'improvise pas. Il fait partie d'un processus, avec des étapes à respecter en amont et en aval du rendez-vous. Une gestion des compétences bien bâtie, équipée de référentiels d'emploi et de compétences, de fiches de postes, une politique de formation ambitieuse exigent l'implication des salariés.

Véritable levier pour la motivation des salariés, l'EP est un « espace d'écoute ». L'entreprise doit développer une communication adaptée afin d'impliquer les salariés dans la démarche. Les Opca jouent également un rôle important dans l'information et la sensibilisation des entreprises.

L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL

L'accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003 a créé ce nouveau rendez-­vous entre salariés et employeurs. Objectif : vous permettre de faire le point sur vos réalisations, compétences et perspectives professionnelles.

À partir de vos souhaits d'évolution et de vos aptitudes, mais aussi en fonction des besoins de l'entreprise, ce face-à-face est l'occasion de discuter avec votre employeur des actions de formation réalisées et de celles à engager pour mettre en œuvre ces objectifs. C'est aussi le moment idéal pour parler de l'utilisation de votre DIF et des conditions de réalisation des formations éventuelles.

Quelles sont les conditions requises ?

Tous les salariés ayant au moins deux années d'activité dans une même entreprise doivent bénéficier d'un entretien au minimum tous les deux ans. Son initiative relève soit de l'employeur, soit du salarié.

Tout le monde va­-t-­il en bénéficier ?

Non. À l'automne dernier, l'entretien professionnel a fait l'objet d'un avenant à l'ANI du 5 décembre 2003 sur la formation. Là où les choses se corsent, c'est que, « même signé par un certain nombre de syndicats de salariés, cet avenant ne sera « juridiquement » obligatoire qu'après son extension dans les entreprises qui relèvent du champ d'application : celles du secteur marchand, précise Jean­Philippe Cépède, directeur juridique à l'Observatoire au Centre Inffo. Pour qu'il soit applicable à l'ensemble des salariés, il faut qu'une loi reprenne leurs dispositions. » Quand ? On ne le sait pas pour l'instant. En revanche, certains accords de branche abordent déjà cette obligation. Tout dépend donc du secteur d'activité dans lequel vous travaillez... Pour savoir si vous êtes concerné, mieux vaut vous informer auprès de votre DRH ou du comité d'entreprise.

Quelle sera sa mise en œuvre ?

Ensuite, chaque entreprise définit les modalités précises de son déroulement. Et certaines branches sont allées très loin. Exemple, dans la branche Syntec­-CICF, la préparation et la tenue de l'entretien professionnel doivent avoir lieu pendant le temps de travail, au sein de l'entreprise. En outre, lorsqu'il a lieu à l'initiative du salarié, l'entretien doit se réaliser dans les trois mois à compter de la date de la demande, lorsque la période de deux ans est arrivée à terme. Enfin, il est l'objet de conclusions écrites permettant à la fois au salarié et à la personne qui l'a mené de faire part de leurs remarques.

Quelle différence avec l'entretien annuel ?

Alors que l'entretien annuel d'évaluation est centré sur la performance et des objectifs à court terme, l'entretien professionnel s'inscrit dans une perspective à moyen terme (deux ­trois ans). L'objectif ici est de vous accompagner dans votre évolution. Vous désirez par exemple progresser dans votre entreprise, obtenir un diplôme, etc. ? Ce tête-à-tête sera le moment idéal pour aborder la question ; vous pourrez ainsi demander à bénéficier, si besoin, d'un bilan de compétences ou d'une VAE, discuter de l'utilisation de votre DIF ou de la mise en œuvre d'une période de professionnalisation. Fera-­t-­il pour autant l'objet d'un rendez-­vous particulier ? Pour l'instant, rien n'est moins sûr. La plupart des entreprises envisagent dans un premier temps de scinder l'entretien annuel en deux moments distincts : l'un basé sur l'évaluation, l'autre sur votre projet professionnel, qu'il soit interne ou externe à l'entreprise.

L'entretien Individuel, Acte de management, OBLIGATION LÉGALE, OUTIL DE GPEC.

Acte de management par excellence, l'entretien individuel vient de voir sa légitimité renforcée par voie réglementaire et légale.

En effet, au plan légal, les dispositions de l'Accord National Interprofessionnel^[1] (ANI) sur la formation et les compléments apportés par la loi relative à la Formation professionnelle ont consacré la notion d'entretien professionnel. Ainsi, tous les deux ans au minimum, un entretien individuel doit être conduit.

Moment d'échange privilégié entre le responsable et son collaborateur, l'entretien est l'occasion d'aborder les performances, les espoirs, les craintes, d'aborder les exigences du développement professionnel notamment par la formation.

Outil de management, l'entretien doit obéir à une logique, répondre à des objectifs, respecter une éthique pour réunir les conditions nécessaires à sa réussite.

Avec notre équipe, nous sommes convaincus que tout « système d'entretien individuel » ne vaut que par le degré d'acceptation du personnel auquel il s'applique. Il convient donc que l'entretien soit compris, vécu comme légitime et porteur d'effets par le personnel de l'organisme.

Forts de notre expérience de plusieurs centaines de formations réalisées avec succès, c'est une démarche attentive à la culture de l'organisme que nous proposons. Elle doit conjuguer les attentes de l'employeur et celles des salariés.

Enfin, c'est dans la gestion des compétences pilotée par la Direction des Ressources Humaines (DRH) que l'entretien annuel doit trouver sa traduction concrète et opérationnelle.

L'accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003 a créé ce nouveau rendez-vous entre salariés et employeurs. Objectif : vous permettre de faire le point sur vos réalisations, compétences et perspectives professionnelles.

L’employeur est tenu d’organiser une réunion d’information sur la mise en place de l’EPI au cours de laquelle il doit :

• Expliquer pourquoi il met en place les EPI

• Expliquer comment ils vont se dérouler

• Thèmes abordés pendant l'entretien

Le personnel de la société Case Poclain a fait savoir, par le biais des délégués du personnel, qu'il s'intéressait à l'idée d'organiser un système de transport par covoiturage.

Les questions qui lui ont été posées sont les suivantes :

« Pour limiter nos frais de transport, la direction serait‐elle prête à aider le montage de ce projet ? »

« La question pourrait‐elle être débattue lors d'une prochaine réunion des D.P. (Délégués du Personnel) ? »

À l'issue d'une première concertation avec les responsables de services, la direction n'est absolument pas opposée au principe du covoiturage. Celui‐ci répond en effet à des nécessités économiques, écologiques et sociales. Tout récemment, des situations exceptionnelles (grève des transports publics, bouchons, intempéries, etc.) ont conduit le personnel à s'organiser pour être présent.

En revanche, l'entreprise ne peut prendre à sa charge l'organisation du système, à savoir : qui transportera qui ? Quand ? Comment ? À partir de quel endroit ? Etc.

Comment régler les problèmes d'assurance, de responsabilité civile ? Comment définir les modalités de remboursement des frais ?

M. Martin Hervet a commencé à constituer une documentation sur le sujet (documents 1 à 5), mais, bien entendu, vous pouvez faire des recherches et la compléter.

Il vous demande d'établir une note de synthèse qui précise en quoi consiste le covoiturage, quelles sont les pratiques actuelles de transport et d'assurance.

La note de synthèse sera remise à la direction et aux délégués du personnel.

Si le projet prend jour, la direction accepte l'idée que vous prépariez un imprimé de liaison qui faciliterait la gestion des transports (véhicules disponibles, dates, conducteurs, passagers, etc.).

Travail à faire :