Note (ou rapport) de synthèse
Qu'est-ce qu'une note ou un rapport de synthèse ?
Définition :
La note de synthèse est un document interne rédigé à la demande d'un cadre pour l'aider à faire le point sur un fait, une situation, un dossier. Elle circule donc d'une façon ascendante. Son but est d'informer rapidement le destinataire sur un thème précis. Elle est élaborée à partir de plusieurs documents.
Dans un exposé bref et facile à consulter, elle fait le point sur un sujet donné et évite ainsi au responsable d'étudier toute la documentation de base.
Ce n'est pas un résumé de texte. Il s'agit de retenir les seules informations se rapportant à la demande et de les présenter d'une façon claire et structurée.
Principe
À partir d'un article issu d'une revue de presse, d'une documentation reçue ou de renseignements demandés auprès d'organismes divers, il faut rédiger une note restituant brièvement l'essentiel pour le supérieur hiérarchique intéressé, qui doit rapidement comprendre le sujet.
L'article ou l'ensemble documentaire à partir duquel on doit rédiger la note de synthèse est généralement long. La difficulté, double, consiste donc à se limiter aux informations les plus importantes et à les présenter sous forme résumée.
En dépit de son nom, la note de synthèse n'a rien à voir avec une note de service !
Quand réaliser une note de synthèse ?
Le responsable n'a pas toujours le temps de dépouiller la documentation le concernant : il charge un collaborateur de faire une étude sur le sujet. Celui‐ci sélectionne les informations pertinentes et en dégage l'essentiel.
Comment concevoir la note de synthèse ?
Les sources sont citées au début (titre, auteur, etc.).
L'introduction, brève, indique le thème et annonce le plan suivi : ce plan est construit non d'après celui des documents de base, mais en fonction des besoins du destinataire.
Le développement est clair et limité aux données essentielles.
Méthode de travail
Méthode :
Se mettre au clair sur la question posée pour bien définir et cerner le champ de l'étude.
Rechercher la documentation, collecter les informations se rapportant au sujet.
Étudier le dossier et repérer les informations pertinentes.
Faire le relevé de ces informations pour en avoir une vue d'ensemble.
Rapprocher les informations complémentaires ou contradictoires, supprimer les redondances.
Élaborer un plan cohérent par rapport à l'attente du destinataire.
Rédiger le rapport en le structurant.
Méthodologie
La préparation de la note de synthèse est un exercice spécifique. Elle nécessite rigueur et minutie et se déroule en plusieurs étapes.
L'étude du dossier et le relevé d'idées
1. Identification du thème (sujet), en essayant aussi de déterminer les objectifs de la note.
2. Lecture et analyse de chaque document afin de comprendre le sens général et d'évaluer l'adéquation de chaque document avec le sujet. Les passages ou documents n'ayant pas de rapport avec le sujet sont écartés.
3. Sélection des informations importantes (surligner les passages).
4. Relevé des idées : le rédacteur doit exprimer de façon personnelle les idées essentielles qui se dégagent de chaque document et rester fidèle aux textes. Il recherche les éléments identiques ou se complétant.
Le relevé d'idées est l'aboutissement de l'analyse des divers documents. C'est à partir de ce relevé d'idées qu'est établi le plan détaillé de la note.
Le plan détaillé
5. Plan détaillé : tous les éléments du relevé d'idées doivent s'intégrer dans les différentes parties et sous‐parties de la note de synthèse.
Le plan doit être en adéquation avec le sujet traité ; il doit aussi être équilibré (toutes les sous‐ parties doivent être à peu près de même taille et présenter sensiblement un intérêt équivalent). Une note de synthèse peut comporter deux ou trois parties.
Le plan doit être clairement apparent sur la note. Il vaut mieux y insérer des numérotations (I et II pour les parties ; A et B pour les sous‐parties), ainsi que par des titres de parties et sous‐parties.
Comment mettre en forme la note ?
La rédaction
Le style est :
Clair et simple, concis : il ne s'agit pas de paraphraser les documents, mais de les interpréter. Il faut éliminer les exemples, les détails et les anecdotes.
Neutre et objectif : pas de commentaires personnels, il faut s'en tenir strictement aux idées du dossier. L'emploi de la première personne est à bannir.
Des tableaux et graphiques sont présentés s'ils facilitent la consultation ; ils sont insérés dans le texte s'ils sont brefs (sinon, on les rejette en annexe).
Une présentation aérée facilite la lecture de la note.
La présentation
Comme toute note interne, la note de synthèse porte les mentions de présentation :
Le titre générique NOTE DE SYNTHÈSE suivi du thème traité
Exemple : NOTE DE SYNTHÈSE SUR LES SUPPORTS D'INFORMATION
Nom de l'entreprise, service émetteur
Nature de la note et titre
L'objet
Destinataire
Date de rédaction de la note
Nom et fonction du signataire (la signature n'est pas obligatoire)
Les sources sont énumérées après le titre général.
Les titres et sous‐titres sont mis en évidence ; on utilise fréquemment des énumérations.
Remarque :
Le rédacteur de la note rédige dans son propre style ; il a pour principal objectif de répondre à la demande du destinataire et de faciliter la lecture de la note.
L'avis du rédacteur ne doit pas figurer dans la note qui doit être impartiale.
Exemple : Note de synthèse
1. La situation de départ :
La société EUROPE‐ROUTAGE est une PME créée en 1987 et dirigée depuis cette date par Monsieur SALVAT. Jusqu'à présent, son activité est prospère, ses résultats augmentent régulièrement. Pourtant, M. SALVAT est préoccupé... Son comptable a attiré son attention sur l'évolution inquiétante des impayés.
La procédure des lettres de rappel utilisée depuis la création de la société ne suffit plus à endiguer le flot montant des factures non réglées. M. SALVAT a entendu parler d'agences de recouvrement de créances, de sociétés d'affacturage, etc. Il voudrait savoir si ce sont des expressions synonymes ou si ces appellations désignent des activités différentes.
Il a chargé l'un de ses collaborateurs, M. ROUX, d'étudier cette question.
Méthode de travail :
Voici l'exemple pour la société EUROPE ROUTAGE :
